Как правильно вести юридически значимую переписку

Сегодня предлагаю поговорить о правилах отправки корреспонденции опонентам. Или проще: как правильно отправить документ, чтобы другая страна не могла сказать, что вы ничего не отправляли.

Существует такое понятие, как юридически значимые сообщения. Это любые заявления, уведомления, извещения, которые могут повлечь для адресата правовые последствия.

Так вот, сейчас о том, как вы должны их правильно отправлять.

Примерный список таких сообщений:

✍️Претензия продавцу товара или услуги.

✍️Уведомление о расторжении договора.

✍️Уведомление о выселении.

✍️Копия искового заявления.

✍️Заявление об увольнении.

✍️Предложение о досудебном урегулировании спора и т.д.

Алгоритм действий таков:

2️⃣Если вы сдаёте документ через канцелярию/приёмную организации, то на втором экземпляре документа (копии) вам должны поставить отметку о получении. Это может быть печать/штамп организации с указанием даты получения и данных специалиста, принявшего документы (фамилия, инициалы, подпись). Или на копии документа специалист пишет примерно такую фразу: "получено 01.02.2023 г., Иванова И. А. подпись) и штамп организации. Суть в том, что у вас должно на руках остаться доказательство вручения документа конкретного числа конкретному лицу.

3️⃣Если вы направляете письмо почтой, то сделать это надо так: заказным письмом с описью вложения. Опись вложения представляет собой перечень всего того, что будет находиться в конверте, заполняется в двух экземплярах, каждый из которых заверяется сотрудником почты. Одна часть вкладывается в конверт, вторая остаётся у вас. И эта опись вместе с почтовой квитанций является подтверждением отправки. По идентификационному номеру, указанному в почтовой квитанции, можно отследить письмо. Опись вложения можно скачать на сайте почты России или получить в отделении почты.

4️⃣Документы также можно отправлять на электронную почту при условии, что это предусмотрено договором между сторонами (если документы отправляются в рамках существующего договора) либо на официальном сайте указан электронный адрес для отправки документации. В таком случае документ надо распечатать, подписать, отсканировать и отправить уже скан. Подтверждением отправки будет являться скрин с экрана компьютера и телефона с содержанием вашего почтового ящика.

Всегда была уверена, что это знают все! Но несколько последних дел убедили меня в обратном. А эти мелочи могут повлечь серьёзные последствия!