Порядок оформления и изготовления личной карточки охранника установлен АДМИНИСТРАТИВНЫМ РЕГЛАМЕНТОМ МИНИСТЕРСТВА ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ВЫДАЧЕ ЛИЦЕНЗИИ НА ЧАСТНУЮ ОХРАННУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, утвержденном Приказом МВД № 1039 от 29 сентября 2011 г. «Об утверждении административных регламентов министерства внутренних дел российской федерации по предоставлению государственных услуг по выдаче лицензии на частную детективную (сыскную) деятельность, лицензии на частную охранную деятельность и удостоверения частного охранника».

Личная карточка охранника выдается только работнику охранной организации (ссылка на статус охранника в Трудовом праве) и является еще одним документом, подтверждающим факт трудоустройства частного охранника в частную охранную организацию по трудовому договору в качестве основного места работы или по совместительству.

Для получения личной карточки на охранника охранная организация подает заявление о выдаче (замене) личной карточки охранника в подразделение лицензионно-разрешительной работы, в котором находится учетное (лицензионное) дело данной организации. Заявления о выдаче личной карточки приниматься только от руководителей или представителей частных охранных организаций. Допускается подача одного заявления о выдаче личной карточки нескольким лицам с приложением необходимых документов на каждого из них. Вместе с заявлением в качестве приложений, как правило, предоставляются (на каждого охранника):

- собственно личная карточка на охранника (Шаблон и форма для заполнения - скачать в формате WORD), изготовленная сотрудником организации в строгом соответствии с приложением 5.1 к Административному регламенту Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче лицензии на частную охранную деятельность (ссылка на образец личной карточки охраннка); ВНИМАНИЕ: приложением в заявление пишется – фотография частного охранника на матовой бумаге рамером 3 х 4 см, а не личная карточка охранника;

- копия паспорта гражданина Российской Федерации (первый разворот и страница регистрации);

- копия приказа о приеме сотрудника на должность охранника;

- копия Свидетельства о присвоение квалификации сотрудника охраны соответствующего разряда;

- оригинал и копия Удостоверения частного охранника;

- отрывной Талон-уведомление о приеме документов и Талон-уведомление о приеме удостовререния частного охранника на хранение. ВНИМАНИЕ: приложением не указывается.

Заявителю выдается отрывной талон (талон-уведомление) о приеме документов, в котором указывается наименование частной охранной организации, фамилия, имя и отчество частного охранника, номер его удостоверения, дата получения личной карточки. Срок оформления личной карточки не должен превышать 5 рабочих дней, но руководство охранных предприятий на время оформления (переоформления) личной карточки допускают выполнение охранником трудовых обязанностей при наличии у него копии удостоверения охранника и отрывного талона о приеме соответствующих документов, надеясь на некомпетентность сотрудников контрольных органов.

В случае трудоустройства частного охранника в нескольких частных охранных организациях личная карточка выдается в каждой частной охранной организации, где он работает.

Личная карточка охранника подписывается руководителем подразделения по лицензионно-разрешительной работе органа внутренних дел или его заместителем либо лицом, исполняющим их обязанности. Подпись заверяется печатью для лицензий и разрешений.

О выдаче личной карточки сотрудником подразделения лицензионно-разрешительной работы в удостоверении частного охранника делается соответствующая запись (ссылка на образец записи), которая заверяется подписью должностного лица, уполномоченного подписывать личную карточку, и соответствующей печатью, а также вносятся необходимые сведения в АИПС "Оружие-МВД".

Переоформление личной карточки охранника необходимо в случае изменения фамилии, имени или отчества охранника либо приведения личной карточки в негодное состояние. Для этого к вышеперечисленным документам прилагаются копии документов, подтверждающих указанные изменения и/или пришедшая в негодность карточка.

Личная карточка подлежит обязательной сдаче в орган лицензионно-разрешительной работы, который ее выдал.