Утеря первичных документов ООО на УСН 6 - санкции ФНС и необходимость восстановления

597₽ VIP

Здраствуйте!

Если необходимых первичных документов не окажется в ходе очередной налоговой проверки, инспектор имеет право наложить такие штрафы на организацию:

200 рублей за каждый не предоставленный документ (п.1 ст.126 НК РФ)

10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период

30 000 рублей – за несколько отчетных периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ)

в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ)

Если есть возможность восстановить, то конечно надо восстанавливать.

Здравствуйте Влад!

Здравствуйте Вам необходимо восстановить первичные документы, так как если никаких мер по исправлению ситуации предпринято не будет, компания может быть обвинена в недобросовестности п. 2 ст. 120 НК РФ. И наложить штраф существенный.

КоАП РФ Статья 13.25. Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах.

Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. А так же подтверждение, что мер были предприняты для поиска первичных документов.

Проведение сверок с контрагентами.

Направление запросов на восстановление документов.

Приведение обоснований о процессе восстановления счет-фактуры.

Предоставление переписки с контрагентами о восстановлении бумаг.

Приведение квитанций, чеков, реестров.

Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.

Подробнее ➤

Всего Вам наилучшего!

Здравствуйте, Влад!

Документы необходимо восстановить.

1. Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" организация должна обеспечить сохранность первичных документов в течение отведенного срока хранения.

2. Такие же требования к сохранности учетных документов содержатся и в разделе 6 Положения № 88.

3. Так как документы являются подтверждением хозяйственных операций, их отсутствие при проверке будет расцениваться как несоблюдение требований законодательства и нарушение порядка ведения учета.

Кроме административной ответственности за утерю первичных документов может быть налоговая или уголовная ответственность.

4. Суммы штрафов указаны юристом в первом ответе.

Восстанавливайте максимально.

Всех благ Вам!

Здравствуйте!

1. Законодательством о бухгалтерском учете предусмотрена и обязанность руководителя по восстановлению утраченных документов.

2. С целью минимизации налоговых рисков следует предпринять меры для восстановления утраченной документации, срок хранения которой не истек (например, оформить дубликаты). В случае невозможности подписания дубликатов теми лицами, которыми заверялись утраченные документы, дубликаты могут быть подписаны действующим руководителем и лицами, которые на данный момент уполномочены подписывать подобные документы. Конкретный порядок организация вправе разработать и утвердить самостоятельно.

3. В соответствии с Приказом Минфина России от 16.04.2021 N 62 н (ред. от 23.12.2021) "Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете" (Зарегистрировано в Минюсте России 07.06.2021 N 63814) в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели (далее - комиссия). В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашают представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель предприятия.

В аналогичном порядке рекомендовали действовать и специалисты налоговых органов (письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411). Наряду с этим чиновники указывают на необходимость восстановления налогоплательщиком утраченных документов (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 15.08.2013 № АС-4-3/14759@), от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191, от 11.08.2011 № 03-02-07/1-288, УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411).

Первичные документы придется восстанавливать однозначно - бухгалтеру будет сделать это не так сложно, как по времени только затратно.

Если налоговая начнет проверку - то могут быть штрафы при отсутствии первичной документации.

В случае утраты документов бухгалтерского учета (в частности, гибели, пропажи), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, экономический субъект должен принять все возможные меры по их восстановлению.

Плюс в ООО в бухгалтерии - у вас четко должен быть прописан бухгалтер и ответственное лицо за бухучет.

Согласно ФЗ от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 23.07.1998) "О бухгалтерском учете"

Статья 18. Ответственность за нарушения законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете.

Руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Закон разрешает исправлять ошибки, если они есть в бухотчетности в соответствии с Стандартом. При этом первичная бухгалтерская отчетность должна быть.

К тому же если выяснится "недостача в казну", то ООО придется платить не по УСН 6%, а по общему режиму налогообложения, так же могут применимы быть такие санкции как пени и штрафы.

Удачи!

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (п.1 ст.29 Закона РФ от 06.12.2011 г №402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Налоговым Кодексом РФ также на налогоплательщиков возлагается обязанность в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (пп.8 п.1 ст.23 НК РФ).

Конкретные обязанности, которым должна следовать организация в случае утраты первичных учетных документов, законом не установлены.

Единственным актом, регламентирующим действия организации в подобной ситуации, ранее былоПоложение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР от 29.07.1983 № 105), которое применяется в части, не противоречащей нормативным правовым актам, изданным позднее (п. 3 информации Минфина России от 11.09.2015 № ПЗ-13/2015).

Подробный порядок действий и рекомендации описаны в статье по ссылке Подробнее ➤

Но с 1 января 2022 вступил в силу Приказ Минфина России от 16 апреля 2021 г. N 62 н

"Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", по которому восстановление обязательно.

Согласно статье 15.11 КоАП РФ, при нарушении сроков хранения или уничтожении документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%, на должностных лиц взыскивается штраф от 2000 до 3000 рублей.

