Как мы могли об этом знать,если второе наше посещение жилищного отдела было после получения письма?

Здравствуйте! Наша семья в 2011 году стала участником подпрограммы Обеспечение жильем молодых семей федеральной целевой программы Жилище на 2011-2015 годы. В июне этого года нам пришло письмо от признании нас участниками этой программы и просьбой подойти в администрацию для сверки данных. В 2013 году у нас родился ребенок, поэтому все документы включая новые сведения на ребенка мы собирали по новой. В жилищном отделе администрации мне сказали что так как состав семьи поменялся, расчет субсидии на приобретение жилья будет сделан с учетом ребенка - то есть уже на троих. После того как все нужные документы обновили,все дело должны отвезти в мэрию для получения сертификата. И в последний день звонит начальник жилищного отдела и говорит что нужно подойти к ним и переписать заявление на получение субсидии с троих на двоих, мотивируя это тем,что когда мы вставали на очередь в 2011 году, нас было двое. Что бюджет планируется завершить год и на нас выделено заранее в количестве двух человек. И что когда родился ребено,, нужно было сразу принести все документы на него. Как мы могли об этом знать,если второе наше посещение жилищного отдела было после получения письма? Зачем в письме они указали на необходимость сбора документов и справок на ребенка если состав семьи поменялся? Размер этой субсидии зависит от количества членов семьи. Мне кажется они просто хотят чтобы мы отказались от участия. Насколько закономерны действия начальника жилищного отдела?