Проблемы с принятием авансового отчета из-за отсутствия подтверждающих документов

Здравствуйте, Екатерина!

Обратитесь к поставщику с письменным заявлением и потребуйте выслать Вам чек.

сделать запрос в налоговую, и посмотреть по ОКВЭД в выписке какой вид деяельноти осущствляет ( ФЗ № 129)

Здравствуйте!

Даже если согласно выписке из ЕГРЮЛ в отношении данной организации и не будет указан такой вид деятельности, как деятельность гостиниц, это не свидетельствует, что она занимается данной деятельностью незаконно.

Такой вид деятельности, как деятельность гостиниц не подлежит лицензированию в соответствии с Федеральным законом "О лицензировании отдельных видов деятельности".

Согласно ст. 49 Гражданского кодекса РФ, коммерческие организации, за исключением унитарных предприятий и иных видов организаций, предусмотренных законом, могут иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом.

Если документы работника оформлены надлежащим образом, то работодатель обязан на их основании оплатить работнику проживание по месту командировки.

Добрый вечер!

Отвечаю Вам по существу:

Расходы на наем жилого помещения подтверждаются, например, счетом из гостиницы. В нем должны быть указаны, в частности, время проживания командированного, стоимость проживания в день и за весь период, а также стоять отметка об оплате услуг гостиницы. Счет должен быть подписан уполномоченными лицами (например, дежурным администратором, кассиром-оператором) и заверен печатью.

Документ о найме жилого помещения, выдаваемый в зарубежном отеле в подтверждение расходов на проживание, необходимо построчно перевести на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Перевод подтверждающих документов на русский язык должен осуществляться за счет средств работодателя, так как эти расходы связаны со служебной командировкой (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Соответственно, в силу указанной нормы, если работник самостоятельно оплатил услуги переводчика, работодатель обязан возместить данные расходы на основании подтверждающих документов (например, на основании договора возмездного оказания услуг).

Работодатель в локальном нормативном акте или коллективном договоре вправе закрепить порядок осуществления перевода на русский язык документов, которые выдаются работникам в иностранных государствах и подтверждают расходы, связанные с командировкой (ст. 8 ТК РФ). Например, в локальном нормативном акте может быть предусмотрено, что перевод осуществляется кем-либо из работников организации в рамках его трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором или профессиональным переводчиком на основании договора возмездного оказания услуг (письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Каким документом можно подтвердить расходы по найму жилого помещения, если командированный работник с ведома работодателя самостоятельно снял комнату у собственника - физического лица?

В этом случае основанием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения, заключенный в соответствии со ст. 671 ГК РФ и ст. 30 ЖК РФ. Подтверждать расходы на проживание может также договор поднайма жилого помещения, заключенный согласно ст. 685 ГК РФ и ст. 76 ЖК РФ. При этом к договору найма (поднайма) должна быть приложена расписка наймодателя о получении платы.

Если ваш работодатель сомневается в оказании ООО гостиница "Галант" гостиничных услуг вам, то в любом случае ваш работодатель будет это обстоятельство проверять. Необязательно запрашивать выписку из ЕГРЮЛ в налоговой инспекции, работодатель может сделать официальный запрос в гостиницу и проверить, проживали ли вы там фактически. Вам на будущее лучше заручиться доказательствами проживания помимо чека и отчета - взять справку у директора гостиницы например.

Все это укажите в объяснительной по факту служебной проверки (ст. 193 ТК РФ)

Вполне может оказывать гостиничные услуги.

Деятельность гостиниц не подлежит лицензированию в соответствии с Федеральным законом "О лицензировании отдельных видов деятельности".

жил на семной квартире посуточно. дали такие докуметы. стали проверять. ООО галантсуществует. зарегестрировано. основной вид деятельности- торговля. может ли такая ооо оказывать гостиничные услуги. как проверить?

Работодатель обязан оплатить работнику проживание по месту командировки.

Деятельность гостиниц не подлежит лицензированию в соответствии с Федеральным законом "О лицензировании отдельных видов деятельности".

