Как работодатель может отказать в возмещении расходов на проезд к месту учебы - анализ правовой стороны вопроса.

Прочитайте письмо Минфина России от 08.04.2010 N 03-03-06/1/245

Учитывается ли в расходах компенсация стоимости проезда к месту отдыха членов семьи работника организации, расположенной в районах Крайнего Севера?

Название документа:

Письмо Минфина России от 08.04.2010 N 03-03-06/1/245

Комментарий:

Работники организаций, расположенных в районах Крайнего Севера, имеют право на компенсацию стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно. Такая выплата предоставляется работодателем один раз в два года и ее размер ограничен стоимостью проезда в пределах территории России, что указано в ст. 325 ТК РФ. В соответствии с абз. 2 этой статьи компании оплачивают также стоимость проезда неработающим членам семьи работника независимо от времени использования отпуска. Данные правила распространяются на всех работодателей. При этом согласно абз. 8 ст. 325 ТК РФ у организаций, не финансируемых из бюджета, размер, условия и порядок компенсации расходов должны быть предусмотрены локальным нормативным актом, коллективным и трудовыми договорами. У налогоплательщиков при возмещении стоимости проезда неработающих членов семьи работника возникает вопрос: можно ли учесть в расходах на оплату труда данную выплату, если сам работник в отпуске не был или провел его отдельно от своих родных?

В рассматриваемом Письме Минфин России разъяснил, что организация не вправе учесть в расходах компенсацию стоимости проезда ребенка работника к месту отдыха, если работник и ребенок провели отдых отдельно друг от друга (в разных местах или в разное время). В обоснование данной точки зрения приведены следующие аргументы. В соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относится компенсация стоимости проезда работника и лиц, находящихся на его иждивении, к месту использования отпуска и обратно. Согласно абз. 5 ст. 325 ТК РФ порядок возмещения затрат сотрудников бюджетных организаций в указанной ситуации устанавливается Правительством РФ. Данные Правила были утверждены Постановлением от 12.06.2008 N 455. Несмотря на то, что они распространяются на бюджетные организации, Минфин указывает на необходимость их использования и всеми остальными налогоплательщиками. Согласно п. 3 Правил стоимость проезда компенсируется членам семьи работника при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него). По мнению финансового ведомства, если сам работник не воспользовался отпуском или провел его в другом месте, возмещение стоимости проезда ребенка работника к месту отдыха будет противоречить данным Правилам. Значит, такая выплата не предусмотрена законодательством РФ и поэтому ее нельзя учесть в расходах на оплату труда. Следует отметить: точка зрения о том, что компенсацию можно учесть в расходах, только если члены семьи работника выехали на отдых, когда работник находился в отпуске, уже высказывалась официальными органами (см. Письма Минфина России от 24.03.2009 N 03-04-06-02/23, ФНС России от 12.09.2006 N ВЕ-6-16/918@ "О порядке применения положений ст. 325 ТК РФ"). Кроме того, в Решении ВС России от 18.03.2009 N ГКПИ09-92 указано, что предоставление рассматриваемой компенсации обусловлено выездом членов семьи к месту использования отпуска работника. Это косвенно подтверждает, что места проведения отдыха работника и членов его семьи должны совпадать.

Однако данная точка зрения является спорной. Налогоплательщик может учесть в расходах выплаченную работнику компенсацию стоимости проезда ребенка к месту отдыха, даже если сам сотрудник не был в отпуске или отдыхал в другом месте. Это можно обосновать следующим образом.

Во-первых, судебная практика толкует положения ст. 325 ТК РФ следующим образом: перечисление компенсации не ставится в зависимость от одновременного и совместного использования отпуска работником и членами его семьи. Значит, п. 3 утвержденных Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 Правил, предусматривающий проведение отпуска в одном населенном пункте, противоречит нормам Трудового кодекса РФ и не должен применяться (см. Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 27.02.2010 N 08АП-9285/2009). До принятия данного Постановления суды толковали положения ст. 325 ТК РФ аналогичным образом (см. Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 08.06.2009 N А69-4410/08-Ф02-2480/09, от 06.12.2007 N А58-7943/06-Ф02-9004/07, ФАС Западно-Сибирского округа от 26.02.2008 N Ф04-1052/2008(761А-75-27)). Следовательно, бюджетные организации могут учесть выплаченную компенсацию на основании п. 7 ст. 255 НК РФ, так как именно такой порядок предусмотрен действующим законодательством.

Во-вторых, все остальные налогоплательщики (за исключением бюджетных организаций) учитывают в расходах компенсацию стоимости проезда работника и лиц, находящихся у него на иждивении, к месту использования отпуска и обратно в том порядке, который предусмотрен работодателем (п. 7 ст. 255 НК РФ). Требований о совместном проведении отпуска Налоговый кодекс РФ не содержит. Значит, работодатель может учесть в расходах компенсацию стоимости проезда ребенка сотрудника к месту отдыха, независимо от того, был или нет работник в отпуске (в том же месте, в то же время). Кроме того, согласно абз. 1 ст. 255 НК РФ в расходы на оплату труда включаются любые компенсации, предусмотренные коллективным и трудовыми договорами.

