Ведение кадровой документации (минимальные требования, стандартные процедуры)

Организация и ведение кадрового делопроизводства достаточно трудоемкий процесс, требующий определенных навыков и знаний. Не каждое предприятие, особенно если численность работников незначительна, будет нанимать специалиста исключительно для выполнения этих задач. Как правило, эти обязанности возлагаются на бухгалтеров или секретарей. Подобная практика вполне объяснима, так как бухгалтеры выполняют работы по начислению заработной платы и уплате налогов с фонда оплаты труда. Иногда бухгалтер (главный бухгалтер) настолько хорошо ориентируется в кадровых вопросах, что не уступит в этом грамотному кадровику. В этом случае, помощь специалиста в области кадрового делопроизводства необходима только при возникновении конфликта с работником, либо при проведении сложных кадровых процедур (например, увольнении «по статье» и т.п.).

Однако зачастую размер организации настолько невелик, что даже бухгалтер выполняет обязанности на условиях неполного рабочего дня, а это практически всегда ведет к тому, что кадровая работа уходит на второй план либо не ведется вовсе, что рано или поздно приводит к возникновению трудовых споров с работниками или конфликтам с надзорными органами. Для того чтобы избежать возникновения подобных ситуаций мною подготовлен перечень документов наличие которых в организации обязательно или целесообразно, а также краткий обзор обязательных документов, которые могут быть запрошены проверяющими организациями (в данном случае инспекцией по труду).

ОПТИМАЛЬНЫЙ ОБЪЁМ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

(без учета документов по оплате труда)

1. Штатное расписание (унифицированная форма № Т-3) – обязательный документ.

2. Структура организации.

3. Положения об отдельных структурных подразделениях организации.

4. Штатная расстановка.

5. Положение о премировании.

6. Локальные нормативные акты и организационные приказы:

7. «Правила внутреннего трудового распорядка» – обязательный документ.

8. «Правила обработки персональных данных работников» (условное название) – обязательный документ.

9. «Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками с которыми заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности».

10. «Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками с которыми заключается договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности».

11. «О днях выплаты заработной платы» (условное название) – обязательный документ.

12. «Об утверждении формы расчетного листа» (условное название) – обязательный документ.

13. «О ведении реестра приказов и порядке их нумерации» (условное название).

14. «О назначении лица ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек» – обязательный документ.

15. Кадровые приказы. О приёме, увольнении, переводе, пр. (унифицированные формы) – обязательный документ.

16. Трудовые договоры – обязательный документ.

17. Дополнительные соглашения к трудовым договорам – обязательный документ.

18. Должностные инструкции по существующим в организации должностям.

19. Договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности на работников занимающих должности предполагающих наличие с работником материальной ответственности – обязательный документ (при наличии соответствующих должностей).

20. Личные карточки (унифицированная форма № Т-2) – обязательный документ.

21. Описи личных дел работников.

22. «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» – обязательный документ.

23. «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее» – обязательный документ.

24. График отпусков (унифицированная форма № Т-7) – обязательный документ.

25. Графики сменности.

26. Табели учета рабочего времени (унифицированные формы) – обязательный документ.

ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ И ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ПРИКАЗЫ

(ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ)

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, непосредственно упоминающийся в Трудовом кодексе РФ (см. ст. ст. 189, 190 Трудового кодекса РФ и пр.).

В соответствии со ст. 189 Трудового кодекса РФ, «правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий… порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя». Следовательно, все перечисленные положения должны найти свое отражение в документе.

Ранее при разработке правил… использовались «Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций», утвержденные Постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 № 213 "Об утверждении Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций". К настоящему времени документ в значительной степени устарел и при попытке его применения необходима значительная корректировка и доработка с учетом требований действующего законодательства.

На что следует обратить внимание:

В соответствии с ч. 1 ст. 190 Трудового кодекса РФ «правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников…». В том случае, если работниками не сформирован представительный орган, правила… утверждаются приказом руководителя организации.

В соответствии с ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ, «при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка…». Для этих целей, целесообразно использовать прилагаемый к правилам внутреннего трудового распорядка лист ознакомления, отдельные работодатели проставляют отметку об ознакомлении с правилами… в трудовом договоре.

Положение о порядке обработки персональных данных работников

Ранее трудовым законодательством особо не оговаривались условия и порядок защиты персональных данных работников. Положение об этом появилось в виде отдельной главы Трудового кодекса РФ в 2002 году (см. главу 14 Трудового кодекса РФ).

В соответствии со ст. 87 Трудового кодекса РФ «порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем…». Таким образом, работодатель обязан иметь локальный нормативный акт, определяющий порядок обработки персональных данных работника.

В отличие от правил внутреннего трудового распорядка, какой либо типовой формы настоящего документа законодатель нам не предлагает, но существуют многочисленные ведомственные нормативные акты, утверждающие порядок обработки данных работников, которые, в определенной степени, можно использовать как образец при самостоятельной разработке положения.

На что следует обратить внимание:

В соответствии с п. 8 ст. 86 Трудового кодекса РФ «работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области». Для этих целей, также как и в случае с правилами внутреннего трудового распорядка, целесообразно использовать лист ознакомления.

