Риски и особенности использования ЭЦП и ЭДО при подписании документов после начала/завершения оказания услуг и вопросы учета расходов.

199₽ VIP

Здравствуйте.

В вашем вопросе есть два блока - юридический и бухгалтерский.

Я нее буду отвечать на бухгалтерскую часть, так как не специалист в данном вопросе. Отвечу только на юридическую часть о рисках. Риск в том, что контрагент может отказаться оплачивать работу (услуги), выполненную до подписания и отправки договора по ЭДО. Чтобы этого не было, в текст договора обязательно включается пункт о том, что условия заключенного договора применяются к отношениям, возникшим до заключения договора (ст. 425 ГК РФ).

Здравствуйте Амир!

Отвечу вам по существу заданного вами вопроса.

Проблем нет, та как информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Правовое основание - ст. 6 Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 24.02.2021) "Об электронной подписи".

Рисков нет. Так что когда начато подписание подписью и начат электронный документооборот и когда начаты и окончены сделки.

Что касается отчетного периода в котором следует учитывать - зависит от условий договора, учетной политики организации. Как правило учитываться должно согласно дат подписания акта выполненных работ.

Под налоговым периодом понимается календарный год или иной период времени применительно к отдельным налогам, по окончании которого определяется налоговая база и исчисляется сумма налога, подлежащая уплате. Зависит от формы организации. Налоговый период может состоять из одного или нескольких отчетных периодов с учетом особенностей, установленных ст. 55 НК РФ.

"Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 17.02.2021)

НК РФ Статья 285. Налоговый период. Отчетный период

1. Налоговым периодом по налогу признается календарный год.

2. Отчетными периодами по налогу признаются первый квартал, полугодие и девять месяцев календарного года.

Отвечу на ваш уточняющий вопрос. Если у вас все же возникает спор в части, что контрагент оспаривает ЭЦП по ЭДО, то электронный документооборот с ЭЦП можно удостоверить у нотариуса, ст. 163 "Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 09.03.2021)

Потому, что нотариальное удостоверение сделки означает проверку законности сделки, в том числе наличия у каждой из сторон права на ее совершение, и осуществляется нотариусом или должностным лицом, имеющим право совершать такое нотариальное действие, в порядке, установленном законом о нотариате и нотариальной деятельности.

Надеюсь мой ответ вам полезен!

Главный риск заключается в том, что если в Вашем договоре в соответствии с пунктом 2 ст 160 ГК РФ не прописано использование электронной подписи, то Ваш контрагент может отказаться оплачивать работу, выполненную до ЭДО.

Чтобы этого не произошло между контрагентами должно быть заключено дополнительное соглашение стст 450-452 ГК РФ об использовании ЭДО. В этом соглашении нужно указать, что оно распространяет свое действие на правоотношения возникшие с начала заключения договора

Если заключено письменное согласие об ЭДО, то контрагенты уже не могут использовать классический документооборот в своей хозяйственной деятельности именно при исполнении этой конкретной сделке. В противном случае, в чем тогда смысл заключения соглашения по ЭДО

Что касается в каком отчетном периоде следует учитывать расходы, то здесь нужно обращаться к Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) "О бухгалтерском учете" (с изм. и доп., вступ. В силу с 01.01.2020)

В статье 9 данного закона сказано: Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни,.

Другими словами, если услуги фактически оказаны и приняты в марте, то в бухгалтерской отчетности Вам нужно будет указывать март. Если укажите апрель, то это будет считаться искажением бухгалтерской отчетности, за что предусмотрена административная ответственность

ЭДО в гражданско-правовых отношениях между двумя юридическими лицами используется на основании следующих норм Гражданского кодекса РФ

П.2, ст. 160

Использование при совершении сделок электронной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

П.2, ст. 434

Договор может быть заключен путем обмена документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит со стороны по договору.

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 24.02.2021) "Об электронной подписи"

В статье 6 этого закона говорится: Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

А в статье 9 сказано: Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Здравствуйте, Амир!

Риск в том, что можете не получить документ, который приходит позже.

И потом Вам скажут, что работы не выоплнялись

Также риск в том, что для налоговой нужно будет предоставить документ, а его нет.

Сама по себе ЭЦП ничем не отличается от обычной подписи.

Просто в данном случае надо четко прописать порядок передачи документов.

Предусмотреть заранее это все в договоре (ст. 421 ГК РФ).

Ну а чтобы по существу говорить о рисках, то надо видеть тот основной документ (договор), который был Вами подписан.

Думаю могу согласиться с Вами в этой части. И скорей всего это касается как завершенных работ так и незавершенных работ и услуг. Как Вы считаете, существуют ли ещё какие либо риски, помимо отказа и непризнания оказанных услуг. Например, если между контрагентами заключен договор или письменное согласие об ЭДО, могут ли они использовать классический документооборот в своей хозяйственной деятельности? Это вопрос скорей всего к "закрывающим" документам относится, с незаключенным договор то понятно, а, что насчёт закрывающих документов?

И также, как подтвердить факт подписания документа с использованием ЭЦП по ЭДО, если контрагент оспаривает это?