Подскажите, пожалуйста, в какой форме должно быть это письмо?

Я в 2000 году была избрана на пост генерального директора и бухгалтера этой компании.

С июня 2002 года я прекратила все отношения с данной организацией. Печать организации отдала учредителю организации и бывшему мужу. Заработную плату не получала. Никакого отношения к деятельности компании с тех пор не имела.

В 2004 году я поступила на государственную службу, где работаю по настоящее время.

При проверке Генеральной прокуратурой сведений о доходах государственных гражданских служащих выяснилось, что я якобы являюсь генеральным директором вышеописанной компании (такие сведения числятся в ЕГРЮЛе). Я связалась с учридителем этой компании и он мне сказал, что печать утеряна, и сама фирма не работает уже лет 5 (подаются нулевые отчёты). Ликвидировать фирму он не собирается, так как говорит, что для этого необходима печать, которая утеряна.

В налоговой мне посоветовали заполнить заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ, пример которого есть в законе, и привезти это заявление в налоговую. А также посоветовали взять письмо у учредителя, в котором он подтвердит, что фирма не работает и что должность ген директора я не занимаю.

Подскажите, пожалуйста, в какой форме должно быть это письмо? Должно ли оно быть заверено нотариально? Что именно там необходимо писать? И вообще, поможет ли оно решить проблему, так как из прокуратуры уже прислали письмо об объявлении выговора мне за якобы нарушение закона (совмещение гос службы с предпринимательской деятельностью). А также нужно ли мне самой писать дополнительное заявление в свободной форме с разъяснением ситуации и прикладывать его к заполненному бланку заявления, взятому из закона?

Спасибо!

С уважением, Олеся.