Новые подходы к хранению и учету архивных документов в судах общей юрисдикции

Функциональное назначение архивов судов общей юрисдикции состоит в том, чтобы сохранить в целостности и сохранности информацию (сведения) о рассмотренных судебных делах и соответствующих материалах, а также значительного массива информации, носящего организационно-правовой характер, о содержании самой судебной деятельности, включающего сведения и вспомогательной направленности.

Вместе с тем, стадию архивного хранения и повседневного использования единиц архивного хранения необходимо представлять в качестве заключительной стадии в процессе организации и осуществления судебного делопроизводства. В связи с этим, отметим, что ее временной период длится гораздо дольше, чем непосредственное обеспечение документирования, применяемого в процессе рассмотрения судебного дела (судебного материала).

Архивные документы являются системообразующим фактором индивидуальной и носящей уникальный характер для каждого суда общей юрисдикции информационной системы. Архивные фонды формируются на основании соблюдения норм и положений процессуального права, и, вместе с тем, следования правилам определения конкретных временных сроков хранения и результатам деятельности экспертных комиссий, входящих в структуру судов общей юрисдикции.

Какие-либо существенные количественные и качественные преобразования состава архивных документов основываются на учете момента их передачи в фонды соответствующих государственных архивов или процедуры уничтожения, имеющей прямую связь с констатацией факта утраты ими своей социальной значимости ввиду истечения временных сроков хранения.

При этом, доводы о перманентно преследующей угрозе уничтожения судебных документов кажутся вовсе не безосновательными [1]. Все вышеизложенное в полной мере способствует формированию предпосылок для обоснования и выработки соответствующих реалиям настоящего времени подходов функционирования архивного дела.

Архив суда включает в свой состав документы, нашедшие свое отражение на различных материальных носителях. Г.Н. Ланской, анализируя состав архивной информационной среды, структурирует ее на традиционную (бумажную, пленочную) и виртуальную (электронную) форму существования ресурсов [2].

Действительно, если вопросы хранения документов на бумажных носителях достаточно урегулированы, то нормативное и методическое сопровождение деятельности работников аппарата суда с электронными носителями нуждается в детальной проработке. С введением в тексты Инструкций по судебному делопроизводству в судах судебной системы Российской Федерации норм о работе с иными (небумажными) носителями, по сути, было осуществлено включение архивных подразделений судов в электронный документооборот. К примеру, в п. 10.2 Инструкции по судебному делопроизводству в областных и иных приравненных судах [3] установлен порядок работы при оформлении уголовных и гражданских дел после их рассмотрения судом первой инстанции, а также дел об административных правонарушениях.

В данном пункте, в частности, закреплено, что при использовании средств аудиозаписи и иных технических средств для фиксирования хода судебного заседания электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) должны быть вшиты в дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата суда.

При этом установлено требование обязательности обеспечения сохранности электронного носителя от повреждений и порчи. Однако глава 16 исследуемого нормативного документа, именуемая «Порядок выдачи судебных дел и документов», не устанавливает порядок организации работы по предоставлению имеющихся в деле копий аудиозаписей. К тому же разрешение данного вопроса не только представляет собой текущую задачу, а требует всесторонней теоретической и организационно-практической проработки.

Необходимо заметить, что впервые с хранением «небумажных» материалов дел суды общей юрисдикции столкнулись вследствие длительного обеспечения сохранности приобщенных к уголовным делам постоянного срока хранения видеокассет и дискет в период 1990-х гг. В условиях отсутствия соответствующих рекомендаций по обеспечению их сохранности, а также возможности организации миграции данных пленочных форм на развивающиеся системы электронных носителей, включая их перемещение из одного формата в другой, данные носители информации утратили способность к ее воспроизведению.

Ныне действующие правила, по сути, восприняли прежний порядок – приобщенный к делу электронный носитель с каждым годом утрачивает способность к воспроизведению в упакованном конверте. Между тем, наиболее прогрессивным направлением, с нашей точки зрения, является формирование иной системы хранения документов в архивохранилищах судов, которая обеспечивала бы сохранность и миграцию электронных документов отдельно от смежных с ними бумажных носителей, со своевременным сохранением аутентичности, целостности и достоверности документов.

С помощью системных возможностей Государственной автоматизированной системы РФ «Правосудие», исходя из заложенного в ней технического потенциала и постоянного совершенствования программного ресурса, вполне можно реализовать данную задачу [4]. Несомненным достижением является издание ряда нормативных документов в данной сфере, в том числе Временного регламента перевода документов федеральных судов общей юрисдикции в электронный вид [5].

Современное судебное делопроизводство образует две сферы: традиционное (бумажное) делопроизводство и документы, образующиеся с использованием специализированных автоматизированных информационных систем ведения судебного делопроизводства. Вполне очевидным представляется наличие существенных особенностей в электронном и бумажном документообороте. Электронный документооборот не может быть копией бумажного. Таким образом, в целях обеспечения сохранности информации и создания гарантирующих условий для реализации законных прав и интересов граждан в ходе надлежащего фондообразования в судах подходы к комплектованию их архивов должны быть комплексными.

