Я работаю в ООО и использую в производственной деятельности личную легковую автомашину. Как оформлять мои расходы?

Уважаемый Валерий!

Денежная компенсация положена только тем сотрудникам, работа которых связана с постоянными служебными разъездами (например, курьер, менеджер, исполнительный директор и т. д.). Разъездной характер работы должен быть закреплен в должностных инструкциях.

Сумму компенсации определяет руководитель организации по договоренности с работником. Как правило, размер компенсации зависит от интенсивности использования и марки автомобиля, который эксплуатируется в служебных целях. Компенсация назначается с учетом того, что работник должен оплатить свои расходы, связанные с покупкой бензина, текущим ремонтом автомобиля и т. д. Поэтому, если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с оплатой расходов по эксплуатации машины, ему не полагаются.

Компенсация начисляется на основании приказа руководителя. Типового бланка для такого приказа нет. Поэтому он составляется в произвольной форме. Как правило, в приказе указывают фамилию, имя и отчество сотрудника, которому назначается компенсация, его должность и ежемесячную сумму компенсации. Приказ может выглядеть, например, так:

ЗАО «Актив»

Приказ

от 25 декабря 2002 года№ 18/КА

С 1 февраля 2002 года назначить менеджеру Петрову Анатолию Николаевичу ежемесячную компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях в размере 1800 рублей.

ДиректорСомов/В.Д. Сомов/

Для того чтобы получить компенсацию, работники должны представить в бухгалтерию нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля. Если автомобиль используется по доверенности, в бухгалтерию сдается ее копия.

Выдается компенсация один раз в месяц.

Обратите внимание: компенсация не выдается в тех случаях, когда личный автомобиль сотрудником не используется. Например, если сотрудник находится в отпуске, командировке или болеет.

Вы свои расходы подтверждаете квитанциями, чеками, договорами и т.д.Способ оформления должен определить Ваш работодатель - в виде отчета или иным образом.

С уважением,