Как исправить ситуацию, если из-за командировок менеджеру платят лишнее

Средний заработок за пятидневную командировку может сравняться у менеджера с месячной зарплатой, если его премии зависят от объема продаж.

В статье найдете два способа, как решить эту проблему. Первый — установить разъездную работу. Но с ней есть сложности в части необлагаемых выплат. Второй — изменить порядок расчета среднего заработка. Он проще и удобнее, но высок риск споров с чиновниками. В обоих вариантах есть плюсы и минусы. Какой выбирать — решать вам.

Откуда берется переплата

Средний заработок, который сохраняют за работником на период командировки, считают исходя из выплат за 12 предыдущих календарных месяцев (п. 4 Положения, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922). Если премия менеджера зависит от объема продаж, а основные продажи у него случаются во время командировок, это приводит к завышению выплат. Сначала в средний заработок входят премии, заработанные до командировки. Затем начисляется премия за дни командировки. В итоге работник каждый раз получает лишнюю премию. Формально такой расчет соответствует положению о среднем заработке, но он противоречит принципу: за один день либо средний заработок, либо зарплата или премия.

Для упрощения примера рассмотрим случай, когда менеджер отработал в организации только три месяца и ездил в командировки лишь раз в месяц. Нерабочие президентские дни учитывать не будем. Допустим, в первый же месяц работы сотрудника отправили в командировку. Средний заработок за первый месяц считаем из зарплаты за отработанные до начала командировки дни (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922). Поэтому он совпадет с дневной частью оклада.

Способ 1. Установите разъездную работу

Избежать переплат за командировки можно, если установить для менеджеров разъездной характер работы. Тогда не придется считать средний заработок сотрудника. Служебные поездки не отражаются в табеле специальным кодом, который требует сохранения среднего заработка.

Чтобы установить менеджерам разъездную работу, пропишите ее порядок в локальном нормативном акте. Например, в положении о разъездном характере работы. Издайте приказ о перечне должностей с разъездным характером работы. Также отразите новые условия в трудовом договоре с сотрудником либо в дополнительном соглашении к нему (ст. 57, 168.1 ТК, письмо Роструда от 12.12.2013 № 4209-ТЗ). Известите уже работающего сотрудника о переводе на разъездную работу. Составьте уведомление об изменении условий труда.

Отразите в локальном нормативном акте размеры и порядок возмещения расходов, которые сотрудник понес в разъездах. К таким расходам относите затраты на проезд, жилье, суточные и другие расходы с разрешения работодателя. Исключение — траты на питание, их включать в расходы нельзя (письмо Минтруда от 11.03.2014 № 17-3/В-100).

Компенсации за разъездную работу не облагаются НДФЛ и взносами (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК). Однако работодатель обязан подтвердить все возмещенные расходы сотрудников первичкой (письмо Минфина от 20.05.2021 № 03-15-06/38668). Если документов не будет, с компенсации придется заплатить НДФЛ и взносы в полном объеме.

________________________________________
Важная деталь
Чтобы избежать споров с налоговиками, используйте в целях налогообложения нормы суточных для командировок.
________________________________________

При этом с суточными при разъездном характере работы могут возникнуть проблемы. Прямо об освобождении от НДФЛ и взносов этих выплат в Налоговом кодексе не указано. Поэтому в отличие от суточных при командировках, для которых есть лимит, при разъездном характере работы требуется документально подтвердить эти расходы (письмо Минфина от 18.07.2017 № 03-04-06/45592). Но какие документы нужны, нигде не указано. В таком случае безопаснее установить такие же нормы суточных, как и по командировкам.

Рассмотрим на примере ситуацию, где менеджер работает в компании три месяца. Нерабочие президентские дни не учитываем. В трудовом договоре предусмотрен разъездной характер работы.

Способ 2. Измените порядок расчета среднего заработка

Второй способ избавиться от переплат при командировках может показаться спорным. О таком варианте не написано ни в Трудовом кодексе, ни в постановлении Правительства от 24.12.2007 № 922. Более того, он предполагает изменить установленный порядок учета премий в среднем заработке.

Однако порядок исчисления среднего заработка основан на том, что за дни командировки работнику не начисляют ни оклад, ни премии. Ведь сотрудника нет на рабочем месте. В табеле не указано отработанное время. Вместо зарплаты работник получает средний заработок, в котором учтены полученные ранее премии. Другими словами, вместо премии за фактический результат работнику за дни командировки начисляют среднюю сумму полученных ранее премий.

Но особенность рассматриваемой ситуации заключается в том, что работник получает премии именно за работу, проделанную в период командировки. Поэтому включать в средний заработок премии предыдущих месяцев нецелесообразно и необоснованно.

Разъясните работникам особенность установленной системы оплаты труда и премирования менеджеров. Вместе с этим предложите внести изменения в порядок расчета среднего заработка. Подчеркните, что особые правила действуют только в отношении среднего заработка, который сохраняется в период командировок менеджеров.

В иных случаях, если работник не может получить премию, сохраняются общие правила. Например, если менеджер был в командировке с целью повышения квалификации, в отпуске и так далее.

После этого закрепите новые правила в локальном нормативном акте. Например, в положении об оплате труда.