Таким образом, расположенная в районах Крайнего Севера организация может учесть в расходах выплаченную неработающим членам семьи сотрудника компенсацию стоимости проезда к месту проведения отдыха, независимо от того, как работник распорядился своим отпуском, при условии, что такой порядок предусмотрен коллективным и трудовым договорами. Следует отметить, что данную точку зрения придется отстаивать в суде.

Уважаемая Мария Александровна!

Поскольку оплата проезда не входит в систему оплаты труда необходимо применять общий срок исковой давности - 3 года

Закон РФ от 19 февраля 1993 г. N 4520-I "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" предусматривает только личную оплату.

Работодатель обязан компенсировать командированному сотруднику затраты, связанные со служебной командировкой, в том числе стоимость проезда (ст. 168 ТК РФ). В целях налогообложения прибыли к командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении (п. 1 ст. 252 НК РФ). При выполнении этих требований компенсация, выплаченная сотруднику в возмещение произведенных им затрат, в частности, на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Сложность заключается в том, что согласно официальной позиции фискального ведомства, одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов сотруднику организации является факт осуществления затрат именно командированным лицом (письмо ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876). Поэтому в случае, когда расходы оплачены с использованием банковской карты работника, к авансовому отчету нужно приложить квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты. Если же оплата каких-либо услуг (проезда, проживания и т.д.) за командированного работника произведена с банковской карты другого гражданина, то этот гражданин должен подтвердить, что сотрудник организации впоследствии возместил ему затраты. Таким подтверждением, по мнению налоговиков, может являться расписка, подтверждающая возврат денег, или соответствующее письмо лица, оплатившего расходы за командированного сотрудника, в адрес организации. Если такие документы имеются, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, нет. А значит, можно смело выплачивать компенсацию и учитывать расходы для целей налогообложения прибыли.

Специалисты Минфина России в письмах от 01.12.2011 № 03-03-07/58 и от 19.10.2011 № 03-03-07/44 также сообщили, что затраты на приобретение билетов, оплаченных лицом, не являющимся работником организации (в частности, родственником), можно учесть, если есть документы, подтверждающие факт осуществления оплаты по поручению и за счет работника.

Подробнее ➤

Да, это доказательство в суде согласно ст. 55 ГПК РФ об оплате проездных документов иным лицом.

Да, это повод для отказа, т.к. плательщик не Вы, а значит Вы не понесли никаких расходов (ст. 325 ТК РФ)

Нет, не является поводом для отказа компенсации расходов проезда...

Формы электронных проездных железнодорожных документов утверждены приказом Минтранса России от 21.08.2012 № 322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте», который Минюст России зарегистрировал 06.11.2012.

Формы электронных билетов и купонов к ним дифференцированы для перевозок в поездах дальнего следования, в пригородных поездах с местом и без места.

При покупке электронного билета выдается контрольный купон, который является финансовым документом и подтверждает факт совершения пассажиром поездки.

Здравствуйте!

Статья 325 Трудового кодекса РФ ("Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно") предполагает, что работник имеет право на возмещение понесенных именно ним (данным работником) расходов на оплату стоимости проезда.

На мой взгляд, на основании того, что оплата стоимости проезда произведена не Вами, работодатель, конечно, может отказать в возмещении этих расходов.

Но при этом, как представляется, Вы вправе представить работодателю дополнительные документы, подтверждающие несение данных расходов Вами (например, договор займа с дочерью, расписку в возврате денежных средств или платежные документы о перечислении их на счет дочери).

Во -первых, заключаете договор дарения с дочерью, первый передает второму деньги для покупки билета, факт оплаты подтвержден оплатой с карты второго." - факт оплаты присутствует.

Во-вторых

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 27 июля 2010 г. N 03-03-07/25

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу документального подтверждения расходов, связанных с приобретением электронного авиабилета, и сообщает.

Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Порядок выплаты компенсаций за проезд к месту использования отпуска и обратно в учреждениях, финансируемых из федерального бюджета, определен Правилами компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 (далее - Правила).

Так, на основании п. 12 Правил для окончательного расчета работник организации обязан в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника организации и членов его семьи.

В случае оформления проездных документов электронными билетами необходимо руководствоваться следующим.

Приказом Минтранса России от 18.05.2010 N 117 в п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" внесены изменения, согласно которым маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение билета для целей налогообложения, является, по нашему мнению, сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Заместитель директора

Департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики

С.В.РАЗГУЛИН

27.07.2010

По данному вопросу не нужно приводить ссылки на другие законы, достаточно сказать вот что - Согласно ст. 19 Гражданского кодекса РФ гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, включающим фамилию и собственно имя, а также отчество, если иное не вытекает из закона.