Если первичных документов не окажется в ходе очередной налоговой проверки, Возможна ответственность в виде-штрафа 200 рублей за каждый не предоставленный документ (п.1 ст.126 НК РФ);

- штраф 10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период; 30 000 рублей – за несколько отчетных периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ);

- штраф в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Здравствуйте Влад

Законодательство предусматривает налоговую ответственность за отсутствие бухгалтерских документов. Речь идет о статье 120 Налогового кодекса РФ. Таким нарушением признается отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета. Руководствуясь этой статьей, налоговики в случае отсутствия первичных документов требуют от организации заплатить штраф в размере 5000 руб. А если утрата бухгалтерских документов повлекла за собой занижение налоговой базы, то размер штрафа составит 10 процентов от суммы не уплаченного налога, но не менее 15 000 руб. Кроме того, налоговики могут оштрафовать компанию и по статье 126 Налогового кодекса РФ – по 50 руб. за каждый не представленный по требованию инспекции документ. Ответственность должностных лиц За утрату бухгалтерских документов может быть наказана не только организация, но и ее должностные лица – директор и главный бухгалтер. Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрена административная по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В качестве наказания должностных лиц установлен штраф в размере от 2000 до 3000 руб. Привлечь к ответственности в виде наложения штрафа может только суд

Источник: Подробнее ➤

В результате вышеизложенного: Во избежании привлечения к ответственности нужно восстанавливать документы.

Добрый день.

Влад, Вам следует принять меры по восстановлению тех документов, срок хранения которых не истек. Документы, использованные при составлении налоговой отчетности, начислении и уплате налогов и страховых взносов, а также подтверждающие полученные доходы и произведенные расходы, хранятся как минимум за четыре и шесть лет соответственно.

Отсутствие документов может повлечь применение к организации и ее должностным лицам налоговой и административной ответственности.

НК РФ не устанавливает порядок, сроки и форму уведомления налогового органа об утрате первичных документов, бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности (кроме случаев, когда такие документы затребованы при проведении проверки или налогового мониторинга (п. 3 ст. 93 НК РФ, п. 5 ст. 93.1 НК РФ, ст. 105.19 НК РФ)).

Вне рамок проведения проверки организация может представить в налоговый орган по месту учета заявление (уведомление, письмо), составленное в произвольной форме.

Часть 3 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) обязывает организацию обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (письма Минфина России от 02.03.2015 N 03-02-08/10499, от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610).

В свою очередь, часть 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ устанавливает, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Первичные учетные документы, отвечающие требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ, являются подтверждением и данных налогового учета (п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ, письма Минфина России от 01.11.2019 N 03-03-06/1/84378, ФНС России от 13.01.2016 N СД-4-3/105@).

Налоговое законодательство обязывает налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). При этом сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, должна быть обеспечена плательщиком страховых взносов в течение шести лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

По мнению финансового ведомства, документы, утраченные до истечения установленного срока хранения, должны быть восстановлены (письма Минфина России от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 15.08.2013 N АС-4-3/14759@), от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191). То есть восстанавливать нужно как минимум те документы, срок хранения которых не истек (письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411).

Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы (п. 1 ст. 93 НК РФ).

Документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, могут быть истребованы налоговыми органами, в частности, в случаях проведения в отношении этого налогоплательщика повторной выездной налоговой проверки (п. 10 ст. 89 НК РФ) и проведения иных мероприятий налогового контроля, в том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, и информации относительно конкретной сделки (ст. 93.1 НК РФ).

Положения п. 5 ст. 93 НК РФ фактически не исключают возможность повторного истребования документов налоговым органом. В этой связи считаем, что вне зависимости от того, проводилась или нет в отношении организации налоговая проверка, налогоплательщику целесообразно восстановить все документы, ранее использованные при составлении налоговой отчетности, начислении и уплате налогов и страховых взносов, а также подтверждающие полученные доходы и произведенные расходы как минимум за указанные выше периоды (четыре и шесть лет соответственно).

В случае отсутствия первичных документов, необходимых для расчета налогов, налоговые органы вправе при проведении проверки определять суммы налогов расчетным методом на основании пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ (письмо Минфина России от 20.09.2007 N 03-02-08-12 (документы сгорели при пожаре)). Поэтому налогоплательщику следует восстановить утраченные документы, в том числе и с позиции гарантии определения его налоговых обязательств в исчисленном ранее размере.

Также отсутствие первичных учетных документов, счетов-фактур может служить основанием для привлечения организации к налоговой ответственности по ст.ст. 120, 122, 126 НК РФ (в зависимости от обстоятельств) (письма Минфина России от 22.05.2019 N 03-02-07/1/36882, от 09.06.2011 N 03-02-07/1-187).

Привлечение организации к ответственности за совершение налогового правонарушения не освобождает ее должностных лиц при наличии соответствующих оснований от административной, уголовной или иной ответственности, предусмотренной законами РФ (п. 4 ст. 108 НК РФ).

Отсутствие первичных учетных документов в течение установленных сроков хранения таких документов может повлечь также и привлечение должностных лиц организации к административной ответственности на основании:

- ст. 15.11 КоАП РФ в виде штрафа в размере от 5000 до 10 000 рублей. При повторном правонарушении - от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до двух лет;

- ст. 15.6 КоАП РФ в виде штрафа в размере от 300 до 500 рублей.

