Электронные трудовые книжки: что изменилось?

16 декабря 2019 года были внесены изменения в Трудовой кодекс РФ, которыми введены в действие так называемые «электронные трудовые книжки». Если быть более точным, то речь идет о формирования сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде.

Что такое "электронная трудовая книжка"?

Теперь работодатель сможет формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности работника, о его трудовом стаже и предоставлять в Пенсионный фонд РФ для хранения.

Понятие «трудовая деятельность работника» включает в себя следующую информацию: о работнике, его месте работы и выполняемой трудовой функции; о переводах работника на другую постоянную работу; об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора.

В соответствии с указанными изменениями, при заключении трудового договора будущий работник, сможет предъявлять работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

Сведения о трудовой деятельности могут быть использованы для исчисления трудового стажа работника, для внесения записей в трудовую книжку работника (если она ведется).

Где можно получить информацию о своей трудовой деятельности? Для получения информации о своей трудовой деятельности можно обратиться непосредственно к работодателю. В данном случае Вам выдадут информацию только за период работы именно у данного работодателя. Также можно обратиться в МФЦ, Пенсионный фонд РФ либо получить необходимую информацию посредством единого портала государственных и муниципальных услуг.

Каждый работник имеет право получить сведения о своей трудовой деятельности удобным для него способом: на бумажном носители либо в электронном виде. Для этого необходимо всего лишь написать заявление. При этом, если заявление написано в период работы, то сведения должны быть предоставлены работодателем не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления. При увольнении такие сведения должны быть предоставлены в день прекращения трудового договора.

Закон предусматривается обязанность работодателя уведомить всех работников в письменной форме о предстоящих изменениях в срок до 30 июня 2020 года. Также работодатель должен разъяснить работникам их право выбрать способ дальнейшего фиксирования сведений о трудовой деятельности: продолжить ведение работодателем трудовой книжки или предоставить ему сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

В свою очередь, каждый работник должен подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности. Сделать это необходимо до 31 декабря 2020 года. Если же работник не обратился к работнику с заявлением, работодатель должен продолжить вести трудовую книжку. При этом право на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки будет сохранено у работника и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Также у работника сохранится право в последующем в любое время подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности.

Если работник подал работодателю письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, работодатель выдает трудовую книжку на руки работнику. После этого он освобождается от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки.

Для тех, кто впервые трудоустраивается после 31 декабря 2020 года, оформление трудовых книжек не предусматривается. Для таких работников формирование сведений о трудовой деятельности будет осуществляться по новым правилам.

Изменения в ИЛС.

Также внесены изменения в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Появился новый раздел у индивидуального лицевого счета – «Сведения о трудовой деятельности». В данном разделе будут указаны сведения о месте работы, о выполняемой работе и периодах работы, о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения работодателем трудовой книжки либо о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности.

В соответствии с новыми изменениями на работодателя возлагается обязанность по предоставлению в отношении работников сведений о СНИЛС, ФИО и их трудовой деятельности в определенные сроки.

С 1 января 2020 года - не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение или подача работником заявления о продолжении ведения трудовых книжек либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности. При отсутствии в отношении работников указанных случаев сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года необходимо будет предоставить не позднее 15 февраля 2021 года.

С 1 января 2021 года - не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления работника, либо не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), если речь идет о приеме на работу и увольнении работника. При этом, если численность работников за предшествующий отчетный период (месяц) составляет 25 и более лиц, работодатель должен будет предоставлять необходимые сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.