Сотрудник на удалёнке. Возмещение расходов на приобретение и использование в работе личной техники

На сегодняшний день, удаленная работа приобретает все больший размах. На это повлияло масса факторов, в числе которых, не последнее место заняла и пандемия короновируса. В связи с этим, все чаще работодателям поступают вопросы о необходимости обеспечить соответствующие условия труда удалённого сотрудника. Для работы "на удалёнке" требуется наличие различного оборудования у удалённого сотрудника. И если для одних это - просто наличие компьютера, то для других сотрудников, это и наличие принтера, дигитайзера, специализированного софта, комплектующих (карт памяти, модулей оперативной памяти, картридера, и т.п.). Соответственно встают вопросы и о том, "кто оплачивает банкет", или говоря иными словами - должен ли работодатель компенсировать затраты на приобретение всего необходимого для работы удалённого сотрудника?

Что изменилось в законодательстве?

До 2021 года все, что связано с выплатой различных компенсаций, а так же возмещений расходов сотрудникам, использующим своё личное оборудование для работы на работодателя, оговаривалось в ст. 188 ТК РФ. Причем, действие этой статьи распространялось на всех удалённых работников и на любое оборудование, которое они используют в служебных целях (компьютеры, автомобили, фото-и видеотехника).

С 1 января 2021 в главу 49.1 ТК РФ, были введены поправки, дополнившие действующие правила, а так же был определён новый порядок взаимодействия между работодателем и сотрудником. В том числе и того, что касается компенсаций и возмещения расходов.

Для начала, давайте разберёмся в терминологии. Чем "компенсация" отличается от "возмещения расходов".

Компенсация

Это понятие определяется в ст. 164 ТК РФ.

Компенсации - денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами.

При заключении договора или переводе работника на "удалёнку", работодатель либо должен предоставить такому работнику необходимую для выполнения работы технику, либо, если работник использует в интересах работодателя личное оборудование, компенсировать его использование. Причём, делать это он обязан даже при отсутствии прямых денежных затрат из-за увеличения процента износа техники и сокращения сроков её полезного действия.

При этом, Трудовым кодексом размер компенсации не регламентирован, поскольку он должен определяться по соглашению сторон и зависеть от конкретной трудовой функции работника.

Ведь согласитесь, стоимость компьютера и специализированного ПО для видео редактирования, или 3D моделирования, гораздо выше, чем стоимость такового для выполнения работ в текстовом редакторе. При этом, необходимость использования личного оборудования в служебных целях должна быть зафиксирована в трудовом договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору. Если этого не сделать, то контролирующие органы признают выплату компенсации необоснованной.

В письме Минфина от 6 ноября 2020 г. № 03-04-06/96913 сказано, что размер компенсации обязательно должен быть экономически обоснован. Организация выплачивающая компенсации должна "располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесённые им при использовании их в служебных целях".

По какой методике будет рассчитывается размер компенсаций, организация вправе решать самостоятельно. Единственное требование, - эту методику необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Поскольку поправки были приняты сравнительно недавно, то опыта проверок соблюдения этих норм ещё нет. так что, предположить, какие из принятых компаниями методик будут оспариваться Минфином представляется весьма проблематичным. Пока, организации действуют на свой страх и риск, стараясь максимально обезопасить себя от возможных налоговых последствий.

В ряде случаев, у дистанционного работника могут возникнуть прямые денежные затраты. Это может произойти, например, в том случае, если на используемом им оборудовании что-то вышло из строя и эти комплектующие необходимо заменить. В этом случае работник должен представить документы, подтверждающие приобретение и установку (чеки, накладные и т.д.), а работодатель обязан возместить понесённые расходы.

Возмещение расходов

При определении расходов подлежащих возмещению, работодатель должен выполнить определённые правила.

• Если используемое в служебных целях оборудование принадлежит работодателю, то он не обязан возмещать сотруднику расходы, связанные с использованием этого оборудования.
• Если предоставленная работодателем для выполнения служебных функций техника выходит из строя, сотрудник обязан вернуть ее работодателю. После этого, работодатель самостоятельно решает, - заменить оборудование или отдать его в ремонт.
• Хотя, работодатель и не обязан возмещать расходы, связанные с использованием принадлежащего ему оборудования, но может это сделать, закрепив в локальном нормативном акте или трудовом договоре такую возможность, определив порядок и размеры возмещаемых работнику расходов.
• Если принадлежащая работодателю и используемая сотрудником служебная техника, вышла из строя, сотрудник может вернуть ее работодателю с требованием производства замены на аналогичную, либо самостоятельно приобрести таковой аналог. Но, в последнем случае, это возможно, если таковой порядок действий сотрудника, закреплён в локальном нормативном акте. В этом случае сотрудник должен вернуть сломанную технику и представить документы (чек) на приобретение нового, а работодатель – возместить расходы на приобретение в установленных регламентами размерах.
• Обязанность возместить сотруднику понесённые расходы (статья 312.6 ТК РФ) относится только к затратам, связанным с использованием оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации, которые используются работником в целях исполнения служебных обязанностей. При этом, поскольку в данном случае, не говорится о сопутствующих расходах, которые сотрудник может понести в связи с выполнением служебных обязанностей при дистанционной работе, то конкретный перечень оборудования и программно-технических средств должен быть закреплён в локальном нормативном акте или трудовом договоре, а также должна быть обоснована необходимость использования этого оборудования и программно-технических средств для выполнения данной трудовой функции.
• Возмещать расходы, связанные с использованием работником его личного оборудования, следует на основании документов, подтверждающих эти расходы (чеки, квитанции, накладные и т.д.).
• Работодателю предоставлено право установления лимитов, в пределах которых сотруднику будут возмещаться расходы на покупку и ремонт оборудования или приобретение программ.

Расходы на использование сети интернет

Учитывая тот факт, что для дистанционного работника у работодателя нет возможности проверить, использование домашнего интернета исключительно для служебных целей, работодатель не может достоверно определить, какие расходы несёт работник в связи с его оплатой.

Существую две позиции юристов по этому вопросу. Согласно первой, доступ в Интернет – это расходы, связанные с использованием личного оборудования в служебных целях, которые должны быть компенсированы.

Согласно же второй позиции, следует опираться на ст. 312.1. ТК РФ

Дистанционной (удаленной) работой (далее - дистанционная работа, выполнение трудовой функции дистанционно) является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети "Интернет", и сетей связи общего пользования.

а следовательно, интернет – это способ выполнения трудовой функции, а не орудие труда, поэтому возмещать такие расходы сотруднику, работодатель не обязан.

Если все-таки компания решит возместить сотруднику расходы на использование ресурсов сети интернет, то сделать это она сможет исключительно основываясь на соглашении сторон. Ведь предоставить какие-либо материальные доказательства использования интернета только в служебных целях сотрудник не сможет. При этом следует очень внимательно отнестись к расчёту сумм такой компенсации и составлению локальных нормативных актов, чтобы максимально снизить риски претензий со стороны контролирующих органов.