Положение о порядке обработки персональных данных работников, должно быть утверждено приказом работодателя.

Обратите внимание! При поступлении на работу следует затребовать от работника письменное согласие на обработку персональных данных.

Штатное расписание

Штатное расписание является основным документом, определяющим структуру, численность и размер заработной платы в организации. Несмотря на его важность, термин «штатное расписание» не упоминается в Трудовом кодексе РФ, однако этот документ запрашивается контролирующими органами при проведении проверок и судебными органами при рассмотрении трудовых споров.

Штатное расписание составляется с использованием унифицированной формы и утверждается приказом руководителя организации.

Рекомендации по заполнению (выдержка из Постановления Госкомстата РФ от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Штатное расписание (форма № Т-3).

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6 - 8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5 - 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

Обратите внимание! Штатное расписание необходимо разрабатывать с учетом ранее утверждённой структуры организации. При наличии сложной структуры организации одним из приложений целесообразно утверждать и графическую структуру организации.

Расчетный листок

В соответствии с частями первой и второй статьи 136 Трудового кодекса РФ «при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника: о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период; о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; о размерах и об основаниях произведенных удержаний; об общей денежной сумме, подлежащей выплате».

Форма расчетного листка утверждается приказом работодателя единолично, а в случае проведения проверки, как правило, достаточно представить приказ утверждающий форму расчётного листка.

Реестры приказов

Зачастую небольшие организации пренебрегают необходимостью ведения реестра приказов, ссылаясь при этом, что он напрямую не упоминается в Трудовом кодексе РФ. Однако, практически всегда, при проведении мероприятий по контролю и надзору за соблюдением законодательства о труде подобный реестр запрашивается.

Порядок нумерации приказов (использование литер и пр.) определяется работодателем самостоятельно с учетом размеров организации и движения персонала. Следует обратить внимание, что приказы имеют различные сроки хранения, с учетом этого и необходимо сортировать приказы. Сроки хранения определены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380).

Форма реестра приказов утверждается приказом руководителя организации.

ОФОРМЛЕНИЕ ПРИЕМА, ПЕРЕВОДА И УВОЛЬНЕНИЯ РАБОТНИКОВ

ОФОРМЛЕНИЕ ПРИЕМА РАБОТНИКА НА РАБОТУ

Порядок приема работников на работу подробно регламентирован законодателем. Трудовой кодекс РФ предполагает целый комплекс мероприятий связанных с оформлением трудовых отношений.

На что следует обратить внимание:

Основанием для возникновения трудовых отношений является заключение трудового договора в письменной форме. При этом, какой либо единой, либо примерной формы трудового договора для всех организаций не существует, каждая компания разрабатывает трудовой договор самостоятельно.

Ранее государственными органами предлагались различные формы трудового договора. Например, смотрите форму трудового договора (контракта) № ТД-1, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 29.12.2000 № 136 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" и примерную форму трудового договора (контракта) утвержденную Постановление Минтруда РФ от 14.07.1993 № 135 "Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и Примерной формы трудового договора (контракта)". Следует понимать, что вышеприведенные документы в значительной степени устарели и носят исключительно справочный характер.

При самостоятельной разработке трудового договора следует учитывать требования ст. 57 Трудового кодекса РФ, в соответствии с которой «в трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор; сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица; идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями); сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями; место и дата заключения трудового договора.

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия: место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения; трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с… Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации; дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом; условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты); режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя); компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте; условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы); условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами; другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права».

После заключения трудового договора следует издать приказ о приеме работника на работу.

В соответствии с частями первой и второй ст. 68 Трудового кодекса РФ «прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения)».

При издании приказа о приме на работу следует использовать унифицированную форму № Т-1 (при приеме одного работника) или № Т-1 а (при приеме нескольких работников).

Рекомендации по заполнению (выдержка из Постановления Госкомстата РФ от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1).

Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1 а).

Применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору и заполняются: форма № Т-1 - на одного работника, форма № Т-1 а - на группу работников. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника (ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником (ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Дата" (форма № Т-1) или "Период работы" (форма № Т-1 а) строка (графа) "по" не заполняется.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику (ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2 ГС (МС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54 а).

Издав приказ о приеме на работу необходимо заполнить на каждого работника личную карточку.

Личная карточка работника (унифицированная форма № Т-2), упоминается в п. 12 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» в соответствии с которыми «с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики».

Кроме того, личная карточка играет важную роль при ведении воинского учета.

Рекомендации по заполнению (выдержка из Постановления Госкомстата РФ от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Личная карточка работника (форма № Т-2).

Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов...

При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются: военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе; удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе: п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется; п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.); п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194 А"); п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А"; в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом): строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу: пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются; п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву"; п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Основным документом, регламентирующим должностные обязанности работника, является должностная инструкция.

Роструд в своих письмах неоднократно указывал, что Трудовой кодекс РФ не содержит упоминания о должностной инструкции, несмотря на то, что должностная инструкция является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Это не просто формальный документ, а документ, определяющий квалификационные требования, права, обязанности и ответственность работника.

