Как заранее оформить майские отпуска сотрудников и учесть все нюансы
Чем поможет статья. Уточните планы сотрудников, которые сейчас у многих поменялись, и сможете заранее оформить документы на отпуска в начале мая.
Взять 6, 7 и 8 мая между праздниками одни сотрудники захотят, чтобы больше отдохнуть. Другие попросят отпустить их на эти дни, чтобы на законных основаниях не бывать в местах скопления людей, в том числе в офисе, и не ездить на работу в общественном транспорте в период распространения коронавируса. Традиционное открытие дачного сезона никто не отменял, а значит, и в вашей компании будут те, кто захочет провести пару недель на даче и не тратить на это полноценный отпуск.
Напомним: если отпуск в этот период у сотрудников не запланирован в графике, чаще всего можете отказать. Но если все согласны — оформляйте документы. Сделать это нужно в апреле, чтобы успеть выплатить отпускные.
Как договориться о датах
В мае два нерабочих праздничных дня и три дня, которые добавили для длинных выходных: 4, 5 и 11. В итоге рабочих дней в этом месяце всего 17. Те, кто берет отпуск в период майских праздников, будут больше отдыхать, но потеряют в зарплате. Так как рабочих дней в месяце мало, стоят они дорого.
В мае выгоднее работать — на всякий случай скажите это сотрудникам, которые пишут заявление на отпуск не по графику.
Если вам все равно, а сотруднику важнее сохранить дни отпуска, заявление он может написать на три дня с 6 по 8 мая. Но выгоднее захватить выходные, и тогда оформить отпуск с 6 по 11 мая или на весь период майских праздников: со 2 по 11 мая.
При этом 1 и 9 мая в число календарных дней отпуска не входят, и вы их не оплачиваете, ч. 1 ст. 120 ТК. Напомните это сотрудникам, особенно тем, кто принес заявление на отпуск с 1 мая.
Пример
Татьяна работает пятидневную рабочую неделю с окладом 40 тыс. руб. в месяц. Она хочет пойти в отпуск в начале мая. На 1 мая остаток дней отпуска — 14 дней. Татьяна не может определиться, как выгоднее взять отпуск.
Сравним доход, который получит работница, если возьмет отпуск только на три дня и на весь период майских праздников.
Зарплата за месяц = дневная ставка и количество отработанных дней.
В мае 2020 года 17 рабочих дней.
Определим зарплату за рабочий день в мае:
40 000 руб. : 17 дней = 2352,94 руб. составит дневная ставка.
Определим средний заработок для расчета отпускных из среднемесячного числа календарных дней — 29,3:
40 000 руб. : 29,3 дней = 1365,18 руб.
При отпуске с 6 по 8 мая:
отпускные: 1365,18 руб. x 3 дня = 4095,56 руб.;
зарплата за 14 дней: 2352,94 руб. x 14 дней = = 32 941,16 руб.
Общий доход: 4095,56 32 941,16 = 37 036,72 руб., что меньше месячного оклада.
При отпуске с 6 мая по 11 мая (9 мая не входит):
отпускные: 1365,18 руб. x 5 дней = 6825,9 руб.;
зарплата: 2352,94×14 дней = 32 941,16 руб.
Общий доход: 6825,9 32 941,16 = 39 767,06 руб., что меньше оклада на 230 руб.
Работник может пожелать уйти в отпуск исключительно в выходные дни: со 2 по 5 мая или на 10 и 11 мая. ТК не запрещает. Но проверяющие могут посчитать, что вы компенсируете сотруднику неиспользованные дни отпуска, письмо Минтруда от 07.12.2018 № 14–2/ООГ-9754.
Предложите работнику не ограничивать отпуск только выходными днями. Отпуск можно оформить с рабочего дня по выходной или с выходного по рабочий, то есть с 8 мая по 11 мая или с 1 мая по 6 мая. Напомните, что отпуск можно разделить на части только так, как об этом договоритесь.
1 и 9 мая в отпуск не входят, но отдых работника фактически продлевается на два дня. Но перенесенные в связи с праздниками выходные дни, как и обычные выходные, в число дней отпуска входят.
В табеле учета рабочего времени праздники, которые совпали с отпуском, отмечайте кодом «В», дни ежегодного отпуска «ОТ», дополнительный — «ОД».
Пример
Специалист отдела расчетов Михаил работает стандартную пятидневку. Он написал заявление на отпуск с 30 апреля на 14 календарных дней.