"гостиница" - имущественный комплекс (здание, часть здания, оборудование и иное имущество), предназначенный для предоставления услуг;

3. Исполнитель обязан довести до сведения потребителя свое фирменное наименование (наименование), место нахождения (юридический адрес) и режим работы. Исполнитель размещает указанную информацию на вывеске.

Исполнитель - индивидуальный предприниматель должен предоставить потребителю информацию о своей государственной регистрации и наименовании зарегистрировавшего его органа.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 25.04.97 N 490 (ред. от 06.10.2011) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСТИНИЧНЫХ УСЛУГ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

ПРАВИЛА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСТИНИЧНЫХ УСЛУГ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Спасибо за ответ. но вопрос остался. работодатель не принимает эти документы, утверждая, что они поддельные. на форме 3-Г написано ООО гостиница галантсотрудник уверяет,что снимал квартиру посуточно у этой организации. дали чек и форму 3-г. но когда стали проверять,выяснилось,что такое ооо действительно существует. но, гостиницы с таким названием нет. собственник ооо просто стает квартиры предоставляя отчетные документы как в гостинице. работодатель грозится судом,считая, что сотрудник предоставляет подложные документы. кто прав?

Нет, для предоставления отчетности необходимы оригиналы подтверждающих расходы документов. Только оригинал может быть надлежащим доказательством в суде (ст. 55 ГПК РФ) и соответствовать требованиям к документам отчетности согласно ФЗ "О бухгалтерском учете"

Здравствуйте.

Вы обязаны будете предоставить авансовый отчет о командировке с приложением оригиналов платежных документов

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 13 октября 2008 г. N 749

ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ

В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

26. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

Действителен ли скан квитанции со счетом гостиницы для отчета по командировке?

---нет конечно. просите выслать вам счёт по оплате с печатями и подписями из гостиницы. согласно Приказа Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №32н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99»

Скан квитанции не является оправдательным документом.

Нужен счёт с фиолетовой печатью гостиницы для принятия документа с целью возмещения командировочных расходов согласно ст. 168 ТК РФ.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом

По общему правилу при составлении авансового отчета в качестве документов подтверждающих расходы прикладываются оригиналы.

,которые для бухгалтерии согласно ст9 ФЗ Об бухгалтерском учете являются первичными учетными документами.

Однако исходя из того что Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта вы можете переговорить с руководителем вашей организации насчет принятия к отчетности скана квитанции.если он руководитель разрешит то бухгалтерия примет такой скан при составлении авансового отчета

Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями и дополнениями).

Статья 9. Первичные учетные документы .

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Система ГАРАНТ: Подробнее ➤

.

отказ правомерный, даты должны совпадать в соотв с правилами ведения бух-го учета

Статья 57 НК РФ. Правила налогового учета.

1. Налогоплательщик (налоговый агент) осуществляет ведение налогового учета в тенге по методу начисления в порядке и на условиях, установленных настоящим Кодексом.

2. Метод начисления – метод учета, согласно которому результаты операций и прочих событий признаются по факту их совершения, в том числе со дня выполнения работ, предоставления услуг, отгрузки и передачи товаров покупателю или его доверенному лицу с целью реализации или оприходования имущества, а не со дня получения или выплаты денег или их эквивалентов.

3. Налогоплательщик (налоговый агент) на основе налогового учета по итогам налогового периода определяет объекты налогообложения и (или) объекты, связанные с налогообложением, и исчисляет налоги и другие обязательные платежи в бюджет.

Вам в суд, ходатайствуйте о вызове в суд свидетелей из гостиницы согласно ст. 69 ГПК РФ: "Лицо, ходатайствующее о вызове свидетеля, обязано указать, какие обстоятельства, имеющие значение для рассмотрения и разрешения дела, может подтвердить свидетель, и сообщить суду его имя, отчество, фамилию и место жительства".

Только по суду обяжете работодателя компенсировать проживание.

В данном случае Ваш работодатель просто перестраховывается, чтобы не было проблем с ИФНС. Вы же сами понимаете, что нестыковки в датах есть.