Структура должностной инструкции определяется работодателем самостоятельно, но из анализа документов действовавших еще в СССР, а также более поздних документов наиболее оптимальной является следующая структура: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения (связи по должности).

При разработке должностной инструкции целесообразно использовать «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» утв. Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37, квалификационные характеристики утверждаемые Минтрудом по отдельным отраслям и видам деятельности, а также активно разрабатываемые в последнее время Минтрудом профессиональные стандарты.

ИЗМЕНЕНИЕ УСЛОВИЙ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

В соответствии со ст. 72 Трудового кодекса РФ «изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме».

Таким образом, изменение условий трудового договора производится на основании дополнительного соглашения к трудовому договору. В том случае если работник переводится в другое структурное подразделение организации или на другую должность следует издавать приказ о переводе работника на другую работу. При издании приказа о переводе на другую работу следует использовать унифицированную форму № Т-5 (при переводе одного работника) или № Т-5 а (при переводе нескольких работников).

Рекомендации по заполнению (выдержка из Постановления Госкомстата РФ от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5).

Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5 а).

Применяются для оформления и учета перевода работника (ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (ам) под расписку. В случае, если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 06.10.92) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы № Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу" по строке "Основание" указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит "Изменение к трудовому договору" не заполняется. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2 ГС (МС)), лицевом счете (форма № T-54 или № Т-54 а), вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

Трудовой кодекс РФ предполагает множество оснований для прекращения трудового договора. Как правило, расторжение трудового договора по инициативе работодателя является исключением из правил и, в связи, со сложностью процедуры должно проводиться квалифицированным специалистом в области трудового законодательства и кадрового делопроизводства.

Основной объем трудовых договоров прекращается по следующим основаниям:

По соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ.

По инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ.

На что следует обратить внимание:

Увольнение по инициативе работника (по собственному желанию) производится на основании письменного заявления работника. Законодательство не запрещает использовать трафаретную форму заявления об увольнении (см. определение Конституционного суда РФ «об отказе в принятии к рассмотрению жалобы гражданина Волынкина Владимира Николаевича на нарушение его конституционных прав частями первой и четвертой статьи 80, частью третьей статьи 84.1 и частью второй статьи 352 Трудового кодекса Российской Федерации» от 22.03.2011 г. № 394-О-О).

При увольнении по соглашению сторон необходимо подписывать с работником отдельный документ (соглашение о расторжении трудового договора), в котором подробно будут описаны условия прекращения трудового договора.

Расторжение трудового договора, в соответствии с частью первой ст. 84.1 оформляется приказом (распоряжением) работодателя. При издании приказа следует использовать унифицированные формы № Т-8 (при увольнении одного работника) или № Т-8 а (при увольнении нескольких работников).

Рекомендации по заполнению (выдержка из Постановления Госкомстата РФ от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8).

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8 а).

Применяются для оформления и учета увольнения работника (ов). Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (ам) под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8 а "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) "Документ, номер и дата" делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2 ГС (МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54 а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)".

При издании приказа работником ответственным за ведение кадровой документации и специалистом бухгалтерии ответственным за расчет заработной платы подготавливается записка-расчет при прекращении трудового договора с работником.

Рекомендации по заполнению (выдержка из Постановления Госкомстата РФ от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61).

Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество календарных (рабочих) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

Несмотря на то что, трудовые книжки, в определенной степени, является наследием советского прошлого и отдельные комментаторы сомневаются в целесообразности их существования, тем не менее, ведение трудовых книжек и их надлежащий учет является одной из обязанностей работодателя. Порядок ведения, хранения и заполнения трудовых книжек, если не считать ст. 66 Трудового кодекса РФ и ряда других статей регламентируется следующими документами:

«Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (приложение 3.6.).

«Инструкцией по заполнению трудовых книжек» утв. Постановлением Министерства труда и социального развития от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

На что следует обратить внимание:

Работодатель обязан, своим приказом, определить лицо ответственное за ведение трудовых книжек, в отдельных случаях руководитель организации (генеральный директор и т п.) может оставить обязанности по ведению трудовых книжек за собой, о чем также следует издать приказ.

Работодатель обязан вести учет трудовых книжек. Для этого следует применять книгу учета движения трудовых книжек.

Получать от работника чистые бланки трудовых книжек или вкладышей в них от работника и вносить в них записи о работе не следует. Работодатель обязан своевременно закупать чистые бланки трудовых книжек и выдавать их работнику, если последний поступает на работу впервые. Чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них закупаемые работодателем регистрируются в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Все записи о приеме на работу, переводе и увольнении следует производить на основании приказов в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства. Сокращения не допускаются.

МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА

Трудовой кодекс РФ устанавливает, что на работника может быть возложена материальная ответственность. В соответствии со ст. 241 Трудового кодекса РФ работник «несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами».

В то же время трудовое законодательство определяет, что в отдельных случаях на работника возлагается полная материальная ответственность.

В соответствии со статьей 243 Трудового кодекса РФ на работника возлагается полная материальная.