Архивное дело, кадровый вопрос.

349₽ VIP

Добрый день!

Да, назначить ответственного за архив необходимо даже при наличии архивного отдела. Более того, назначить ответственного сотрудника из самого архивного отдела — это наиболее логичный и правильный вариант.

Назначить ответственного за архив необходимо в обязательном порядке. Это требование Основ законодательства РФ об Архивном деле, а также правил делопроизводства.

Назначайте специалиста из архивного отдела. Это наиболее грамотное и эффективное решение.

Закрепите его обязанности официально: издайте приказ и внесите изменения в его должностную инструкцию. Не ограничивайтесь только приказом.

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Статья 17 возлагает на органы местного самоуправления обязанность по хранению документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.

Статья 18 обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе в течение установленных сроков их хранения до передачи в архив.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526).

Пункт 1.4 Правил прямо предписывает: "В организации назначается должностное лицо, ответственное за ведение архивного дела...". Это императивная норма, не содержащая исключений для случаев наличия архивного отдела.

Трудовой кодекс РФ (Статья 60.2) разрешает с письменного согласия работника поручать ему выполнение дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. В данном случае это будет совмещение профессий (должностей), если обязанности не были изначально закреплены в должностной инструкции.

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) рекомендуют возлагать обязанности по ведению архивного дела на подготовленных специалистов.

1. Да, нужно. Но не в самом архивном отделе, а в каждом другом структурном подразделении (отделах, управлениях) администрации

2. Нет, это нецелесообразно и неправильно с точки зрения организации работы.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

Евгений! НЕТ НЕЛЬЗЯ! И не всегда архивы располагаются недалеко друг от друга! ---Под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

--- В общем случае за ведение архива в организации отвечает ее руководитель. Однако своим приказом (распоряжением) он может назначить ответственным за архив иного работника.

---Приказ о назначении ответственного за архив организации составляется в произвольной форме. В нем указываются ф.и.о. и должность работника, назначаемого ответственным за архив, дата, с которой «архивные» обязанности возлагаются на работника или соответствующий период ответственности.

---В приказе обычно не указываются конкретные должностные обязанности по ведению архива. Они, как правило, предусматриваются в трудовом договоре, должностной инструкции или, например, Положении об архивном деле в организации.

---За нарушение сроков хранения архивных документов организация, ИП и их должностные лица могут быть привлечены к ответственности. https://glavkniga.ru/

ВСЕГО ХОРОШЕГО.

Уважаемый Евгений, здравствуйте!

Действующее законодательство обязывает Вас не просто иметь архивный отдел, а назначить конкретное должностное лицо, ответственное за архив, — Заведующего архивом.

Сделать это необходимо из числа квалифицированных сотрудников архивного отдела, что будет полностью соответствовать нормам Приказа Минздравсоцразвития России от 11.04.2012 N 338н.

----------

Вы можете ввести в штатное расписание должность «Заведующего архивом» или «Начальника архивного отдела» и назначить на нее одного из сотрудников, соблюдая требования к квалификации, указанные в том же Приказе. Для других сотрудников отдела, которые будут выполнять часть функций (например, «Архивист», «Ведущий архивист»), ответственность за конкретные участки работы должна быть закреплена в их должностных инструкциях, разработанных на основе квалификационных характеристик из этого же Приказа.

---------

В разделе II документа содержится квалификационная характеристика должности «Заведующий архивом (начальник архивного отдела) муниципального образования, ведомства, организации». Само название должности прямо указывает на то, что даже при наличии отдела должен быть назначен единоличный руководитель, несущий ответственность. Его должностные обязанности, согласно характеристике, включают руководство работой архива, разработку планов, организацию обеспечения сохранности документов, руководство экспертной комиссией и многое другое. Таким образом, ответ — да, назначать такого сотрудника необходимо.

Всех благ Вам!

Здравствуйте.

Да, в администрации (муниципалитете) необходимо назначить сотрудника, ответственного за архив, независимо от наличия архивного отдела.

Если ответственность за архив возлагается на сотрудника, замещающего другую должность, это оформляется приказом руководителя. В этом случае с сотрудником заключается дополнительное соглашение, в котором прописываются его новые обязанности и функции.

Некоторые нормативные акты, которые регулируют работу архивов и назначение ответственных за них:

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

«Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утверждённые приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 №77.

Здравствуйте.

В администрации (муниципалитете) необходимо назначить сотрудника, ответственного за архив, независимо от наличия архивного отдела.

В общем случае за ведение архива отвечает руководитель организации, но он может своим приказом назначить ответственным за архив иного работника. Если ответственность за архив возлагается на сотрудника, замещающего другую должность, это также оформляется приказом руководителя. В этом случае с сотрудником заключается дополнительное соглашение, в котором прописываются его новые обязанности и функции.

Информацию о том, можно ли назначить ответственным за архив сотрудника из архивного отдела, найти не удалось. Но известно, что деятельность архивов регулируется, в частности, Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Смотрите, в администрации необходимо назначить сотрудника, ответственного за архив, даже если был создан архивный отдел.

На ответственного работника возлагаются обязанности по организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, а также по обеспечению деятельности архива.

Также можете назначить ответственным за архив дюбого работника, для чего издается приказ руководителя.

Если ответственность за архив возлагается на сотрудника, замещающего другую должность, с ним заключают дополнительное соглашение, в котором прописываются его новые обязанности и функции.

