Организация разрабатывает систему хранения кадровых документов сотрудников без ведения личных дел

Здравствуйте, Елена!

Плохо, что не предусмотрено ведение личных дел, потому что кадровые документы обладают высокой социальной значимостью (особенно документы, содержащие персональные данные), так как служат документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения», утвержденным приказом Росархива от 6 октября 2000 года, в частности установлены сроки хранения следующих документов:

Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами - Постоянно

Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров - 5 лет ЭПК (статус ЭПК означает что такие данные по истечение срока хранения должны быть переданы в Росархив)

Записки, заменяющие приказы по личному составу - 5 лет ЭПК (в том числе - о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках)

Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и другое):

а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания - Постоянно

б) работников - 5 лет ЭПК

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел - 75 лет ЭПК

Личные карточки работников (в том числе временных работников) - 75 лет ЭПК

и т.д.