Самым применяемым действием при проведении контрольных мероприятий трудовой инспекцией является истребование документов, заключающееся в предъявлении (направлении) работодателю требования о представлении необходимых и (или) имеющих значение для оценки соблюдения трудового законодательства документов и (или) их копий, в том числе материалов фотосъемки, аудио-и видеозаписи, информационных баз, банков данных, а также носителей информации (абзац четырнадцатый ст. 356 ТК РФ, абзац третий части первой ст. 357 ТК РФ, ч. 1 ст. 80 Закона N 248-ФЗ).
Истребование документов осуществляется инспектором труда при проведении всех видов контрольных мероприятий (инспекционный визит, рейдовый осмотр, выездная и документарная проверка) (пп. 40, 42, 44 и 48 Положения N 1230).
По общему правилу истребуемые документы направляются инспектору в электронном виде, подписанные простой или усиленной квалифицированной электронной подписью, за исключением случаев, если трудовой инспекцией установлена необходимость представления документов на бумажном носителе в виде заверенных работодателем копий (ч. 6 ст. 21, ч. 2 ст. 80 Закона N 248-ФЗ).
Таким образом, документы могут быть представлены работодателем по требованию трудовой инспекции либо на бумажном носителе, либо в электронной форме, в том числе посредством сервиса "Электронная проверка" через личный кабинет на портале "Онлайнинспекция. Рф" (информация Роструда от 20.11.2020).
При этом в рамках документарной проверки истребуемые документы работодателю необходимо представить в государственную инспекцию труда по месту её нахождения лично или через представителя либо по почте заказным письмом. А при проведении инспекционного визита, рейдового осмотра и выездной проверки работодателем по месту своего нахождения представляются подлинники документов, а при необходимости их заверенные копии (ч. 2 и ч. 3 ст. 80 Закона N 248-ФЗ).
Не допускается требование трудовой инспекции нотариального удостоверения запрашиваемых копий документов, требование представления документов ранее даты начала проведения контрольного мероприятия, а также требование представить ранее представленные работодателем документы (копии документов) независимо от оснований их представления (ч. 8 ст. 21, п. 8 ст. 37, ч. 2 и ч. 5 ст. 80 Закона N 248-ФЗ).
Также проверяющие не вправе требовать представления документов, если они не относятся к предмету контрольного мероприятия, а также изымать оригиналы таких документов (п. 5 ст. 37, ч. 6 ст. 72, п. 12 ч. 2 ст. 91 Закона N 248-ФЗ).
В частности, если предметом контрольного мероприятия является исполнение работодателем выданного государственной инспекцией труда предписания, то инспектор вправе требовать только сведения и документы, подтверждающие выполнение данного предписания (п. 5 ч. 1 ст. 57, ч. 1 ст. 95 Закона N 248-ФЗ). Когда же проверка проводится по обращению одного работника о нарушении его трудовых прав, то инспектор труда вправе требовать документы и информацию в отношении только этого работника. Однако бывают случаи, когда работник просит не сообщать работодателю об источнике жалобы (часть вторая ст. 358 ТК РФ) либо проверка проводится по обращению гражданина, который никогда не являлся работником проверяемого работодателя. В таких случаях в целях соблюдения конфиденциальности инспектор запрашивает и исследует документы по всем (нескольким) работникам.
Перед представлением документов в трудовую инспекцию работодатель может предварительно самостоятельно проверить сведения, содержащиеся в кадровых документах, на предмет соответствия требованиям трудового законодательства с помощью электронного сервиса Роструда "Электронный инспектор" на сайте онлайнинспекция. Рф.
Истребуемые документы должны быть представлены инспектору в срок, указанный в требовании о представлении документов. В рамках документарной проверки максимальный срок, в течение которого работодатель обязан представить указанные в запросе документы - 10 рабочих дней со дня получения требования (ч. 4 ст. 72 Закона N 248-ФЗ). В рамках проведения иных контрольных мероприятий (инспекционного визита, рейдового осмотра и выездной проверки) законодательство не устанавливает срок, который дается работодателю для подготовки запрашиваемых документов. Как правило, документы представляются в день явки инспектора к работодателю.
Когда же работодатель не имеет возможности представить документы в установленный инспектором труда срок, то он обязан незамедлительно уведомить об этом инспектора ходатайством в письменной форме с указанием причин отсутствия документов и нового срока, в течение которого возможно их представление. В течение 24 часов со дня получения такого ходатайства инспектор продлевает срок представления документов или отказывает в его продлении, о чем работодатель информируется любым доступным способом (ч. 4 ст. 80 Закона N 248-ФЗ).
Если в установленный срок запрашиваемые документы не представлены либо представлены в неполном объеме или в искаженном виде, то это является основанием для возбуждения инспектором дела об административном правонарушении в отношении виновных должностных лиц работодателя по ст. 19.7 КоАП РФ.
В отличие от, например, налоговых проверок, в отношении трудовых проверок законодательство не устанавливает ограничений по временному периоду, за который инспекторы могут проверить документы работодателя. Поэтому трудовые инспекторы вправе запросить необходимые для проведения проверки документы за любой период, в том числе и в отношении уже уволившихся работников.
Вместе с тем, запрашивая документы, инспектор труда должен учитывать сроки хранения работодателем кадровых документов, которые предусмотрены разделом 7 "Трудовые отношения" и разделом 8 "Кадровое обеспечение" Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень). Так, для каждого вида документов предусмотрен свой срок хранения: личные дела, трудовые договоры и личные карточки работников должны храниться в течение 50/75 лет* (1) (ст.ст. 435, 444, 445 Перечня). Приказы о дисциплинарных взысканиях хранятся 3 года (ст. 434 Перечня), приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, краткосрочных командировках и табели учета рабочего времени хранятся в течение 5 лет (ст.ст. 402, 434 Перечня).
Если же работодатель полностью игнорирует законные требования инспектора о представлении документов и препятствует проведению контрольного мероприятия, то в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 27.2 КоАП РФ инспектором направляется запрос в органы внутренних дел (полицию) на доставление, то есть принудительное препровождение руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя для составления протокола об административном правонарушении по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ. Привлечение работодателя к административной ответственности не освобождает его от обязанности представить инспектору запрашиваемые документы и информацию, поэтому в любом случае представить их для проведения контрольного мероприятия все же придется.
______________________________
* (1) срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года - 50 лет (сноска 3 Перечня)
