Частота написания писем потерявшимся сотрудникам и не получившим трудовую - сроки и перспективы

В день прекращения трудового договора работнику выдается трудовая книжка с внесенной в нее записью об увольнении, производится окончательный расчет, а по его письменному заявлению, в соответствии со статьей 62 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ), также копии документов, связанные с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). При выдаче работнику на руки трудовой книжки от него берется расписка в ее получении, проставляемая в книге учета движения трудовых книжек, а также вносится соответствующая запись в личную карточку работника, которая также удостоверяется подписью работника.

Если в день увольнения работник отсутствует на работе либо отказывается от получения трудовой книжки на руки (об отказе получить трудовую книжку должен быть составлен акт, подписанный свидетелями), и по этим причинам невозможно выдать трудовую книжку, работодатель должен предпринять следующие действия. В адрес работника направляется заказным письмом с уведомлением письменное требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, поскольку пересылка трудовой книжки почтой допускается только с его согласия. Работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки со дня направления такого уведомления (статья 84.1 ТК РФ).

Когда "рулил" сталкивался. Вот алгоритм сохранился.

1. Зафиксировать отсутствие работника в табеле учёта рабочего времени;

2. Составить докладную записку и проект приказа об увольнении непосредственным начальником на имя руководителя организации;

3. В приложение к докладной записке и проекту приказа: письменные объяснения коллег по работе о том, когда видели исчезнувшего на работе и что, вообще, знают о его местонахождении;

4. Направить телеграмму (заказное письмо) исчезнувшему с предложением дать объяснения;

5. Составить акт о неявке работника для дачи объяснений: "...работник, будучи вызванным телеграммой (письмом), в указанное время не явился и о причине своего отсутствия не сообщил...". К акту прилагается почтовая квитанция об отправке телеграммы (уведомление о вручении заказного письма) и копия телеграммы или письма.

6. Этот пункт желателен (не обязателен, для подстраховки на случай претензий "исчезнувшего" к вам): обратиться в милицию, в суд, явиться с комиссией по месту жительства - любые дополнительные доказательства поисков работника;

7. Издать приказ об увольнении;

8. Направить телеграмму с приглашением ознакомиться с приказом и получить трудовую книжку. С этого дня работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч.3 ст.62 ТК РФ);

9. Составить акт о неявке работника и выслать трудовую книжку почтой.

Марина, один раз грамотно направив уведомление, Вы освобождаетесь от ответственности за невыдачу.

Естественно, при первом требовании Вы должны ее фактически выдать или направить почтой.