Как расставить приоритеты между задачами?

Нередко бывает, что менеджер, просмотрев свои планы на ближайшее (или не совсем) время, хватается за голову. Дел так много, что нереально справиться!

Как поступить в этом случае? Какое из запланированных мероприятий вычеркнуть из списка обязательных? Самое неприятное? Самое трудное? Или как повезет?

На самом деле всё не так уж сложно. Здесь выручит вас закон Парето. Его принято обозначать как 80/20. Суть его в следующем. Как установлено многочисленными опытами, 20 процентов усилий дают нам 80 процентов результата. А значит, оставшиеся 80 процентов усилий дадут 20 процентов результата. И этот принцип верен для многих сфер: для финансовых вложений, для временных и трудовых затрат, для инвестиций в свое развитие.

Теперь остается сесть за стол и заняться вычислениями. Например, построить табличку из двух столбцов. В левый столбец вписать предстоящие задачи. В правый - что должны получить в результате выполнения этих задач.

Будет, конечно, максимально удобно для сравнения, если вы всё приведете к одному знаменателю. Например, ожидаемые результаты выразите в рублях.

Допустим, у нас на повестке дня переговоры с партнерами А, В, С и D. Проанализируем их исходя из прежнего опыта.

Переговоры с партнером А. Они долгие, трудные, требуют времени. Но в итоге должны привести к заключению контракта на 500 тысяч рублей. Партнер А - надежный и всегда соблюдает договорные условия.

Переговоры с партнером В. В - приятнейший, интереснейший человек. Так быстро летят часы в разговорах с ним, и не только о погоде и деньгах. Правда, до заключения контракта с ним дело так ни разу и не доходило. То юрист требует изменения условий договора, то главбух - тотального пересмотра ценовой политики.

Переговоры с партнером С. Эта компания никогда не располагала большим капиталом, но регулярно сотрудничала с вами. Договоры заключались на суммы не более чем 100 тысяч рублей, но без особых усилий. Теперь в результате слияния с другой компанией у нее, по всей видимости, появились большие резервы для развития.

И переговоры с партнером D. Чего ожидать от него - неизвестно. Это совершенно новый игрок в этой сфере, но выразил желание сотрудничать.

Итак, продолжим заполнение таблички. Справа от партнера А у нас появится число 500 тысяч, от В - 0, от С - 100 тысяч, от D - х (икс).

Теперь вспомним математику и пойдем вниз по убывающей. У нас получится: 1) 500 тысяч рублей; 2) 100 тысяч рублей; 3) х (икс); 4) 0 рублей. Согласитесь, х - это темная лошадка, но не ноль.

Уже можем точно расставить приоритеты. В первую очередь нужно бросить силы и время на подготовку к переговорам с А. После этого - готовиться к встрече с С. Затем можно познакомиться с новой компанией D. И на десерт, если у вас действительно осталось время, можете попить чаю с вашим давним знакомым В. Расслабиться и посудачить. Все важнейшие дела уже позади.