Три внеплановые поправки в ТК в конце 2021 года: к чему нужно быть готовыми

В данном материале найдете три изменения в Трудовой кодекс, которые чиновники грозятся утвердить до Нового года. Публикуют законы обычно 30 или 31 декабря, а работать по новым правилам нужно уже с января.

Бумажные кадровые документы вместо электронных

Вы можете полностью перейти на электронный документооборот уже с 22 ноября 2021 года. Причем так, что подпись работника на бумажном варианте документа больше не понадобится. Правда, оцифровать можно не все. Несколько документов под запретом — это бумажные трудовые книжки и справки СТД-Р. А еще приказы об увольнении, акты о несчастном случае на производстве и документы, которые подтверждают, что работник прошел инструктажи по охране труда. Чтобы перейти на электронный документооборот, вам пригодится новый ЛНА и уведомления для всех работников, закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ, далее — Закон об ЭДО.

Но учтите, что соглашаться на цифровые документы в большинстве случаев — право, а не обязанность работников.

Чтобы начать подготовку к работе по новым правилам, опросите сотрудников, согласны ли он перейти на цифровые документы. Если откажутся — придется делать двойную работу: оформлять документы в бумажном виде для тех, кто не согласен на цифровой формат, и работать в электронном виде с теми, кто не против.

Это правда, что закон об ЭДО отменил приказ о приеме на работу? Нет, приказ не отменили, но он стал не обязательным. Такое правило есть в законе об ЭДО, однако отказываться от этого документа опасно. Ведь если не будет приказа, оформлять прием на работу вы будете только трудовым договором.

В этом случае чиновникам придется менять еще и правила по работе с отчетностью и другими кадровыми документами. Например, записи о приеме на работу в бумажную и электронную трудовую вы делаете на основании приказа. Трудовой договор же — это не замена приказа.

Больше гарантий сотрудникам с детьми и инвалидам

Вы будете оформлять командировки, сверхурочную работу и труд в ночное время и праздники дольше, чем привыкли. Это связано с тем, что гарантий у работников с детьми будет больше: Закон от 19.11.2021 № 372-ФЗ «О внесении изменений в ТК». Ниже информация о гарантиях, которые придется предоставлять большему количеству сотрудников. Новые правила – с 30 ноября 2021 года.

Работа в ночное время и сверхурочно, в выходные и праздники

К привычным категориям льготников добавили новых. Гарантия будет действовать и для сотрудников, которые в одиночку воспитывают ребенка до 14 лет. Касается это как родителей, так и опекунов. А еще сотрудников, у которых дети до 14 лет, но второй родитель трудится вахтовым методом. Многодетные — у кого трое и больше детей в возрасте до 18 лет — получили право на льготу. Ее можно не предоставлять, когда младшему из детей исполнится 14 лет. Еще две категории льготников — это сотрудники, у которых есть дети-инвалиды, и те, кто ухаживает за больными членами семьи.

Ознакомить коллег с правом отказаться от работы ночью, сверхурочно, в выходные и праздники придется в письменной форме. Чиновники изменили привычную формулировку: «работники должны быть ознакомлены под роспись с правом отказаться от такой работы или командировки». Для вас это ничего не меняет. Уведомление с правом отказаться вы должны составить в бумажном виде. Исключение: ваша компания переведет все кадровые документы в цифровой формат.

Командировка

Отправлять в командировку инвалидов можно будет только с их письменного согласия, если у них нет противопоказаний. С правом отказаться от командировки сотрудников нужно будет ознакомить в письменной форме. Гарантия распространяется и на сотрудников с детьми, о которых есть информация в начале раздела.

Новые правила работы с коллегами, у которых ненормированный день

Вам придется учитывать часы, которые сотрудник с ненормированным днем трудится за пределами своего рабочего времени. Возможный максимум — 120 часов в год. Такой законопроект сейчас рассматривает Госдума, законопроект № 1182849-7.

Никаких подсказок, как вести учет таких часов, чиновники пока не дали. Рекомендуем завести таблицу или отмечать в электронной программе, сколько часов сотрудник переработал в конкретный день. Еще вариант — писать на уведомлениях о привлечении к работе, сколько часов в отчетном году уже переработал сотрудник. Расчетный период — календарный, а не рабочий год сотрудника.

Отдельный код для табеля все же утвердить придется. Это важно для учета часов и на случай проверки ГИТ. Отметьте в приказе об утверждении кода, что часы, которые вы проставляете под ним в табеле, бухгалтер оплачивать не будет. Еще придется корректировать ЛНА и трудовые договоры с работниками. Причина в том, что вам придется рассчитывать, сколько дней дополнительного отпуска будет у конкретного работника.

Как ГИТ проверит, перерабатывает ли сотрудник с ненормированным днем?

Чтобы проверить, перерабатывает ли сотрудник с ненормированным днем, проверяющий запросит выписку из табеля и, возможно, из электронной системы на проходной, если в компании она есть. Ориентироваться проверяющий будет на документы, которые вы оформили. Найдет несоответствия — оштрафует на сумму до 50 000 руб. по части 1 статьи 5.27 КоАП.

Игнорировать новые правила и оставлять все как есть не советуем. Внести правки в ПВТР и договоры придется. Работники с ненормированным днем могут пожаловаться в ГИТ, что вы не ведете учет их переработок и не предоставляете новые гарантии.

Надеюсь эта статья была для вас полезна.