Согласно ст. 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Счет фактура должна быть составлена в течение пяти дней после совершения операции, так что все законно. Вот только Вашему бухгалтеру это пофиг. А вообще если вы за наличный расчет - с квитанцией отчитаться будет достаточно. Я всегода авансовый отчет сдаю и прикладываю квитанцию из гостиницы

Кассовый чек от 15.06.2014г., а счет от 20.06.2014года.Бухгалтерия отчет не принемает, т.к. не совпадают даты.

---ничего страшного, перепишите счёт. в чем проблема-то?

Действия бухгалтера не обоснованные, поскольку счет может быть выставлен позже выдачи чека исходя из длительности проживания. Противоречий никаких нет.

Статьей 167 Трудового кодекса РФ предусмотрены гарантии при направлении работника в командировку, в частности организация обязана возместить расходы, связанные с командировкой. К таким расходам, согласно статье 168 ТК РФ, относятся:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Поэтому перед отправлением в командировку работнику выдается, как правило, из кассы аванс (денежные средства) на командировочные расходы. И оформляется этот аванс расходным кассовым ордером по форме N КО-2, которая утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Каждая организация (кроме кредитных и бюджетных организаций) обязана вести учет хозяйственной деятельности методом двойной записи на счетах, предусмотренных Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 октября 2000 г. N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению". Также организации следует руководствоваться Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом N 94н.

Сумма выданного аванса отражается в бухгалтерском учете по Дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в Корреспонденции со счетом 50 "Касса".

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных суммах (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального Банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40). При этом авансовый отчет оформляется по форме N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы:

- авиа - и (или) железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд);

- счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание);

- другие документы, подтверждающие произведенные расходы.

Конечно, это не правильно когда оплата за услуги гостиницы происходит раньше чем выписан счет на оплату. Ведь счет это фактически оферта (договор), который Вы принимаете, производя оплату. Попробуйте решить вопрос с гостиницей по замене, либо исправлению счета.

Счет-фактура и чек могут иметь разную дату, т.к. договором может быть предусмотрена предоплата(аванс).

Однако отражение доходов/расходов и уплаты/вычета НДС в бухгалтерской отчетности (отчетный период) зависит от учетной политики на Вашем предприятии - учет по дате оплаты или по дате поступления документа (счет-фактуры).

Чаще всего организации учитывают НДС по дате поступления/создания документа (т.е. по документам), а доходы/расходы - по поступлении оплаты (т.е. по банку/кассе).

В таких случаях могут возникать расхождения в бухгалтерской отчетности по НДС и налогу на прибыль, которые признаются налоговыми органами допустимыми при наличии бухгалтерской справки о разных методах расчета налогов.

чтобы подстраховаться напишите объяснительную, что сначала Вы по факту оплатили, а затем оформили с контрагентом счет позднее и в чем была причина такой задержки.

Уважаемая Галина Юрьевна , г. Белорецк !

По общему правилу :

- вначале выписывается Счёт;

- затем на основании Счёта производится оплата с выдачей кассового чека.

Не редко в гостиницах на данный порядок оформления документов НЕ обращают внимание, а в итоге страдает клиент.

Желаю вам удачи Владимир Николаевич

г.Уфа 24.06.2014г

10:27 моск.

Пишите заявление об оплате и в нем же объяснения. что счет выписывает гостиница . а не вы по СВОИМ правилам. Требуйте оплату. И приписку." В случае вашего отказа я буду обращаться в суд с иском о взыскании расходов и морального вреда и в прокуратуру с жалобой на нарушения вами трудовых прав работников."

Для подтверждения расходов вам достаточно чека и командировочного удостоверения, счет на оплату услуг вообще не является подтверждающим расходы документом. Перепишите отчет и исключите из него счет.

Абсолютно правомерно действует бухгалтерия. Предоставьте документы одной, реальной даты.

Если в вопросе имеется ввиду счёт на оплату, то он как правило выставляется в случае безналичных расчётов.

Если оплата производится в день получения услуги то выдаётся только кассовый чек.

Если в вопросе под счётом понимается счёт-фактура, то она может быть выставлена в течение 5 дней от даты совершения операции.