Вместе с тем, как указывают судьи, из содержания норм ст.ст. 93 и 126 НК РФ следует, что для привлечения налогоплательщика к ответственности за правонарушение, предусмотренное п. 1 ст. 126 НК РФ, необходимо, чтобы он располагал истребованными налоговым органом документами (документы должны быть у последнего в наличии) и представил их не в установленный срок либо уклонялся от представления документов. Например, в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 12.12.2019 N Ф 04-5668/19 по делу N А 70-313/2019 в ответ на требование налогового органа о представлении документов налогоплательщиком в Инспекцию направлено письмо от 31.07.2017 о невозможности представления части запрошенных документов в связи с их утратой и невозможностью восстановления из-за поломки жесткого диска компьютера во время скачка напряжения в период ремонта офиса. В дальнейшем часть документов была представлена, однако суд принял решение не в пользу организации, поскольку, по мнению судей, общество не исполнило и несвоевременно исполнило обязанность по представлению в налоговый орган документов, необходимых для осуществления налогового контроля, и тем самым совершило виновное противоправное деяние, образующее состав налогового правонарушения, за которое предусмотрена ответственность на основании п. 1 ст. 126 НК РФ.

Для случаев невозможности представить документы существует норма п. 3 ст. 93 НК РФ, согласно которой если проверяемое лицо не имеет возможности представить истребуемые документы в течение установленного этим пунктом срока, оно в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов, письменно уведомляет проверяющих должностных лиц налогового органа о невозможности представления в указанные сроки документов с указанием причин, по которым истребуемые документы не могут быть представлены в установленные сроки, и о сроках, в течение которых проверяемое лицо может представить истребуемые документы. Форма такого уведомления (Форма по КНД 1125045) утверждена Приложением N 1 к приказу ФНС России от 24.04.2019 N ММВ-7-2/204@. Уведомление направляется также и в случаях, указанных в п. 5 ст. 93.1 НК РФ, п. 5 ст. 105.29 НК РФ. Финансовое ведомство полагает, что направить уведомление необходимо в случае отсутствия истребуемых для проверки документов (письмо Минфина России от 22.05.2019 N 03-02-07/1/36882) (смотрите также информацию ФНС России от 10.06.2019 "ФНС России обновила уведомление о невозможности представить вовремя истребуемую информацию"; материал: С 9 июня текущего года сообщать инспекции о невозможности представить запрошенные документы нужно по новой форме ("Налоговый вестник Оренбургской области", N 6, июнь 2019 г.)).

К уведомлению необходимо приложить копии документов, которыми организация может подтвердить причины отсутствия истребуемых документов (акт о заливе и т.п.). Сделать это надо в первый рабочий день после получения требования ИФНС (абзац второй п. 3 ст. 93 НК РФ).

В постановлении Шестнадцатого ААС от 31.05.2019 N 16 АП-1169/19 (постановлением АС Северо-Кавказского округа от 28.10.2019 N Ф 08-8174/19 оставлено без изменения) суд привел положения п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105, где сказано, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследованию причин гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. В случае утраты документов по причине пожара, наводнения, хищения или иным причинам (аварийным ситуациям) составляются: приказ о назначении комиссии по расследованию причин утраты документов; акт, составленный вышеуказанной комиссией, утвержденный руководителем организации; акт инвентаризации имущества и финансовых обязательств; справки из органов государственной противопожарной службы, правоохранительных органов, МЧС, коммунальных служб и др. компетентных органов; иные документы, подтверждающие соответствующие обстоятельства. Однако по совокупности собранной обществом информации о затоплении и акта технического осмотра водопроводно-канализационных устройств суд не признал невозможным представление доказательств в связи с

Влад, здравствуйте.

Да, нужно восстановить документы.

Санкции - Статья КоАП РФ 15.11 Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

-------------------

Наличие документов бухгалтерского учета и (или) отчетности у руководителя должника предполагается и является обязательным требованием закона, законодательством о бухгалтерском учете предусмотрена обязанность по восстановлению утраченных документов и руководитель должника обязан доказывать наличие уважительных причин непредставления документации, при этом невыполнение требования о предоставлении первичных бухгалтерских документов или отчетности приравнивается к их отсутствию. Законодательством о бухгалтерском учете предусмотрена и обязанность руководителя по восстановлению утраченных документов.

Подробнее ➤

© КонсультантПлюс, 1992-2022

--------

Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"

организация должна обеспечить сохранность первичных документов в течение отведенного срока хранения

С уважением.

Влад добрыйдень!

Штрафные санкции предусмотрены в НК РФ, но пока война есть время пропробовать восстановить документы.

Отчетные формы можно заказать у аудиторов.

10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период

30 000 рублей – за несколько отчетных периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ)

в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ)

Если есть возможность восстановить, то нужно восстанавливать.

Если интересуют аудиторы то обращайтесь к любому юристу на сайте 9111, который вам это предложит.