Правильная подача документов – что нужно знать?

Каждому из нас временами приходится подавать заявления, жалобы, ходатайства и другие важные документы в различные организации или частным лицам. Казалось бы, всё просто: пришёл, подал и свободен. Но на практике возникают трудности, которые мы и будем решать.

Как правильно подать документы

Обычно мы подаём документы в письменной форме, составив его «от руки» или напечатав на компьютере в одном экземпляре. Приходим, отдаём конкретному лицу и уходим. Однако в такой ситуации наши документы могут затеряться, случайно или намеренно, и мы не сможем подтвердить их подачу.

В данном случае (при подаче документов лично) необходимо подавать документы в двух экземплярах. Один вы отдаёте адресату, а на втором экземпляре просите поставить отметку о принятии этого документа и забираете его себе. В отметке указываются следующие сведения:

• дата принятия;
• должность лица, которое принимает документы, его подпись, а также его фамилия и инициалы.

В государственных (муниципальных) органах ставится печать данного органа! Экземпляр документа с отметкой о принятии будет являться неоспоримым доказательством вашей правоты.

Что делать, если вам вообще отказывают в принятии документа? Выход есть!

Первым способом вы можете подать ваш документ, направив его по почте. Однако и в этом способе есть свои нюансы. Для правильной подачи документов необходимо отправить заказное письмо с уведомлением с описью вложения.

Конечно, можно отправить обычное заказное письмо без уведомления и отслеживать его получение адресатом по трек-номеру с квитанции на сайте Почты России. Но этот вариант не рекомендуется, т.к. сайт не всегда исправно работает, и нужная нам информация будет недоступна.

Уведомление будет доказательством того, что адресат получил наше письмо. Опись вложения необходима для подтверждения, что мы направляли конкретный документ.

Второй способ – направить документ через курьера. Такой способ более дорогой, но более быстрый. Особенно хорош, если вам необходимо направить важный документ. Курьер передаст вам акт о подаче документа адресату (с его подписью) – это и будет вашим подтверждением.

Третьим способом является направление в электронном виде. В настоящее время суды и другие государственные (муниципальные) органы принимают обращения в электронной форме, что довольно удобно. Однако если адресатом будет работодатель, партнер по бизнесу, другой участник сделки или человек, который вам задолжал, то вы можете сообщить необходимую информацию через электронную почту, СМС или мессенджеры. Конечно, данный способ подходит не для всех случаев, но он вполне рабочий.

Вышеуказанные методы универсальны и могут применяться для подачи любого документа или передачи необходимых сведений. Неважно, что это будет: претензия в магазин, жалоба в государственный орган или заявление своему работодателю, – порядок всегда будет один.