Перевод в цифру всех кадровых документов

Уважаемые подписчики, юристы и гости юридической социальной сети 9111!

Кадровые документы разрешено формировать только в электронном виде. Поправки в ТК РФ (федеральный закон от 22.11.2021 г. № 377) предоставляют работодателю данное право, но при условии согласия всех работников с внедрением электронного кадрового документооборота.

В качестве исключения работодатель обязан продолжить вести в бумажном формате трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении, документы об инструктаже по охране труда.

По запросу работника работодатель в течение 3 дней обязан предоставить работнику заверенную бумажную копию любого электронного кадрового документа, касающегося его трудовой деятельности.

Электронный кадровый документооборот

Работодатель вправе использовать электронный кадровый документооборот (далее – ЭКДО), либо на портале «Работа в России» (с 1 сентября 2022 года, далее – Портал), либо использовать собственную внутреннюю систему. К плюсам Портала можно отнести использование при подписании документов работником простой электронной подписи и возможности получения доступа к нему через Госуслуги.

К возможным минусам для работодателя относится максимальная открытость всех документов работодателя для Государственной инспекции труда и иных контролирующих органов, при этом о проверке документов работодателя уведомлять никто не обязан.

Для внедрения ЭКДО важно утвердить приказом (распоряжением) Положение об ЭКДО, уведомить о внедрении ЭКДО работников и получить с их стороны согласие. Требования к формату электронных документов пока отсутствуют, Минтруд утвердит единые стандарты только к 1 марта 2023 года.

Электронные подписи

В случае внедрения ЭКДО все работники должны будут иметь электронные подписи. Работодатель, юристы организации готовят документы на получение электронной подписи работника и покрывают все затраты на ее изготовление из средств работодателя (ст. 22.2 ТК РФ). На портале «Работа в России» работник вправе использовать простую электронную подпись, а если это собственная внутренняя система, то для ряда основных документов – только усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Сколько угодно можно говорить о преимуществах и недостатках ЭКДО, но курс на перевод документов в цифру взят и в дальнейшем юридическая грамотность оформления кадровой документации будут приоритетом для работодателя.

Картинка: https://yandex.ru/images/