СОГЛАШЕНИЕ ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

На сегодняшний день электронная почта является основным средством коммуникации в процессе переговоров по условиям заключаемых коммерческих договоров и исполнения уже заключенных договоров. Для большинства предпринимателей очевидна необходимость придания электронной переписке юридического значения.

Основным способом удостоверения документов на бумажном носителе является собственноручная подпись уполномоченного лица. В свою очередь способом удостоверения электронной переписки является аналог собственноручной подписи – электронная подпись.

Согласно ст. 1 ФЗ «Об электронной подписи» электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Электронной подписью, которая используется для удостоверения электронного сообщения, признается адрес электронной почты отправителя.

Возможность использования адреса электронной почты в качестве электронной подписи должна быть обусловлена соглашением об электронном документообороте, что подтверждается сложившейся судебной практикой (Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 25 декабря 2013 г. N ВАС-18879/13; Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 13 июля 2009 г. N 8239/09; Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 26 сентября 2011 г. N ВАС-10974/11).

Острым с точки зрения практических последствий является вопрос о форме соглашения. С точки зрения возможностей доказывания заключение соглашения в письменной форме является оптимальным. Однако несоблюдение письменной формы соглашения об электронном документообороте не влечет его недействительности.

В качестве доказательств заключения соглашения в устной форме, в том числе путем конклюдентный действий, могут выступать:

-объяснения сторон судебного спора (например, признание факта, что стороны действительно договаривались обмениваться электронными сообщениями - Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 11 февраля 2014 г. N Ф 05-17875/13 по делу N А 41-33844/2012; Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 3 октября 2013 г. N Ф 06-7868/13 по делу N А 65-25738/2012);

-письменные доказательства принадлежности адреса электронной почты стороне спора (например, указание адреса электронной почты на визитках, в рекламе, на документах, исходящих от стороны спора - Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 16 февраля 2012 г. N ВАС-16392/11; Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 18.04.2012 г. по делу А 43-9577/2011; Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 28.04.2008 по делу N А 43-6362/2007-8-159);

-доказательства конклюдентных действий сторон спора (например, переписка с помощью электронной почты осуществлялась длительное время, и имеются доказательства, что ранее стороны признавали юридические последствия электронного документооборота: приемка заказанного с помощью электронный средств товара, оплата согласно счетам, полученным в электронной форме и пр. - Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 11 июля 2012 г. N ВАС-8152/12; Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 11 июня 2013 г. N ВАС-6857/13; Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 12 сентября 2012 г. N Ф 05-9842/12 по делу N А 40-65761/2011; Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 17 мая 2013 г. N Ф 05-3105/13 по делу N А 40-102005/2012).

Как следует из п. 2 ст. 9 ФЗ «Об электронной подписи» нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Кроме того, существенным условием соглашения в силу закона является его предмет (п. 1 ст. 432 Гражданского кодекса РФ).

Предметом соглашения об электронном документообороте является признание электронных сообщений равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его электронной подписи, на наш взгляд, следует понимать как указание в соглашении адресов электронной почты сторон и указание на принадлежность указанных адресов сторонам соглашения.

По поводу закрепления в качестве существенного условия соглашения указания на обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность, следует сказать следующее.

Как следует из п. 5 ст. 2 ФЗ «Об электронной подписи», ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи. При использовании в качестве электронной подписи адреса электронной почты ключом выступают логин и пароль, необходимые для авторизации пользователя электронного почтового ящика. Соответственно, в соглашении должна быть закреплена обязанность сторон по сохранению конфиденциальности логинов и паролей.

Однако перечень существенных условий соглашения, названных законом, является недостаточным для достижения правовой определенности по вопросам организации электронного документооборота с использованием электронной почты. Чем более подробно и четко стороны соглашения определят правила электронного документооборота, тем меньше возможности оспаривания равнозначности электронных писем документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

На практике выработаны следующие условия соглашения, позволяющие снизить правовые риски электронного документооборота:

-указание, что владелец адреса электронной почты предполагается автором электронного сообщения, а содержание электронного сообщения неизменным, пока не доказано иное (презумпции идентичности и аутентичности);

-возложение бремени доказывания неидентичности или неаутентичности на владельца адреса электронной почты;

-особые условия, при которых за электронными письмами будет признаваться равнозначность документам на бумажном носителе (например, документооборот должен осуществляться через определенного сторонами провайдера, который по запросу стороны соглашения или суда предоставляет справку о факте направления и содержании электронных документов);

-случаи, в которых за электронными письмами не будет признаваться равнозначность документам на бумажном носителе (например, в случае, когда электронное сообщение получено адресатом после получения уведомления владельца адреса электронной почты о несанкционированном доступе третьих лиц к электронному ящику);

-описание применяемых сторонами технологий и программного обеспечения (чтобы обеспечить техническую совместимость электронной переписки);

-если соглашение носит рамочный характер, необходимо указание, что соглашение применяется к любым договорам сторон независимо от наличия в указанных договорах прямой ссылки на данное соглашение;

-указание на возможность использования электронной переписки в качестве доказательства при рассмотрении споров судом.

http://www.gtplaw.ru/#!dp1/c19b5