Справка работнику. Оформить и выдать.

Выдача справок работникам — обычная практика в деятельности организаций. И работники нередко обращаются к работодателям с целью получения различных справок с места работы.

Как требует статья 62 Трудового кодекса РФ, документы, связанные с работой, должны выдаваться работникам не позднее трех рабочих дней с момента подачи письменного заявления. Таким образом, работник должен подать письменно заявление о выдаче справки. После чего работодателю дается не более трех дней, чтобы эту справку подготовить и выдать.

Справки, выдаваемые работникам, относятся к справкам личного характера (в противоположность справкам служебным). Выдается она для подтверждения определенных фактов, событий. Например, в подтверждение того, что человек работает в определенной организации или о подтверждении величины заработной платы.

Формы некоторых справок утверждены законодательно и выдаются по строго определенной утвержденной форме. Например, форма справки для исчисления работодателем больничного листа утверждена Приказом Минтруда России от 30.04.2013 г. № 182 н и называется "Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись". Да, именно такое длинное название у этой справки.

Другая утвержденная справка — это справка о доходах физического лица. Форма справки утверждена Приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@ "Об утверждении формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), порядка ее заполнения и представления, формата представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в электронной форме, а также формы справки о полученных физическим лицом доходах и удержанных суммах налога на доходы физических лиц". Бланк первой страницы этой справки выглядит так:

Но форма большинства справок не утверждена. Формы таких справок разрабатываются на предприятиях и оформляются на обычных стандартных листах бумаги. Во многих предприятиях для справок разрабатываются специальные бланки.

Но, несмотря на относительно произвольную форму, каждая справка должна содержать обязательные реквизиты. Отсутствие необходимых реквизитов влечет за собой недействительность этого документа.

Итак, каждая справка должна содержать:

• Наименование и реквизиты организации, которая выдала эту справку.
• Наименование организации, куда направляется справка. В случае, если справка дается для предъявления в любое место, на справке ставится отметка «Справка дана по месту требования».
• Регистрационный номер справки и дата ее выдачи.
• Подпись. Справку подписывает руководитель организации либо уполномоченное им на это лицо. Например, специалист отдела кадров. На справках финансового характера должна стоять подпись главного бухгалтера.
• Печать. На справке ставится печать организации (круглая). Также может ставиться печать отдела кадров. Важно: оттиск печати должен захватывать наименование должности, но не заходить на подпись.

В качестве примера приведу текст справки о предоставлении отпуска. В соответствии со статьей 286 Трудового кодекса РФ ежегодный оплачиваемый отпуск на работе по совместительству должен предоставляться одновременно с отпуском по основной работе. Поэтому, такая справка может быть вполне востребованной.

Нужно ли вести учет выданных справок? Требований к обязательному учету выданных справок нет. Однако, в организациях может вестись журнал учета выданных справок. Это позволит избегать претензий со стороны сотрудников, что справка им не выдавалась.