Здравствуйте, Нина Геннадьевна!
Не очень приятная ситуация с архивом предприятия.
В результате деятельности любой организации в течение года образуется большое количество документов, совокупность которых составляет ее документальный фонд.
Многие считают, что архивному хранению по установленным правилам подлежат только документы государственных организаций. Но общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества также обязаны хранить свои документы. Это предусмотрено ст. 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах".
Не все документы имеют одинаковую историческую, научную, культурную и иную ценность, поэтому сроки хранения документов различны.
Первый вопрос, который возникает у кадровика, - сколько хранить кадровые документы?
Для определения конкретных сроков хранения кадровых документов применяется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. (далее - Перечень).
Сроки хранения кадровых документов можно разделить на три группы:
- временный срок хранения (до 10 лет включительно);
- долговременный срок хранения (свыше 10 лет);
- постоянный срок хранения.
Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2006 г., начинается с 1 января 2007 г.
В то же время для некоторых кадровых документов расчет срока хранения будет иметь свои особенности, а также может быть установлен более длительный или более короткий временной срок.
В графе 1 таблицы Перечня указывается номер его статьи. В графе 2 таблицы дается обобщенное наименование каждого вида документа, а не конкретные наименования документов. В графе 3 таблицы Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации. При этом не имеет значения, передают ли они документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или хранят в организации.
Постоянные сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являются источниками комплектования архивов. К ним относятся:
- государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в архивы в установленном порядке;
- негосударственные организации, которые передают свои документы в архив на основании договора, заключенного с архивом.
Что касается организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, то документы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим образом:
- государственные и муниципальные организации - 10 лет;
- негосударственные организации - не менее 10 лет.
Таблица 1
Вид документа
Срок хранения начинается
Подлинные личные документы (трудовые
книжки, дипломы, аттестаты,
удостоверения, свидетельства)
До востребования
(не востребованные - не менее 50 л.)
Протоколы заседаний комиссий
по установлению трудового стажа
для выплаты надбавки за выслугу лет
15 лет (при отсутствии приказов -
50 л.)
Квалификационные требования
Постоянно (до замены новыми)
Направления на трудоустройство
работников
До минования надобности
Списки, ведомости распределения
по профилю обучения слушателей
курсов повышения квалификации,
профессионального обучения
5 лет (после окончания обучения)
Причем дальнейший срок хранения таких документов негосударственные организации определяют самостоятельно в соответствии с действующим законодательством или с необходимостью практического их использования.
Некоторые виды документов постоянного срока хранения негосударственные организации обязаны хранить в течение всей своей деятельности вплоть до ликвидации.
Снижать сроки хранения, установленные Перечнем, организация не может. В то же время исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.
Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации. За нарушение архивного законодательства руководителя организации могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа.
Спросить
