Уважаемые коллеги!
Некоторое время назад нам был представлен для обозрения проект приказа Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации утверждающий форму трудовых книжек, вкладышей в них и так называемый «Порядок ведения и хранения трудовых книжек». Предполагается, что этот документ должен заменить, в первую очередь, два основных нормативно-правовых акта регламентирующих ведение, хранение и учет трудовых книжек, а именно: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (с изм.) "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей") и Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (с изм.) "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 № 5219).
Сложно сказать, насколько целесообразно в условиях постепенного отказа от бумажных трудовых книжек и постепенного перехода на электронный документооборот издание нового регламента. Если учесть, что по состоянию «на 29 декабря 2020 г. из 58 122 955 застрахованных лиц, 34 881 002 гражданина изъявили желание вести трудовую книжку в бумажном виде, а 5 168 011 граждан о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (из текста пояснительной записки к нормативному акту), то необходимость ведения трудовых книжек в бумажной форме будет ещё продолжительное время преследовать кадровых работников.
Рассмотрим проект подробнее.
Одним из основных моментов направленных на отмену избыточных и устаревших требований авторами документа называется отказ от необходимости ведения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее и требования скреплять их сургучной печатью или опломбировать. Сложно сказать, много ли было привлечено к административной ответственности организаций за отсутствие сургучной печати, но требование вести учёт трудовых книжек и бланков трудовых книжек в присутствует и в новом документе. Так, в соответствии с п. 42 Проекта «с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведется: а) учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в рамках которого фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка; б) учет трудовых книжек и вкладышей в них». Новый документ предоставляет работодателю право самостоятельно разрабатывать и утверждать формы книг (журналов) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек (п. 43 Проекта). При этом в этих журналах обязательно указываются даты приема трудовой книжки и её номера, а также при увольнении работника дата выдачи трудовой книжки и подпись работника, свидетельствующая о получении им трудовой книжки.
Обратите внимание! «Формы указанных книг (журналов) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии)». Если я правильно понимаю, журналы учета должны будут утверждаться приказом работодателя, а при дальнейшем ведении пронумерованы, прошнурованы и т.п.
Другими преимуществами нового документа, по мнению авторов, является отказ от необходимости знакомить «работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью» и «заверять подписью работника при его увольнении (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя», а также «заполнять трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые, в присутствии работника» (из пояснительной записки). Действительно, все эти требования являлись избыточными и большинством небольших работодателей не соблюдались. Подписи работников в соответствующем разделе личной карточки собирались, как правило, непосредственно перед проверкой надзорным органом или при увольнении работника.
Новый регламент приводит однозначные примеры внесения записей об увольнении с указанием не только номера и пункта статьи Трудового кодекса, но и его части. Это закрепляет уже сложившуюся практику и соответствует требованиям части пятой статьи 84.1 Трудового кодекса РФ, согласно которой «запись в трудовую книжку… об основании и о причине прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии… и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи».
Предполагаются изменения в порядок ведения трудовых книжек дистанционных работников. В соответствии п. 2 Порядка «при дистанционной работе сведения о работе вносятся по соглашению сторон трудового договора», что соответствует требованиям ч. 6 ст. 312.2 Трудового кодекса РФ («по желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку дистанционного работника при условии ее предоставления им, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением»).
В проекте документа проработан вопрос внесения сведений об образовании работников, приведены виды образования. Эти сведения зачастую вызывали вопросы у отдельных кадровиков (см. пп б п 8 Порядка, «запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)…»).
Завершая краткий обзор документа, следует отметить, что предлагаемый документ в определённой степени упростит работу сотрудников ответственных за ведение кадровой документации, особенно не обладающих специальным образованием. К сожалению, в проекте документа имеется ряд опечаток, которые вызывают вопросы к тщательности его подготовки. Например, «если работник принят на работу 5 сентября 2020 г. в трудовой книжке делается запись: «05.09.2018» и ряд других. Уверен, что в окончательном варианте всё это будет исправлено.
48.7к