- см. Приказ Росархива (Федеральное архивное агентство) от 31 июля 2023 г. №77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях", ст. 57, 60, 60.2 ТК РФ

normativ.kontur.ru

Да, в администрации (муниципалитете) нужно назначить сотрудника, ответственного за архив, даже если есть архивный отдел.

В общем случае за ведение архива отвечает руководитель организации, но он может своим приказом назначить ответственным за архив иного работника.

Назначить ответственным за архив можно и сотрудника из другого отдела, при этом с ним заключается дополнительное соглашение, в котором прописываются новые обязанности и функции.

Деятельность архива регламентируется локальными нормативными актами, в том числе Положением об архиве, которое утверждается руководителем организации.

Приказ Росархива (Федеральное архивное агентство) от 31 июля 2023 г. №77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях"

Добрый вечер, Евгений.

1)Как правило, нет, не требуется назначать отдельного сотрудника “ответственного за архив”, если в структуре администрации уже существует отдельный структурный подразделение – архивный отдел.

-Функции ответственного за архив уже встроены в функции самого отдела.

2) Отдельный “ответственный сотрудник” может назначаться в небольших организациях, где нет полноценного отдела, а функции по ведению архива возлагаются на одного или нескольких сотрудников в дополнение к их основным обязанностям.

3)Как правило, начальник архивного отдела является тем лицом, которое несет персональную ответственность за организацию работы архива, соблюдение законодательства, сохранность документов.

4)Если в администрации есть архивный отдел, это означает, что уже выделена структурная единица, которая должна выполнять функции по организации архивного дела. Назначать дополнительного “ответственного сотрудника” сверх этого отдела, скорее всего, не нужно. Функции ответственности распределены внутри самого отдела, а общая ответственность лежит на руководителе отдела и, в конечном итоге, на руководителе администрации.

5)Если же речь идет о назначении конкретного сотрудника внутри уже существующего архивного отдела для выполнения определенных функций (например, для работы с запросами граждан), то это является внутренней организационной мерой, которая вполне допустима.

6)Закон № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”

7)так что да, в администрации (муниципалитете) необходимо назначить сотрудника, ответственного за архив, независимо от наличия архивного отдела.

При организации архива в муниципальном образовании важно учитывать нормы действующего российского законодательства и внутренние регламенты муниципалитета. Рассмотрим этот вопрос подробнее.Законодательные требования. Федеральный закон №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливает общие правила формирования и хранения документов в государственных и муниципальных органах власти. Согласно этому закону, каждый государственный или муниципальный орган обязан обеспечивать сохранность документов, относящихся к архивному фонду Российской Федерации. Роль архивного отдела. Если в администрации муниципального образования уже существует специализированный архивный отдел, то именно сотрудники этого подразделения отвечают за организацию хранения и учета документов. Это значит, что весь документооборот, связанный с формированием архивных фондов, находится в компетенции сотрудников указанного отдела. Однако возникает вопрос о назначении отдельного лица, ответственного за работу архива внутри органа местного самоуправления. По сложившейся практике, ответственным лицом может выступать начальник архивного отдела либо специально выделенный сотрудник этого же отдела. Такой подход позволяет избежать дублирования функций и повысить эффективность работы. Назначение ответственного сотрудника. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, работодатель вправе распределять обязанности среди работников исходя из потребностей организации. Таким образом, назначение сотрудника архивного отдела ответственным за архив является вполне правомерным действием, поскольку такое лицо обладает необходимой квалификацией и компетенциями. Для назначения ответственного сотрудника рекомендуется оформить соответствующий приказ руководителя администрации, в котором будут указаны конкретные должностные обязанности и полномочия. Важно также внести соответствующие изменения в трудовую инструкцию работника, если такая инструкция имеется. Таким образом, при наличии архивного отдела в администрации дополнительного назначения специального сотрудника, ответственного за архив, не требуется. Ответственным сотрудником может быть назначен работник самого архивного отдела, что соответствует требованиям законодательства и обеспечивает рациональное распределение обязанностей.

Здравствуйте уважаемый Евгений!

В рассматриваемом случае, да должно ьыть в обязательном порядке назначено конкретное должностное лицо, ответственное за архив, — "заведующего архивом" (Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

В этой связи можно назначить ответственного сотрудника из архивного отдела (Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях).

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ответственность предусмотрена ст. 13.20 КоАП РФ.

Всего доброго

Здравствуйте Евгений!

Функции архива госучреждения (или муниципального) , на основании ст. 13. Создание архивов Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" состоят в

а) хранении комплектовании, учете и использовании архивных документов и архивных фондов, образовавшихся и образующихся в деятельности органов местного самоуправления муниципального района, организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных в муниципальную собственность на законном основании.

б) решении вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации и Запорожской области.

в) обеспечении комплектования (и учета документов архивного фонда Запорожской области, находящихся на хранение в муниципальном архиве

г) проведении мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов, в т.ч. обеспечения их физической сохранности и обеспечения охранного и противопожарного режимов.

д) комплектовании архивного фонда документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Вашего муниципального района

Нужно ли ... в администрации назначать дополнительно сотрудника ответственного за архив?

Сотрудник администрации, отвечает н за архив, а за комплектование дел, туда передаваемых.

В соответствии с Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, разработанных на основе Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 www.garant.ru этот сотрудник

а) проводит экспертизу ценности документов в делопроизводстве;

б) оформляет дела

в) составляет и ведет номенклатуру дел

г) передает дела в архив организации.