На период его отдыха выпадают два майских праздника, а значит, отпуск сдвигается на два дня. Сотрудник должен был выйти на работу 14 мая, но с учетом продления будет отдыхать по 15 мая включительно и выйдет на работу 18 мая, в понедельник.
Как без нарушений оплатить отпуск
Желательно, чтобы между выплатой и первым днем отпуска было три полных календарных дня. Такую рекомендацию дает Минтруд. Если начало отпуска с понедельника, то отпускные начисляют не позднее, чем в предыдущий четверг, письмо Минтруда от 05.09.2018 № 14–1/ООГ-7157. Например, если отпуск начинается со 2 мая, отпускные нужно начислить 28 апреля, если с 6 мая — 30 апреля.
В период майских праздников отпускные можно выплачивать заранее, закон не запрещает, ч. 9 ст. 136 ТК.
Если сотрудники идут в отпуска в период со 2 по 8 мая, отпускные им нужно начислить в апреле. При этом апрель войдет в расчетный период, так как отпуск майский. На момент расчета отпускных вы и бухгалтер можете не знать, отработает сотрудник весь месяц или нет. Если не отработает, отпускные нужно пересчитать.
Работник может прийти с заявлением на отпуск не по графику с завтрашнего дня. Часто так поступают те, у кого скопились остатки отпусков и их посещает внезапная идея отдохнуть.
Если сотрудник не относится к работникам, которые могут требовать отпуск в удобное время, не идите ему навстречу. Нарушите срок отпускных — должны начислять их с процентами, ст. 236 ТК. Но это не освободит компанию от административной ответственности, если будет проверка.
Откажите работнику, поскольку он нарушает график отпусков, письмо Минтруда от 26.05.2015 № 14–2/В-644. И договаривайтесь об отпуске в более поздние даты, чтобы вовремя все выплатить.
Чтобы избежать ажиотажа с оформлением майских отпусков в последние дни апреля, разошлите сотрудникам уведомления. Просите приносить заявления заранее, чтобы успеть начислить отпускные.
Пять правил майских отпусков
1. Не включайте праздничные дни 1 и 9 мая в число дней отпуска и не оплачивайте их.
2. Предупредите сотрудников, чтобы заранее писали заявления о переносе отпуска в период майских праздников.
3. Отпускные нужно начислять не позднее трех дней до начала отпуска, при этом дни выплаты и начала отпуска в этот срок не входят. Так, если у сотрудника отпуск со 2 мая, отпускные он должен получить не позже 28 апреля.
4. Не оформляйте отпуск только на выходные дни, захватите хотя бы один рабочий. Так безопаснее по мнению Минтруда.
5. Если больничный совпал с майскими праздниками, то пособие выплачивайте за все дни нетрудоспособности, в том числе выходные и праздничные.
Продлевать и переносить отпуск нужно на дни болезни за исключением праздников.
Как быть, если сотрудник заболеет в отпуске
Если сотрудник заболеет в период майского отпуска, важно правильно рассчитать пособие по больничному и дни, на которые будете продлевать или переносить отпуск, ч. 1 ст. 124 ТК.
Сотрудник сможет продлить отпуск или решить, что хочет перенести его часть на другие даты, только если болел в отпуске сам. Если он ухаживал за ребенком или больным членом семьи, гарантии не положены.
Пособие выплачивают за все дни болезни, в том числе за выходные и праздники, п. 8 ст. 6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Отпуск продлевают на все дни болезни за исключением 1 и 9 мая.
Пример
Ольге оформили отпуск с 6 по 18 мая на 12 календарных дней. Во время отпуска ей выдали листок нетрудоспособности по болезни на 5 календарных дней: с 8 по 12 мая.
Работница решила, что продлит отпуск и сообщила об этом в отдел кадров. Она запуталась и попросила уточнить, когда ей выходить на работу.
На период больничного Ольги выпал праздник 9 мая. За него заплатят пособие, так как больничный выдают и на праздники, а оплачивают все дни временной нетрудоспособности.
Но 9 мая не входит в дни отпуска, а значит, на этот день отпуск не продлится.
Ольга должна была выйти на работу во вторник, 19 мая, если бы не заболела.
С учетом продления отпуска на 4 дня из 5 дней болезни: с 19 по 22 мая, к работе она приступит в понедельник, 25 мая.
Разрешение проблем начинается с консультации, на которой определяются перспективы и все подводные камни.
