Как начисляются отпускные (методику их расчёта).

Новое в расчетах отпускных и среднего заработка

Порядок расчета отпускных выплат

Расчетный период для исчисления среднего заработка

Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка

Расчет среднего заработка

Расчет среднего заработка работникам, которым установлен

суммированный учет рабочего времени

Порядок исчисления среднего заработка при повышении размеров оплаты

труда

Трудовым кодексом Российской Федерации закреплено право работников на ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Ежегодный отпуск может состоять из двух частей: основной (обязательной) и дополнительной (при наличии условий, предусмотренных ТК РФ). Продолжительность ежегодного основного и дополнительного оплачиваемых отпусков исчисляется в календарных днях (ст.120 ТК РФ). Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска равна 28 календарным дням (ст.115 ТК РФ). Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ст.120 ТК РФ). Продолжительность отпуска может быть установлена и в рабочих днях. Так работнику, заключившему краткосрочный трудовой договор (до двух месяцев), ст.291 ТКРФ установлен отпуск из расчета двух рабочих дней за месяц работы.

Некоторые категории работников имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск. В соответствии со ст.116 ТК РФ дополнительный отпуск предоставляется следующим работникам:

занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда,

имеющим особый характер работы,

с ненормированным рабочим днем,

работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях,

в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Организация имеет право самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами.

Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, является дополнительным отпуском и по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. При этом ст.126 ТК РФ не позволяет заменять отпуск денежной компенсацией целому ряду работников: беременным женщинам, несовершеннолетним, работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Очередные оплачиваемые отпуска предоставляются в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем. Работник должен быть уведомлен о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала (ст.123 ТК РФ).

При составлении графика следует учитывать, что право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации (ст.122 ТК РФ).

Однако отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Работодатель должен предоставить отпуск по заявлению следующим категориям работников:

женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

работникам в возрасте до восемнадцати лет;

работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Остальным работникам отпуск до истечения шестимесячного срока непрерывной работы в данной организации может быть предоставлен только по соглашению сторон (ст.122 ТК РФ). Отпуска за второй и последующие годы работы могут предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации.

Статьей 124 ТК РФ работнику предоставлено право продления ежегодного оплачиваемого отпуска. Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен при временной нетрудоспособности работника; исполнении работником во время ежегодного отпуска государственных обязанностей,если для этого законом предусмотрено освобождение от работы; в других случаях, предусмотренных законами или локальными нормативными актами.

Порядок расчета отпускных выплат

Сумма отпускных выплат работнику определяется путем умножения его среднедневного заработка на количество дней, подлежащих оплате.

Исключение составляют случаи применения организацией суммированного учета рабочего времени (порядок расчета будет рассмотрен ниже). При расчете отпускных рассматриваются следующие показатели: расчетный период, перечень выплат, учитываемых при исчислении среднего заработка, средний дневной заработок. Порядок исчисления средней заработной платы установлен постановлением Минтруда и социального развития России от 17.05.2000 N 38 "О порядке исчисления среднего заработка в 2000-2001 годах". Этот документ действует в 2002 г. в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 21.11.01 N 1552-р и применяется в части, не противоречащей новому Трудовому кодексу.

Расчетный период для исчисления среднего заработка

Статья 139 ТК РФ устанавливает, что расчетный период для исчисления среднего заработка для исчисления отпускных выплат и компенсаций за неиспользованный отпуск составляет 3 месяца. Коллективным договором может быть предусмотрен иной расчетный период, если это не ухудшает положение работников. Организации (кроме бюджетных) могут устанавливать всем или отдельным категориям работников расчетный период в 12 календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих событию, с которым связана последующая выплата. Бюджетные организации могут устанавливать расчетный период такой продолжительности только с разрешения Минтруда России (п.2 "Порядка исчисления среднего заработка").

