Хотела узнать по какой статье нельзя хранить личные дела работников на работе.

Не хранятся в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с работой. Также нельзя хранить в личном деле копии документов, которые содержат персональные данные сотрудника. К ним относятся:

паспорта,

свидетельство ИНН,

СНИЛС,

диплом об образовании,

военный билет,

свидетельство о заключении или расторжении брака, рождении ребенка. Их наличие в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещён. Эти документы кадровый работник проверяет, вносит данные в личную карточку и возвращает сотруднику (ст. 65 ТК). Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Милана, не совсем ясен вопрос - НЕЛЬЗЯ ХРАНИТЬ НА РАБОТЕ? А где они должны храниться? Дела хранятся в отдельном помещении на работе, как в сейфах, так и в специальных запирающихся шкафах. Единственное требование — доступ третьих лиц к содержанию этих хранилищ запрещен.

Архивация и решение вопроса, где должны храниться личные дела сотрудников, возложены на сотрудников отдела кадров, специально уполномоченных на это приказом руководителя организации (даже в кадрах не все готовят дела к архивации).

Ответственность за ведение личных дел Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14 ТК РФ. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел. Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов.

Хранение копий документов в личных делах сотрудников — это элемент системы кадрового документооборота, регламентированный законодательно. За нарушение правил обращения с документами предусмотрен штраф.

Избежать наказания удастся, если компания обоснует необходимость наличия бумаг и получит согласие работников на обработку персональных данных.

Согласно ФЗ от 27.04.2004 № 79-ФЗ и Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 ведение личных дел обязательно для государственных служащих, для остальных категорий — по желанию работодателя.

Делайте выводы.