Правила выплаты аванса и суточных при отправлении работника в командировку - сроки и основания

Тема:Командировки, суточные

Исходя из продолжительности командировки, сотрудник оформляет заявление на выдачу аванса перед командировкой. После утверждения руководителем заявления, работнику перечисляются на банковскую карту частичная сумма денежных средств под отчет на выполнение служебного задания. Дополнительная сумма перечисляется работнику, когда он уже находится в командировке. ст. 236 ТК РФ установлена материальная ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику в виде денежной компенсации. Обязана ли организация начислить работнику денежную компенсацию за несвоевременную выдачу аванса в отношении командировочных расходов (срок выдачи аванса на командировочные расходы локальными актами организации не определен)?

законодательство не содержит ответа на этот вопрос. Конкретный срок выдачи аванса на оплату расходов на командировку нормативными актами не установлен. Из буквального прочтения пункт 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки следует, что выплата аванса на командировку должна быть произведена не позднее начала самой командировки (не позднее дня выезда в командировку). В противном случае работодатель нарушает нормы трудового законодательства.

За задержку выплат, причитающихся работнику (к коим можно отнести и аванс на командировку), предусмотрена материальная ответственность работодателя, в виде компенсации, начиная со дня, следующего за днем начала командировки, по день перечисления денежных средств на банковскую карту работника.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» VIP-версия.

1.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете выдачу аванса на командировку по России

Направляя сотрудника в командировку, организация обязана выдать ему аванс. Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные)*. Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ.

Из каких денег выдавать

При командировках по России аванс выдайте в рублях. На эти цели организация может использовать:

деньги, полученные с ее расчетного счета;

выручку, поступившую в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле, при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк. Это следует из положений пункта 2 указания ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У.

Общие правила выдачи

При выдаче аванса нужно соблюсти следующие правила:

деньги нельзя выдать, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, полученным им ранее;

сумма аванса должна быть выдана на основании заявления сотрудника.*

Такие правила установлены пунктом 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

Бухучет: выдача наличных денег из кассы

В бухучете выдачу сотруднику аванса на командировку по России отразите проводкой:

Дебет 71 Кредит 50

– выданы под отчет деньги командированному сотруднику.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Трудовой кодекс Российской Федерации

«Статья 236. Материальная ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику

При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику*, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя».

3.Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"

«4. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного*, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).»*

26.03.2014г.

Подробнее: www.glavbukh.ru