Как составить гарантийное письмо об оплате задолженности

Гарантийное письмо об оплате задолженности составляется в произвольной форме. Включите в него сведения о задолженности (сумму, основание), а также обещание погасить ее в течение определенного срока.

Вы можете установить в гарантийном письме меры ответственности на случай, если вы не исполните собственные обещания. Например, пени за просрочку оплаты долга. Такое гарантийное письмо вызовет большее доверие у кредитора.

Учтите, что включение в гарантийное письмо новых мер ответственности по общему правилу не освобождает вас от санкций, предусмотренных договором. Так, если вы уже просрочили оплату, кредитор вправе начислить за это договорную неустойку.

Какие сведения нужно включить в гарантийное письмо об оплате задолженности

Включите в гарантийное письмо:

• сумму задолженности с указанием ее состава (основной долг, неустойка и пр.);

• реквизиты договора, на основании которого она возникла;

• обещание погасить задолженность;

• срок ее погашения.

Рекомендуем указать также при каких обстоятельствах возникла задолженность. Например, за какую партию товара возник долг, какой срок оплаты предусматривал договор и пр.

Учтите, что если вы направите кредитору гарантийное письмо с таким содержанием, это будет свидетельствовать о том, что вы признаете свой долг перед ним. В этом случае срок, отведенный кредитору на подачу иска, начнет течь заново (ст. 203 ГК РФ).

Стоит ли устанавливать ответственность за нарушение указанных в гарантийном письме обязательств

Такое условие не является обязательным, однако вы можете предусмотреть в гарантийном письме меры ответственности за неисполнение своих обязательств. Например, неустойку за нарушение срока оплаты задолженности. Тогда ваше обещание погасить долг не будет голословным и гарантийное письмо вызовет большее доверие у кредитора.

Учтите, что если договором уже предусмотрены меры ответственности, то по общему правилу гарантийное письмо не освобождает вас от них, даже если содержит новые санкции.

Вы можете освободиться от договорных санкций, только если кредитор полностью и безоговорочно согласится на меры ответственности, предложенные в гарантийном письме. В этом случае суд может посчитать, что условия договора об ответственности были изменены, поскольку гарантийное письмо выступило офертой и кредитор акцептовал ее (п. 3 ст. 434, ст. 438 ГК РФ).

В связи с этим рекомендуем указать в гарантийном письме такие новые меры ответственности, которые устроят кредитора. Например, предложите размер неустойки чуть выше, чем он был определен в договоре с условием о ее начислении с момента нарушения сроков, указанных в гарантийном письме.

Какие документы нужно приложить к гарантийному письму

Приложите к гарантийному письму документы, которые подтверждают изложенные в нем обстоятельства. Например, если вы просрочили оплату субподрядчику в связи с тем, что не получили оплату от заказчика, вы можете приложить к письму копию гарантийного письма заказчика.

Если гарантийное письмо подписывает представитель по доверенности, приложите к нему ее копию.

Если его подписывает руководитель, как правило, к письмам не прикладывают документы, подтверждающие его полномочия. Однако рекомендуем приложить их, если у вас сменился руководитель. В частности, если договор, по которому возник долг, подписан одним директором, а гарантийное письмо подписывает другой.

Образец гарантийного письма об оплате задолженности

От: ООО "Агма"

адрес: ул. Лерова, д. 7, Минусинск, 415000

Телефон: +7 (526) 451-56-78

Кому: ООО "Рамма"

адрес: ул. Невская, д. 4,

Воронеж, 123456

Телефон: +7 (812) 123-65-56

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

об оплате задолженности

ООО "Агма" имеет задолженность перед ООО "Рамма" в размере 120 000 руб., в том числе НДС 20 000 руб., в рамках договора поставки от 20.12.2022 N 235-П. Данный долг образовался в связи с получением 25.01.2022 партии ежедневников недатированных (134x212 мм, твердый переплет, артикул 114876) в количестве 300 шт.

ООО "Агма" гарантирует полное погашение задолженности не позднее 31 марта 2022 г.

В случае нарушения указанного срока ООО "Агма" обязуется выплачивать пени в размере 0,1% от суммы задолженности за каждый день просрочки.

Генеральный директор

ООО "Агма"

______________/ Д. Д. Сидоров

Примечание:

Условие о начислении пеней не является обязательным, однако стоит установить его, чтобы гарантийное письмо вызвало большее доверие у кредитора.

Учтите, что такое условие по общему правилу не освобождает вас от ответственности, ранее предусмотренной договором.