Является ли поездка на ра боту и с работы использованием служебного а/м в личных целях?

Если в ком­па­нии есть соб­ствен­ный или арен­до­ван­ный лег­ко­вой ав­то­мо­биль, она может предо­ста­вить его сво­е­му ра­бот­ни­ку для вы­пол­не­ния слу­жеб­ных за­да­ний или для лич­ных целей. На­при­мер, ди­рек­то­ру или со­труд­ни­кам, ра­бо­та ко­то­рых тре­бу­ет ча­стых по­ез­док к кли­ен­там и парт­не­рам, — ме­не­дже­рам по за­куп­кам и про­да­жам, тор­го­вым пред­ста­ви­те­лям. Чтобы из­бе­жать на­ло­го­вых и фи­нан­со­вых рис­ков, нужно пра­виль­но офор­мить ис­поль­зо­ва­ние ав­то­мо­би­ля.

Работник на служебном авто: как правильно все оформить

Какие документы подготовить

По­ря­док и усло­вия предо­став­ле­ния ра­бот­ни­кам в поль­зо­ва­ние слу­жеб­но­го авто долж­ны быть про­пи­са­ны:

•или в ло­каль­ном нор­ма­тив­ном акте ком­па­нии, на­при­мер в по­ло­же­нии об ис­поль­зо­ва­нии слу­жеб­но­го транс­пор­та;

•или в тру­до­вом до­го­во­ре (до­пол­ни­тель­ном со­гла­ше­нии) с со­труд­ни­ком.

Справка

Если полис ОСАГО оформ­лен элек­трон­но, его можно не рас­пе­ча­ты­вать. До­ста­точ­но предъ­явить полис ин­спек­то­ру ГИБДД на смарт­фоне.

Если у ком­па­нии целый парк ав­то­мо­би­лей, лучше вос­поль­зо­вать­ся пер­вым ва­ри­ан­том и раз­ра­бо­тать по­ло­же­ние об ис­поль­зо­ва­нии слу­жеб­но­го транс­пор­та. Это удоб­но еще и по­то­му, что при вне­се­нии из­ме­не­ний в тру­до­вой до­го­вор с со­труд­ни­ком его надо уве­до­мить пись­мен­но о пред­сто­я­щих из­ме­не­ни­ях за 2 ме­ся­ца и ука­зать их при­чины.

В по­ло­же­нии необ­хо­ди­мо:

•ука­зать ка­те­го­рии ра­бот­ни­ков, ко­то­рые будут иметь право поль­зо­вать­ся слу­жеб­ным транс­пор­том;

•уста­но­вить цели ис­поль­зо­ва­ния — про­из­вод­ствен­ные или лич­ные;

•пе­ре­чис­лить рас­хо­ды, ко­то­рые несет ком­па­ния, в со­от­вет­ствии с клас­сом авто и ка­те­го­ри­ей ра­бот­ни­ков (на­при­мер, на ре­монт ав­то­мо­би­ля, тех­об­слу­жи­ва­ние и ГСМ) и рас­хо­ды за счет ра­бот­ни­ка (на­при­мер, ГСМ при ис­поль­зо­ва­нии ав­то­мо­би­ля в лич­ных целях со­труд­ни­ка);

•опре­де­лить по­ли­ти­ку ком­па­нии в от­но­ше­нии ДТП (по­ря­док воз­ме­ще­ния ущер­ба по­стра­дав­шим);

•про­пи­сать по­ря­док упла­ты штра­фов за на­ру­ше­ние ра­бот­ни­ком ПДД;

•преду­смот­реть от­чет­ность по ис­поль­зо­ва­нию ав­то­мо­би­ля (пу­те­вые листы, аван­со­вые от­че­ты и др.).

Прописать порядок предоставления сотрудникам в пользование служебных автомобилей можно или в ЛНА, или в трудовых договорах. Компания сама выбирает наиболее удобный вариант

Про­пи­сать по­ря­док предо­став­ле­ния со­труд­ни­кам в поль­зо­ва­ние слу­жеб­ных ав­то­мо­би­лей можно или в ЛНА, или в тру­до­вых до­го­во­рах. Ком­па­ния сама вы­би­ра­ет наи­бо­лее удоб­ный ва­ри­ант

Также можно за­кре­пить пра­ви­ла экс­плу­а­та­ции ав­то­мо­би­ля. На­при­мер, уста­но­вить:

•до­пу­сти­мый еже­днев­ный ки­ло­мет­раж;

•раз­ре­ше­ние поль­зо­вать­ся ав­то­мо­би­лем в лич­ных целях толь­ко в нера­бо­чее время;

•за­прет на выезд за пре­де­лы на­се­лен­но­го пунк­та;

•за­прет на ис­поль­зо­ва­ние неис­прав­но­го ав­то­мо­би­ля;

•за­прет на пе­ре­да­чу ав­то­мо­би­ля тре­тьим лицам.

Озна­комь­те ра­бот­ни­ков с этим до­ку­мен­том под рос­пись.

Если ав­то­мо­би­лей у ком­па­нии немно­го, то усло­вия ис­поль­зо­ва­ния можно про­пи­сать в тру­до­вом до­го­во­ре (до­пол­ни­тель­ном со­гла­ше­нии) с кон­крет­ным со­труд­ни­ком.

Кроме того, необ­хо­ди­мо офор­мить:

•при­каз о за­креп­ле­нии ав­то­мо­би­ля за со­труд­ни­ком. В нем надо ука­зать, кому, какой ав­то­мо­биль (марка, гос­но­мер) предо­став­ля­ет­ся и на какой срок;

•акт при­е­ма-пе­ре­да­чи ав­то­мо­би­ля. В акте нужно пе­ре­чис­лить все до­ку­мен­ты и обо­ру­до­ва­ние, ко­то­рые пе­ре­да­ют­ся вме­сте с ав­то­мо­би­лем (на­при­мер, сви­де­тель­ство о ре­ги­стра­ции ав­то­мо­би­ля, бу­маж­ный стра­хо­вой полис, ап­теч­ка, ог­не­ту­ши­тель, дом­крат и др.).Заполнение путевых листов

Чтобы учесть сто­и­мость ГСМ в на­ло­го­вых рас­хо­дах, необ­хо­ди­мо опре­де­лить:

•для каких целей (де­ло­вых или лич­ных) со­труд­ник ис­поль­зо­вал слу­жеб­ный ав­то­мо­биль;

•рас­ход топ­ли­ва.

Зависит от того, для каких целей человеку предоставили этот автомобиль.

Зависит то того, на каких условиях служебный автомобиль закреплен за данным работником. По этому вопросу работодатель должен издать приказ либо иной локальный нормативно-правовой акт.