Какие условия необходимо соблюсти, чтобы назначить человека материально ответственным лицом?

Тут ситуация такая. Если доступ имеете не только вы, но и другие лица, то с Вами должны были заключить как минимум коллективный договор материальной ответственности.

Если только Вы:

Во-первых, при приеме на работу Вы должны были подписать договор о полной материальной ответственности.

Во-вторых, те работники, которые, занимают должность или выполняют работу, непосредственно связанной с хранением, обработкой, отпуском, перевозкой денежных средств или материальных ценностей;

- в трудовую функцию этих работников должно в обязательном порядке входить обслуживание денежных и товарных ценностей или выполнение работ, непосредственно связанных с хранением, отпуском, перевозкой, расчетами материальных или денежных средств;

- эти работники должны быть ознакомлены под роспись со своими функциональными обязанностями или эти обязанности должны быть изложены в заключаемых с работниками письменных трудовых договорах (контрактах).

В-третьих (самое интересное), при получении распоряжения руководства компании о привлечении виновного сотрудника к ограниченной материальной ответственности кадровая служба обязана:

- подготовить приказ (распоряжение) о привлечении виновного сотрудника к ограниченной материальной ответственности. При этом необходимо иметь в виду, что данный приказ или распоряжение руководства компании должны быть подписаны не позднее двух недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба, а обращение к исполнению - не ранее семи дней со дня ознакомления с указанными выше приказом или распоряжением сотрудника.

Регулирует у нас все КЗОТ.