Как взыскать долги в сложной ситуации с неоформленными документами - возможные пути решения

Мы - очень крупный поставщик продовольствия. Отгрузок и поставок, соответственно оооочень много. И именно из-за большого объема документов, не всегда получается проследить за их нормальным оформлением (то водитель не распишется в доверенности на получение денег, то он в загрузочных ведомостях галочки ставит (т.к. их сразу много), то клиент ни чека ни расходника не выбивает водителю, то у покупателя поставка не проводная и печать-подпись он в накладной не ставит) Зачастую возникают такие ситуации, когда переданные водителю в руки наличные деньги за товар, не сдаются им в кассу. Когда пробовали решать эти ситуации через УВД, в 90% получали отказы из-за того что дознание требует предоставления всех документов (а, как я уже сказала, у нас не все они нормально оформляются). Позже стали пробовать по другому: подписывали с должником Обязательство, где указывали все обстоятельства возникновения долга, сумму долга и график погашения. Когда это обязательство не выполнялось мы несли иск в городские-районные суды. Но и там судьи почему то подписанное обязательство не принимали в качестве доказательства и требовали предоставить все-все документы, свидетельствующие о получении денег водителем: накладные, доверенности, чеки, расходники и т.п. Соответственно, дела нам стали возвращать... В связи с этим возникает вопрос: как в такой ситуации можно все таки взыскать деньги с должников? Поможет ли оформление договора займа с распиской, скажем, между ген. директором и должником? Или может быть вы предложите какие-то иные пути решения. Уверенна, что мы не единственные сталкиваемся с такими проблемами, т.к. в крупных организациях всегда были и будут проблемы с оформлением документов. Спасибо.