В любом из этих случаев отказ в приёме отчёта по командировке не правомерен.

Ув.АЛЕКСЕЙ. Вопрос возмещения за такси В ДАННОЙ СИТУАЦИИ зависит только от директора. Его прничина отказа надумана. ПОЯСНЮ. почему вы ни в одной инстанции не решите свой вопрос положительно. Н в суде. Ни в ГИТ. ни в прокуратуре... НИГДЕ. Дело в том. что в ТК РФ в разделе КОМАНДИРОВКИ не яаляется обязанностью РАБОТОДАТЕЛЯ оплата расходов по проезду в месте назначения. Почитайие Перечень оплачиваемых расходов. ОПЛАТА ДОП РАСХОДОВ КАК ВАШИ. ДОЛЖНЫ ПРЕДУСМАТРИВАТЬСЯ В ПОЛОЖЕНИИ О КОМАНДИРОВКАХ. С. этим Положением вас ОБЯЗАНЫ

были ознакомить под роспись при приеме на работу. В отделе кадров. Вас видимо не ознакомили. Это. нарушение требовпний ТК РФ. ВАШИ ТРУДОВЫЕ ПРАВА НАРУШЕНЫ. И ВЫ ВПРАВЕ согласно ТК РФ потребовать от директора компенсации морального вреда. Путем заключения простого СОГЛАШЕНИЯ В ДОСУДЕБНОМ ПОРЯДКЕ. Кроме этого вы вправе написать ЗАЯВЛЕНИЕ В ГИТ о нарушении работодателем ТК РФ В части не ознакомления вас с локальным нормативным актом - ПОЛОЖЕНИЕМ О КОМАНДИРОВКАХ. ГИТ ОБЯЗАНА зв это нарушение привлечь к адм. ответственности работодателЯ. но для началв вы потребуйте от директора копию Положения о командировках согласно ст.60 ТК РФ ДИРЕКТОР ОБЯЗАН выдать в течение 3 раб. дней ПО ВАШЕМУ ЗАЯВЛЕНИЮ.

В положении о командировках есть упоминание о возможности использовать такси, если воспользоваться другим общественным транспортом нет возможности (например, в ночное время).

Но вопрос не в этом. Работодатель готов возместить такси только после предоставления ЧЕКА С QR-кодом. Таксист выдал только БСО (квитанция) и там печать ООО "Рога и копыта". На сайте www.rusprofile.ru есть инфо, что в данная организация состоит из 1-го сотрудника. Можно ли считать ее как ИП, если да, то как добиться возмещения расходов по такси от работодателя?

Ну не совсем так. а лучше воспользоваться ст. 142 ТК РФ.

Трудовой кодекс РФ - Статья 142. Ответственность работодателя за нарушение сроков выплаты заработной платы и иных сумм, причитающихся работнику

В случае задержки выплаты заработной платы на срок более 15 дней работник имеет право, известив работодателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы.

В период приостановления работы работник имеет право в свое рабочее время отсутствовать на рабочем месте.

Работник, отсутствовавший в свое рабочее время на рабочем месте в период приостановления работы, обязан выйти на работу не позднее следующего рабочего дня после получения письменного уведомления от работодателя о готовности произвести выплату задержанной заработной платы в день выхода работника на работу.

Пишите своему работодателю такое

ЗАЯВЛЕНИЕ

Настоящим заявлением ставлю Вас в известность, что на основании ч. 2 ст. 142 ТК РФ я приостанавливаю работу до выплаты задолженности по компенсации расходов на командировку.

Основанием к принятию мною такого решения послужила задержка в выплате компенсации:

- за …. года в сумме 000 ( тысяч) рублей;

- за ….. года 000 (тысяч ) рублей

На основании Конституции РФ, ТК РФ, международных договоров, принудительный труд запрещен. Работа без своевременной оплаты труда является принудительным трудом.

Требую выплаты полагающейся мне компенсации, процентов за задержку выплаты и компенсации морального вреда.

До полной выплаты истребуемых мною сумм отказываюсь приступать к работе.

Вы можете обратиться в суд с иском или с жалобой в прокуратуру для повеления проверки.