На что стоит ориентироваться

При создании новой организационно-правовой модели ведения архивного делопроизводства в судах общей юрисдикции Российской Федерации, как представляется, следует ориентироваться на Национальный стандарт РФ «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» [6] (далее – ГОСТ Р 54989-2012). Перспективным представляется заимствование и применение в практической деятельности судов ряда понятий, установленных ГОСТ Р 54989-2012. В частности, «электронное архивирование», «электронная архивация» (electronic archiving) предполагает организацию деятельности по сохранению электронной информации в обособленном физическом или логическом пространстве, где эта информация защищена от утраты, от внесения изменений и деградации.

Очевидной в этой связи является организация постоянного взаимодействия между структурными подразделениями судов, обеспечивающими как работу архивов, так и служб информатизации. В этой связи несомненную пользу для организации контроля ведения судебного делопроизводства будет иметь регламентация ответственности в механизмах хранения и поддержания аутентичных электронных документов.

Интерпретируемость, идентифицируемость, доступность и понятность электронных судебных документов в ходе обеспечения их архивного хранения являются основными критериями стратегического развития архивного дела в судах общей юрисдикции [7].

Проблема носителей

Отдельная проблема состоит в организации перевода итоговых судебных актов истекших, «доэлектронных», десятилетий, каждый из которых имеет постоянный срок хранения, вследствие того, что из отобранных к уничтожению дел (нарядов) на постоянное хранение в архивах судов передаются подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов.

В настоящее время процессы миграции приведенных документов организуются на локальном уровне, исходя из наличия индивидуальных ресурсных возможностей путем принятия соответствующих решений председателями судов при заинтересованном участии экспертных комиссий. Возможно, данная ситуация будет решена посредством реализации Постановления Совета судей РФ от 19 декабря 2012 г. «О состоянии судебной системы Российской Федерации и основных направлениях ее развития» [8], в котором был обозначен путь решения данного вопроса – создание объединенных судебных архивов, для чего было предложено создать в каждом субъекте РФ объединенные региональные (межрегиональные) архивы.

Несмотря на акцентирование в Постановлении проблемы хранения судебных дел лишь на бумажных носителях, на наш взгляд, с учетом развития электронного документооборота в судах общей юрисдикции именно путем создания объединенных архивов судов возможно консолидировано и эффективно разрешить ситуацию с их централизованным техническим и программным обеспечением.

Исходя из вышесказанного, следует сформулировать итоговый вывод: необходимость применения новых подходов в ведении судебного делопроизводства в судах общей юрисдикции предопределена современными потребностями развития государственной информационно-технологической инфраструктуры.

Со вступлением в силу федерального закона от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» одной из характеристик современной судебной деятельности стало ее функционирование в рамках единого информационного пространства федеральных судов и мировых судей. Таким образом, федеральное законодательство создает необходимые предпосылки для дальнейшего поступательного и выверенного ведомственного регулирования организации хранения и использования электронных документов, внимательного анализа имеющейся практики и выработки наиболее верных перспектив.

Литература:

1. Латышева Н.А. О новых подходах к хранению и учету архивных документов в судах судебной системы Российской Федерации // Администратор суда. – 2015. – № 4. – С. 14.

2. Ланской Г.Н. Архивный документ в современном обществе: концептуальные и методические аспекты изучения // Делопроизводство. – 2015. – № 2. – С. 17.

3. Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов: Приказ Судебного Департамента при Верховном Суде РФ: принят 15 декабря 2004 г. № 161: в ред. от 2 июня 2017 г. Режим доступа: URL: http://www.consultant.ru/

4. Латышева Н.А. О новых подходах к хранению и учету архивных документов в судах судебной системы Российской Федерации // Администратор суда. – 2015. – № 4. – С. 15.

5. Об утверждении Временного Регламента перевода документов федеральных судов общей юрисдикции в электронный вид: Приказ Судебного Департамента при Верховном Суде РФ: принят 3 июля 2013 г. № 132: в ред. от 7 февраля 2014 г. // Бюллетень актов по судебной системе. – 2013. – № 11; 2014. – № 5.

6. ГОСТ Р 54989-2012 (ISO/TR 18492:2005). Национальный стандарт Российской Федерации. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов: утв. и введен в действие Приказом Росстандарта: принят 17 сентября 2012 г. № 325-ст. Режим доступа: URL: http://www.consultant.ru/.

7. Латышева Н.А. О новых подходах к хранению и учету архивных документов в судах судебной системы Российской Федерации // Администратор суда. – 2015. – № 4. – С. 15–16.

8. Вестник Высшей квалификационной коллегии судей РФ. – 2013. – № 1 (35).