Работодатель не оформил совмещение и переработки. Как компании избежать штрафа

В компании работает 15 человек. В период очередной вспышки коронавируса пять сотрудников разом ушли на больничный, а один из них вскоре и вовсе уволился. Чтобы не приостанавливать работу организации, руководитель Петр Шилин (имя вымышлено) предложил младшему специалисту по продажам Игорю Гусину (имя вымышлено) поработать несколько дней сверхурочно.

Так как должность, которая внезапно освободилась, была одной из обеспечивающих финансово-экономическую деятельность организации, Петр предложил Виктору Андрееву (имя вымышлено), ведущему специалисту по продажам с экономическим образованием, временно совмещать свою должность и освободившуюся.

Обсудив с работниками суммы доплат, Петр поручил кадровику Ирине (имя вымышлено) оформить документы, необходимые в соответствии с ТК для совмещения и сверхурочных работ. Спустя несколько дней Ирина срочно уволилась по семейным обстоятельствам, а на ее место взяли нового кадровика Марию Иванову (имя вымышлено). Руководитель сообщил Марии, что Игорь иногда работает сверхурочно, а Виктор совмещает свою и вакантную должности.

Приступив к работе, Мария первым делом провела выборочный кадровый аудит. В ходе него кадровик выяснила, что привлечение к сверхурочной работе Гусина и совмещение должностей Андреевым никак не оформлены: от работников не получено согласие на переработки и совмещение, а также нет приказов.

Мария знала, что работа сотрудников сверхурочно и по совмещению без оформления может повлечь для компании негативные последствия, поэтому написала докладную на имя директора, в которой сообщила, что переработки и совмещение не оформлены.

Чтобы не оформлять документы задним числом, Мария предложила выплатить Андрееву и Гусину разовую премию за отработанное время. Директор пригласил сотрудников, сообщил им о сложившейся ситуации, а после подписал приказ о выплате премии.

На будущий период Мария составила предложение о совмещении должностей и, подписав его у директора, вручила Виктору Андрееву под подпись. Мария не стала запрашивать согласие на совмещение должностей отдельно, а включила его в предложение.

Так как Виктор был согласен совмещать должности, Мария составила допсоглашение к его трудовому договору, которое затем передала на подпись директору.

Кадровик также составила уведомление о привлечении к сверхурочной работе, указав в нем о возможности отказаться от переработок, и вручила его Игорю Гусину.

После того как согласия были получены и допсоглашение о совмещении оформлено, руководитель компании издал приказы о совмещении должностей Андреевым и о привлечении к сверхурочной работе Гусина.