Из расчетного времени в соответствии с п.11 "Порядка исчисления среднего заработка" исключаются:

праздничные нерабочие дни, установленные законодательством Российской Федерации;

неотработанные работником дни, за которые выплачивался или сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;

дни нетрудоспособности, за которые работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

дополнительные оплачиваемые выходные дни, предоставленные работнику, воспитывающему ребенка-инвалида (ст.262 ТК РФ);

дни отпуска без сохранения заработной платы на основании ст.128 и 263 ТК РФ;

время простоя не по вине работника, в том числе из-за приостановки деятельности организации, цеха, производства;

время простоя в связи с забастовкой, в которой работник не участвовал, но не имел возможности выполнять свою работу.

Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка

В соответствии со ст.139 ТК РФ для расчета средней заработной платы учитываются только выплаты, предусмотренные системой оплаты труда (заработная плата, надбавки, доплаты, компенсации, премии и т.п.), применяемой в соответствующей организации, независимо от источника выплат. Суммы оплаты за время, не включаемое в расчетный период, не учитываются и при исчислении среднего заработка.

При исчислении среднего заработка учитываются премии, начисленные в расчетном периоде, независимо от того, за какой период начислена премия.

Начисленные в расчетном периоде премии учитываются при расчете среднего заработка в следующем порядке:

1) ежемесячные - не более одной за каждый месяц расчетного периода за одни и те же показатели.

Пример 1. Работнику начислена в августе премия за выполнение плана грузоперевозок в сумме 1000 руб. и за экономию бензина в сумме 500 руб.

Отпуск установлен в календарных днях, расчетный период - три месяца. При расчете среднего заработка учтены обе премии в сумме 1500 руб., так как основанием для начисления каждой из премий явились разные показатели.

Премии включены в расчет среднего заработка в каждом месяце расчетного периода в сумме 500 руб. (1500 руб. : 3 мес.);

2) за периоды работы, превышающие один месяц, - не более одной в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода за одни и те же показатели.

Законодательством не определено, какая премия должна учитываться для расчета среднего заработка. Поэтому целесообразно определить в учетной политике порядок включения сумм начисленных премий в расчет среднего заработка. Расчет может производиться по максимальной из начисленных премий, по премии, относящейся к расчетному периоду, по среднемесячной сумме премий, определяемой расчетным путем.

Пример 2. Работник уходит в отпуск с 4 ноября 2002 г. Расчетный период (август-октябрь) отработан полностью. В октябре начислена премия за выполнение плана реализации товаров за II квартал в сумме 3000 руб. и III квартал в сумме 4000 руб. Отпуск установлен в календарных днях. В учетной политике установлено, что в расчет среднего заработка включается среднемесячная сумма премии, если премии начислены в одном расчетном периоде.

При расчете среднего заработка будет учитываться премия в сумме 1166,67 руб. [(3000 руб. + 4000 руб.) : (3 мес. + 3 мес.)];

3) вознаграждение по итогам работы за год и единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), начисленные за предшествующий календарный год, учитываются при подсчете среднего заработка в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода, независимо от времени начисления;

4) премии и вознаграждения учитываются при подсчете среднего заработка пропорционально отработанному времени в расчетном периоде, если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью. На предприятии премии могут начисляться независимо от фактически отработанного времени или с учетом фактического времени работы. Расчет суммы премии пропорционально отработанному времени производится по формуле:

По = Пн · Дф : До,

где По - сумма премий, приходящаяся на отработанное время, Пн - сумма премий, начисленная в расчетном периоде, Дф - фактическое количество отработанных дней, До- общее количество рабочих дней в расчетном периоде.

Пример 3. Работник уходит в отпуск 4 ноября 2002 г. Расчетный период (август-октябрь) отработан не полностью - работник находился на больничном с 9 по 22 сентября 2002 г. Работником получены премии в соответствии с условиями примеров 1-2.

Фактически работник отработал в сентябре 11 дней. Общее количество рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели составило 21 день.

Сумма премий, которая подлежит включению в расчет среднего заработка:

в августе 1666,67 руб. (500 руб. + 1166,67 руб.);

в сентябре 873,02 руб. [(500 руб. + 1166,67 руб.) · 11 дн. : 21 дн.)];

в октябре: 1666,67 руб. (500 руб. + 1166,67 руб.).

