Как отпустить работников на линейку 2 сентября 2019 года

Объявите выходной

Вы можете объявить 2 сентября дополнительным выходным днем для всех или отдельных сотрудников.

Если решите предоставить дополнительный выходной на День знаний только в этом году, издайте приказ по основной деятельности. В нем укажите, какой день объявляете выходным, кому предоставляете и как оплатите. После этого ознакомьте работников с приказом под подпись.

Планируете и дальше отпускать сотрудников с детьми на школьную линейку, пропишите такое правило в локальном акте, например в ПВТР

В табеле учета рабочего времени отмечайте доп. выходной буквенным кодом «ОВ», цифровым «27» или тем, который принят у вас в компании.

Чтобы не нарушить права работников, этот день нужно оплатить. Есть два варианта, как это сделать: выплатить за 2 сентября средний заработок или установить в сентябре пониженную норму рабочего времени.

В первом случае сотрудники получат оклад без одной дневной части и средний заработок за дополнительный выходной. Такой вариант одобрил Роструд, письмо от 19.12.2007 № 5202-6-0.

Пример

Оклад Ковалева — 50 000 руб. Надбавок и премий нет. В сентябре 2019-го 21 рабочий день. 2 сентября работодатель предоставил дополнительный оплачиваемый выходной.

За сентябрь Ковалеву начислят 49 873 руб. 14 коп.

Окладная часть: 47 619 руб. 5 коп. = 50 000 руб. : 21 дн. x 20 дн. и средний заработок за 2 сентября — 2254 руб. 9 коп.

Во втором случае вместо 168 часов установите норму за сентябрь 2019 года в размере 160 часов. Тогда сотрудники получат полный оклад, даже если 2 сентября работать не будут.

Учтите: если 2 сентября объявите выходным для всех сотрудников, никого не сможете привлечь в этот день к работе без письменного согласия.

Вернуться к выбору варианта

Предоставьте отпуск

2 сентября можете оформить сотруднику один день ежегодного оплачиваемого отпуска, но только если он сам напишет заявление об этом.

По соглашению с руководством работник может разделить ежегодный отпуск на части, ч. 1 ст. 125 ТК. Хотя бы одна часть отпуска должна быть не меньше 14 дней, а потом можете делить отпуск как угодно. Минимальную продолжительность отпуска закон не определяет.

Чтобы отпустить на школьные линейки сотрудников, придется собрать заявления, издать приказы о предоставлении отпуска, ознакомить с ними работников под подпись, сделать отметку о фактических датах отпуска в графике отпусков и личных карточках, заполнить табель.

Если у компании есть возможность, можете по собственной инициативе установить для работников ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск в День знаний. В каком порядке и при каких условиях работники такой день получат, определите в колдоговоре или локальном акте, ч. 2 ст. 116 ТК.

Вернуться к выбору варианта

Предоставьте отгул

Оформить 2 сентября отгул можете, если право на него работник получил за работу в выходной или нерабочий праздничный день, сверхурочную работу, сдачу крови и ее компонентов, ст. 152, 153, 186 ТК. В счет отпуска отгул не предоставляйте — это незаконно.

За сверхурочную работу сотрудник имеет право на повышенную оплату: в полуторном размере за первые два часа работы, в двойном — за последующие.

Если работник захочет, сверхурочную работу нужно компенсировать дополнительным временем отдыха. В этом случае сверхурочные часы нужно оплатить в одинарном размере, а дополнительное время оплачивать не нужно.

Помните: работник вправе потребовать столько времени отдыха, сколько отработал сверх нормы. Чтобы получить отгул 2 сентября, он должен отработать сверхурочно 8 часов. Вы можете пойти работнику навстречу и отпустить на целый день, например, за 4 часа сверхурочной работы. Но оплачивать эти часы будете из прибыли компании.

За работу в выходной или нерабочий праздничный день работник имеет право на двойную оплату. Вместо повышенной оплаты может попросить другой день отдыха, даже если в выходной вышел на работу всего на час.

ТК не определяет, как и когда работник должен сообщить, что хочет вместо повышенной оплаты использовать день отдыха. Однако если он сделает это уже после того, как оплатили работу в повышенном размере, вы вправе отказать. Исключить споры с сотрудниками сможете, если пропишете в ПВТР правило, что работник может выбрать отгул вместо повышенной оплаты до конца того месяца, в котором работал сверх нормы, или до дня, когда получил за переработку двойную оплату.

Учтите: дату отгула сотрудник должен с вами согласовать. Если уйдет самовольно, можете наказать за прогул.

Чтобы отпустить сотрудника, на основании его заявления издайте приказ. Время отгула отразите в табеле учета рабочего времени буквенным кодом «НВ», цифровым «28» или тем, который принят у вас в компании.

Если работник сдавал кровь, 2 сентября может взять отгул. Рассчитывать на два дня отдыха он вправе, если сдавал кровь в отпуске, в выходной или праздник или по соглашению с директором вышел на работу в день сдачи крови.

Чтобы воспользоваться своим правом, работник должен написать заявление и приложить к нему справку о сдаче крови по форме № 402/у. На основании заявления издайте приказ о дополнительном выходном дне. Этот день вы должны оплатить в размере среднего заработка, ч. 5 ст. 186 ТК. В табеле время отдыха отметьте буквенным кодом «ОВ», цифровым «27» или тем, который используете в компании.

Вернуться к выбору варианта

Переведите сотрудника на удаленку

Перевести работников на удаленный режим работы на один день можете, если это возможно в силу специфики работы и согласятся работники. Такая возможность должна быть предусмотрена в трудовых договорах и локальных актах.

Если условие об удаленной работе будет в ПВТР, не будете каждый раз договариваться об этом. В трудовом договоре сошлитесь на локальный акт. Издайте приказ об удаленной работе 2 сентября и ознакомьте с ним работников.

2 сентября сотрудник не сможет трудиться с утра, поэтому договоритесь, что начало рабочего дня сместится, например на три часа. Эти особенности не забудьте отразить в приказе. Чтобы отметить удаленную работу в табеле, введите специальный код, например «УР».

Вернуться к выбору варианта

Сократите продолжительность работы

Если не можете освободить сотрудников на весь день, разрешите позже прийти. Условие — они не должны «потерять в деньгах».

Чтобы сократить рабочий день, например, на три часа, издайте приказ по основной деятельности. Ознакомьте с ним работников под подпись.

Часы, которые сотрудники в этот день не отработают, оплатите в размере среднего заработка. Чтобы правильно их оплатить, введите обозначение для дополнительных оплачиваемых часов, например «ОЧ». В табеле 2 сентября укажите два кода через дробь — «Я/О». В нижней строке поставьте количество часов, например — «5/3», из которых три оплатите по среднему заработку.

Вернуться к выбору варианта

Сдвиньте начало рабочего дня

Вы можете договориться с работниками, что 2 сентября они будут работать столько же, но начнут позже, например на два часа.

Для этого заключите с каждым семейным сотрудником доп. соглашение к трудовому договору. В соглашении укажите, как он будет работать в этот день: когда начнется, закончится рабочий день и когда будет обеденный перерыв. Затем издайте приказ и ознакомьте с ним сотрудника под подпись.