Какой все таки лучше вариант трудовой книжки: бумажный или электронный.

Давайте разберемся, что же все таки лучше?

В нашей стране трудовые книжки появились в 1918 году и поначалу тоже были всего лишь экспериментом. А в некоторых европейских странах и США документы подобного типа начали использовать еще в XIX веке, и их история уже успела подойти к концу. Теперь понятия «трудовая книжка/карточка» там не существует, потому что от кандидатов ждут резюме и характеристики с предыдущего места работы, а в штат принимают исключительно по контракту.

Сторонники перехода на электронные трудовые книжки, о котором активно заговорили еще в 2017 году, отмечают такие плюсы:

• отсутствие затрат на трудовые книжки (больше не понадобится тратить в среднем 300 рублей на каждую новую трудовую);

• решение проблемы дистанционного трудоустройства (трудовую книжку больше не нужно будет пересылать почтой из филиалов предприятия в других городах и даже странах);

• снятие ответственности за хранение трудовых книжек (если вы не напишете соответствующего заявления, книжку вам выдадут на руки, и работодатель не будет обязан держать ее у себя – ведь данные всегда можно распечатать);

• невозможность потери трудовой ни сотрудником, ни работодателем; отсутствие сотрудников с несколькими трудовыми;

• исключение ошибок в сведениях;

• единая база данных о трудоустройстве каждого человека, которую может отслеживать как сотрудник, так и его работодатель.

Были внесены изменения в Трудовой кодекс РФ, в соответствии с которыми на работодателей с 01.01.2020 возложена обязанность фиксировать сведения о трудовой деятельности своих подчиненных в электронном виде и сообщать их в общую базу Пенсионного фонда РФ (далее — ПФР). То есть вести так называемую электронную трудовую книжку (законодатель не использует данный термин, ч. 1 ст. 66.1 Трудового кодекса РФ).

В связи с этим руководство организаций обязано уведомить всех своих работников о наличии у них права отказаться от бумажной трудовой книжки и вести только электронную. Если работник не согласен или промолчал в ответ на данное предложение, работодатель обязан продолжать вести обычную трудовую книжку и параллельно представлять сведения об этом работнике в ПФР в электронном виде.

При этом работник может принимать такое решение в течение всего текущего года. Главное — подать заявление не позднее конца декабря 2020. Если работник в настоящее время не трудоустроен, либо находится в отпуске, на больничном, либо по иным причинам не работает при сохранении за ним рабочего места, то подать работодателю заявление о своем выборе он может и после этой даты.

Безусловно, переход на электронную систему хранения данных о трудовой деятельности работников имеет изначально благую цель. И действительно, нововведение существенно упростит жизнь работников.

Вот некоторые плюсы электронной трудовой книжки:

1. Если все данные будут храниться в электронном виде, то уйдут в прошлое переживания работника о том, что с бумажной трудовой книжкой может что-то случиться. Во-первых, сам работник может ее потерять или случайно испортить. Во-вторых, такое может произойти и по вине работодателя или вследствие несчастного случая, например, пожара, наводнения, любого стихийного события. На восстановление сведений о трудовой деятельности могут уйти месяцы. Есть случаи массовой утраты трудовых книжек, когда органам власти приходилось создавать специальные комиссии по воссозданию документов. При электронном ведении книжек любые данные можно будет извлечь из базы за несколько секунд.

2. Для граждан, оформляющих пенсию, нередко весьма затруднительным представляется подтверждение информации о трудовой деятельности. Данные теряются, не сохраняются, иногда невозможно отыскать организацию-работодателя.

У владельца электронной трудовой книжки такой проблемы не будет. При назначении пенсии ПФР самостоятельно извлечет нужную информацию. Во всех иных случаях работник вправе будет в любой момент получить выписку из электронной трудовой книжки, в том числе с возможностью ее распечатки на бумажном носителе. Сделать это можно будет самостоятельно через портал «Госуслуги», в личном кабинете на сайте ПФР либо обратившись в ближайший МФЦ (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ). Можно по-прежнему обратиться к работодателю, который по заявлению работника обязан выдать выписку в течение трех дней и обязательно при увольнении (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

3. Возможность особенно важна для работников филиалов, а также работающих удаленно. Теперь им не потребуется тратить время и деньги на поездку к работодателю для представления или получения трудовой книжки.

4. Невыдача трудовой книжки нередко используется работодателями в качестве незаконного способа удержать работника, потребовать от него каких-либо действий, которые он не обязан совершать по закону, например, отработать больше положенного по закону срока либо искать себе замену. Теперь работник, имеющий электронную трудовую, может уйти, не дожидаясь ее выдачи. Однако от обязанности отработать 2 недели после подачи заявления это его не освобождает. Благодаря изменениям может существенно снизиться количество судебных споров, связанных с удержанием трудовой книжки.

Ну и конечно минусы электронной трудовой книжки:

1. Этому особенно подвержены лица старшего возраста, привыкшие к тому, что документ должен быть осязаем. В то же время опыт перехода от бумажных свидетельств на недвижимость к обычным выпискам из ЕГРН, а также от свидетельств о регистрации юр.лица и индивидуального предпринимателя к выпискам из ЕГРИП и ЕГРЮЛ показывает, что привыкание к новым формам происходит достаточно быстро.

минус тоже из числа психологических. Но такой страх вполне реален: вдруг все данные из базы пропадут, исчезнут, сотрутся или станут достоянием широкого круга лиц? Однако государство обещает и гарантирует высокий уровень безопасности и сохранности данных в информационной системе ПФР.

Таким образом, работникам электронные трудовые книжки несут больше преимуществ, чем недостатков. Кроме того, они вправе продолжить пользоваться обычной трудовой книжкой, в то время как работодатели все равно будут обязаны вносить все данные в электронную базу, то есть дублировать их.

Работодателям, нововведение принесет значительно больше хлопот, чем их подчиненным. Авторами закона уменьшение бумажной волокиты и расходов на бумажные бланки вряд ли оправдается. Скорее работодатель будет обречен вести двойную работу:

• Сообщать все данные о каких-либо изменениях в трудовых отношениях с работником в ПФР не позднее 15-го числа каждого месяца, а с 01.01.2021 при увольнении и приеме — на следующий же день (п. 2.5 ст. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее — закон об учете). Сведения о трудовой деятельности работников будут подаваться по формам, утвержденным постановлением правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730 п.

• Одновременно с этим вести учет бумажных трудовых книжек тех работников, которые от них не отказались (а таких первое время будет большинство). Даже если абсолютно все работники дружно решат перейти на электронные книжки, в любой момент может прийти новый работник, пользующийся обычной трудовой.

Кадровой работы станет больше. Особенно много ее будет в первое время, что может повлечь для некоторых работодателей и увеличение штата кадровых работников.

В частности, работодателю потребуется принять локальные нормативные акты, внести соответствующие изменения в коллективные соглашения, обзавестись электронной цифровой подписью, если она отсутствует, обеспечить выход в интернет, письменно уведомить каждого работника об изменениях. Много времени отнимет первоначальное наполнение базы. Большой объем данных грозит ошибками и неточностями. Вряд ли при таком количестве работы можно говорить об уменьшении расходов и экономии времени работодателя, скорее наоборот.

Я, за бумажную трудовую книжку.