Расчет среднего заработка

Если отпуск установлен в календарных днях

Если отпуск установлен в рабочих днях

Если расчетный период отработан не полностью

Если отпуск установлен в календарных днях

В соответствии со ст.139 ТК РФ средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние три календарных месяца, предстоящие отпуску, путем деления суммы начисленной заработной платы на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней).

Пример 4. Работник уходит в очередной отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 4 ноября 2002 г. Расчетный период (август-октябрь) отработан работником полностью. Начисленная заработная плата в расчетном периоде составляла 6000 руб. ежемесячно.

Средний дневной заработок рассчитывается следующим образом: (6000 руб. + 6000 руб. + 6000 руб.) : (29,6 дн. + 29,6 дн. + 29,6 дн.) = 202,70 руб.

Сумма выплаченных отпускных составила 5675,6 руб. (202,7 руб. х 28 дн.).

В таком же порядке определяется средний дневной заработок при установлении работникам организации неполной рабочей недели или неполного рабочего дня.

Если отпуск установлен в рабочих днях

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также выплаты компенсаций за неиспользованный отпуск определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели (ст.139 ТК РФ).

Пример 5. Работник принят на работу на основании трудового договора со 2 сентября по 12 октября 2002 г. В соответствии с договором предприятие выплачивает денежное вознаграждение в сумме 9000 руб. Количество рабочих дней в пересчете на 6-дневную рабочую неделю составляет 36 дней.

Поскольку работник отработал один полный календарный месяц, ему предоставлен отпуск 2 рабочих дня.

Средний дневной заработок за расчетный период составит 250 руб. (9000 руб. : 36 дн.).

Сумма выплаченных отпускных составляет 500 руб. (250руб. · 2 дн.).

Если расчетный период отработан не полностью

В соответствии со ст.139 ТК РФ расчет средней заработной платы работника при любом режиме работы производится исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 месяцев, предшествовавших моменту выплаты.

Если расчетный период отработан не полностью или из расчетного периода исключалось время по основаниям, предусмотренным п.11 "Порядка исчисления среднего заработка", средний дневной заработок определяется путем деления суммы начисленной заработной платы в расчетном периоде на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время. При этом для работников, не отработавших часть времени из-за прогулов или участия в забастовке, расчетный период для исчисления среднего заработка составит 12 календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествовавших отпуску.

Если такой работник не отработал в организации 12 календарных месяцев, в расчетный период будут включены полные месяцы (с 1-го до 1-го числа), проработанные до ухода в отпуск. В случае, когда работник в расчетном периоде, до расчетного периода и до наступления события не имел отработанных дней или заработка в данной организации, средний заработок определяется из тарифной ставки установленного ему разряда, должностного оклада, денежного вознаграждения.

Если работник в расчетном периоде и до расчетного периода не имел отработанных дней или заработка в данной организации, средний заработок определяется исходя из суммы начисленной заработной платы, денежного вознаграждения за фактически проработанные дни до наступления события.

Пример 6. Работнику предоставлен отпуск с 15 декабря 2002 г. В период с 15 августа по 20 сентября работник не работал по причине болезни, а с 21 сентября 30 ноября находился в отпуске без сохранения заработной платы.

Для расчета среднего заработка использована сумма заработной платы, начисленной за фактически проработанное время, - с 1 по 14 декабря 2002 г.

Пример 7. Работнику предоставлен отпуск со 2 декабря 2002 г. на 28 календарных дней. Количество календарных дней, приходящееся на отработанное время, составило:

в сентябре - 16 дней (работник находился на больничном с 9 по 22 сентября);

в октябре - среднемесячное число календарных дней - 29,6 (месяц отработан полностью);

в ноябре - 29,6 (месяц отработан полностью).

Начисленная в соответствии с принятой системой оплаты труда заработная плата составила:

в сентябре - 3150 руб.;

в октябре - 6000 руб.;

в ноябре - 6000 руб.

Средний дневной заработок рассчитывается так:

(3150 руб. + 6000 руб. + 6000 руб.) : (16 дн. + 29,6 дн. + 29,6 дн.) = 201,46 руб.