Наталья Евгеньевна, здравствуйте!

В вашей ситуации наряду с документами, подтверждающими проезд и оплату, необходимо предоставить в бухгалтерию расписку владельца банковской карты (дочери) о том, что вы ей возместили денежную сумму, потраченную с ее карты на покупку электронных билетов. Обычно этого бывает достаточно, чтобы к вам претензий не было.

Если и это не поможет, обжалуйте отказ работодателя в суд (ст. 3 ГПК РФ).

С уважением!

а в билете чье имя указано, если ваше то отказ неправомерен, ФЗ РФ № 4520-1 "О госгарантиях и компенсациях для лиц, работающих и прож. в районах К.Севера и приравн. к ним местностях"

Работодатель согласно ст.325 ТК РФ обязан компенсировать расходы не кому-нибудь, а своему работнику.

В Вашем случае получается так, что расходы по оплате Вашего проезда понесли не Вы, а Ваша дочь.

Однако в билетах указаны Вы. Следовательно, фактически проезд Вы осуществили. О Ваших отношениях с дочерью работодателю ничего не известно, поэтому у него и появляется повод отказать Вам в компенсации.

Составьте договор беспроцентного займа с дочерью со сроком возврата ею займа ранее даты оплаты за билеты.

Далее составьте соглашение с дочерью о прекращении ее обязательства вернуть Вам займ путем зачета ее требования о возврате ей стоимости оплаченных билетов.

Напишите заявление работодателю с объяснением этой ситуации, приложите копию соглашения и договора займа с дочерью.

Согласно ст.807 ГК РФ по договору займа одна сторона (займодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить займодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества.

В соответствии со ст.1102 ГК РФ лицо, которое без установленных законом, иными правовыми актами или сделкой оснований приобрело или сберегло имущество (приобретатель) за счет другого лица (потерпевшего), обязано возвратить последнему неосновательно приобретенное или сбереженное имущество (неосновательное обогащение).

Вы и являетесь тем лицом, которое приобрело неосновательно оплату проезда. Дочь имеет право требовать вернуть эту сумму. Но она должна Вам вернуть займ.

В соответствии со ст.410 ГК РФ обязательство прекращается полностью или частично зачетом встречного однородного требования, срок которого наступил либо срок которого не указан или определен моментом востребования.

Таким образом, если работодатель не компенсирует Вам стоимость проезда, Вы сможете подать иск в суд с требованием взыскать с него указанные расходы (в случае если уведомите его о вышеуказанных соглашениях).

Если на работе.

Правила

компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей

(утв. постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. N 455)

12. Компенсация расходов производится учреждением исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного работником учреждения заявления не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск.

Для окончательного расчета работник учреждения обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника учреждения и членов его семьи. В случаях, предусмотренных настоящими Правилами, работником учреждения представляется справка о стоимости проезда, выданная транспортной организацией.

Работник учреждения обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в качестве предварительной компенсации расходов, в случае, если он не воспользовался ими в целях проезда к месту использования отпуска и обратно.

Здравствуйте, Лана!

Сроки подачи документов регулируются внутренними локально-нормативными акт организации. Например, это может быть Положение о порядке оплаты проезда к месту отпуска, либо Коллективный договор.

Я уволена последним днем отпуска, прошло 2 недели, есть еще смысл подавать документы на оплату проезда или я уже не имею права на компенсацию льготного проезда?

Если отказ письменный, то просто обращаетесь с иском в суд.

Если нет письменного отказа, то ожидаете месяц после сдачи всех документов, и также с исковым заявлением в районный суд.

Здравствуйте! Можно подготовить жалобу в прокуратуру, можно отправить через ее сайт. Указывать конкретные статьи закона необязательно. Обращение составляется в свободной форме. К жалобе приложите соответственные документы (если имеются) и доказательства. Прокуратура проведет проверку и если факт нарушения Ваших прав подтвердится, то примут меры.

Доброго времени суток. Если у вас есть такое право, но работодатель отказывает вам, Представьте заявление и подтверждающие документы, требуйте письменный отказ от работодателей обжаловать его в прокуратуру или в суд.

• Здравствуйте, Нужно знать причину, по которой вам отказывают производить выплату, потребуйте у работодателя письменный отказ

Желаю Вам удачи и всех благ!

В какой срок работодатель должен мне дать письменный ответ на моё заявление?

Если нет доказательств (показания свидетелей, аудио, видео записи) - никак, проще новое подать.

Обратитесь с иском в суд, приложите проездные документы и отказ работодателя.

Баранникова Татьяна Николаевна

Большое спасибо за ответ. Но хотелось бы уточнить пару вещей. То есть я могу напрямую обратиться с иском в суд, минуя комиссии по трудовым спорам? И то что у меня не все проездные билеты все равно правда на моей стороне. По сути работадателю даже прийдется оплачивать меньшую сумму.