Сумма выплаченных отпускных составила: 5640,88 руб. (201,46 руб. х· 28 дн.).

Если в расчетном периоде в целом или в отдельных неделях месяцев расчетного периода отработано 1-5 дней при 5-дневной рабочей неделе, то при предоставлении отпуска, рассчитываемого в календарных днях, эти дни также пересчитываются по календарной неделе:

1 день = 7 : 5 = 1,4 дня,

2 дня = 7 : 5 х 2 = 2,8 дня,

3 дня = 7 : 5 х 3 = 4,2 дня,

4 дня = 7 : 5 х 4 = 5,6 дня,

5 дней = 7 : 5 х 5 = 7 дней.

Пример 8. Работнику предоставлен отпуск с 4 ноября 2002 г. на 28 календарных дней. Количество календарных дней, приходящееся на отработанное время, составило:

в августе - среднемесячное число календарных дней - 29,6 (месяц отработан полностью);

в сентябре - среднемесячное число календарных дней - 29,6 (месяц отработан полностью);

в октябре - 24,2 дня (работник находился на больничном с 24 по 31 октября).

Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время, рассчитывалось следующим образом: за первую неделю - 6 дней; за вторую неделю - 7; за третью неделю - 7; за четвертую неделю - 4,2 дня (отработано 3 дня при 5-дневной рабочей неделе).

Начисленная в соответствии с принятой системой оплаты труда заработная плата составила: в августе - 6000руб., в сентябре - 6000 руб., в октябре - 4500 руб.

Средний дневной заработок рассчитывается так:

(6000 руб. + 6000 руб. + 4500 руб.) : (29,6 дн. + 29,6 дн. + 24,2 дн.) = 197,84 руб.

Сумма выплаченных отпускных составила: 5539,52 руб. (197,84 руб. х 28 дн.).

Расчет среднего заработка работникам, которым установлен

суммированный учет рабочего времени

В соответствии со ст.104 ТК РФ в организациях или при выполнении отдельных видов работ, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени. При этом продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и др.) не должна превышать нормального числа рабочих часов, т.е. 40 часов в неделю (ст.91 ТК РФ). Порядок ведения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка организации.

При определении среднего заработка работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени, исчисляется средний часовой заработок. Средний часовой заработок рассчитывается путем деления суммы начисленной заработной платы в расчетном периоде на количество рабочих часов по графику работы в пределах установленной законодательством максимальной продолжительности рабочей недели, приходящихся на отработанное время. При расчете среднего заработка средний часовой заработок умножается на количество рабочих часов в периоде, подлежащем оплате.

Пример 9. Работник, которому установлен суммированный учет рабочего времени, уходит в отпуск с 4 ноября до 2 декабря 2002 г.

Нормальная продолжительность рабочего времени, установленная на предприятии, составляет 40 час. Сумма заработной платы и количество рабочих часов, отработанных работником в расчетном периоде, представлены в таблице:

+----------------------+------------------------+-----------------------+

| | Сумма заработка, | Рабочее время при |

| Месяц расчетного | подлежащая учету | 40-часовой рабочей |

| периода | при расчете среднего | неделе, час. |

| | заработка, руб. | |

+----------------------+------------------------+-----------------------+

|Август | 10000 | 176 |

+----------------------+------------------------+-----------------------+

|Сентябрь | 10000 | 168 |

+----------------------+------------------------+-----------------------+

|Октябрь | 10000 | 184 |

+----------------------+------------------------+-----------------------+

|Итого | 30000 | 528 |

+----------------------+------------------------+-----------------------+

Средний часовой заработок за расчетный период составит 56,82 руб. (30000 руб. : 528 час.).

Количество рабочих дней в периоде, подлежащем оплате (отпуске), составляет 20 дней. Количество рабочих часов в периоде, подлежащем оплате (отпуске), будет составлять 159 час. (19 дн. х 8 час. + 1 день х 7 час.*(1)).

Сумма отпускных составит 9034,38 руб. (56,82 руб. х 159 час.).

Порядок исчисления среднего заработка при повышении

размеров оплаты труда

При повышении в организации размеров оплаты труда выплаты, учитываемые в расчетном периоде при исчислении среднего заработка, увеличиваются на коэффициент повышения тарифных ставок, должностных окладов, денежного вознаграждения. "Порядком исчисления среднего заработка" предусмотрено 3 варианта корректировки среднего заработка при повышении размеров оплаты труда:

1) повышение тарифных ставок, должностных окладов, денежного вознаграждения произошло в пределах расчетного периода.

В этом случае повышению подлежат тарифные ставки, должностные оклады, денежное вознаграждение, а также другие выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка, за предшествовавший изменению отрезок времени.

Пример 10. Работнику предоставлен отпуск с 4 ноября 2002 г. продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период (август - октябрь) отработан работником полностью. Начисленная в соответствии с принятой системой оплаты труда заработная плата составила по 6000 руб. за каждый месяц расчетного периода. С 1 октября работнику повышена заработная плата на 20 % (коэффициент повышения - 1,2). Средний дневной заработок рассчитывается так:

(6000 руб. х 1,2 + 6000 руб. х 1,2 + 7200 руб.) : (29,6 дн. + 29,6 дн. + 29,6 дн.) = 243,24 руб.

Сумма выплаченных отпускных составила 6810,72 руб. (243,24 руб. х 28 дн.);

2) повышение тарифных ставок, должностных окладов, денежного вознаграждения произошло после расчетного периода до дня наступления события.

В этом случае повышению подлежит средний заработок, исчисленный исходя из расчетного периода.

Пример 11. Работнику предоставлен отпуск с 4 ноября 2002 г. продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период (август - октябрь) отработан работником полностью. Начисленная в соответствии с принятой системой оплаты труда заработная плата составила по 6000 руб. за каждый месяц расчетного периода. С 1 ноября 2002г. работнику повышена заработная плата на 20% (коэффициент повышения - 1,2).

Средний дневной заработок рассчитывается так: (6000 руб. + 6000 руб. + 6000 руб.) : (29,6 дн. + 29,6 дн. + 29,6 дн.) х 1,2 = 243,24 руб.

Сумма выплаченных отпускных составила 6810,72 руб. (243,24 руб. х 28 дн.);

3) повышение тарифных ставок, должностных окладов, денежного вознаграждения произошло в период действия события.

В этом случае повышению подлежит лишь та часть среднего заработка, которая приходится на период с момента повышения тарифных ставок, должностных окладов, денежного вознаграждения до окончания события.

Пример 12. Работнику предоставлен отпуск с 4 ноября 2002 г. продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период (август - октябрь) отработан работником полностью. Начисленная в соответствии с принятой системой оплаты труда заработная плата составила по 6000 руб. за каждый месяц расчетного периода. С 18 ноября 2002г. работнику на 20% увеличен размер заработной платы (коэффициент повышения - 1,2). Средний дневной заработок рассчитывается так:

(6000 руб. + 6000 руб. + 6000 руб.) : (29,6 дн. + 29,6 дн. + 29,6 дн.) = 202,70 руб.

Сумма оплаты отпуска будет составлять:

с 4 по 17 ноября: 2635,1 руб. (202,7 руб. · 13 дн.) (при этом из расчета исключен праздничный день 7 ноября, поскольку в соответствии со ст.120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней не включаются и не оплачиваются);

с 18 ноября по 2 декабря: 3648,6 руб. (202,70 руб. · 1,2 х 15 дн.).

Всего сумма выплачиваемых отпускных составила 6283,7 руб. (2635,1 руб. + 3648,6 руб.).

Аналогичным образом производится корректировка среднего дневного заработка при повышении надбавки за квалификационный разряд (классный чин, дипломатический ранг).

Н.Н. Карзаева,

зам. директора аудиторской службы ООО "Балт-Аудит-Эксперт"

И.А. Сысоева,

старший бухгалтер ЗАО "Илим Палп Энтерпрайз"

"Бухгалтерский учет", N 13, июль 2002 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Продолжительность предпраздничного рабочего дня 6 ноября уменьшается на один час (ст.95 ТК РФ).