Должны ли мы брать с них согласие на взыскание из з/п ежемесячно по 20% пока не закроется недостача?

Обязательно в том случае, если сумма ущерба составляет более среднего заработка.

ТК РФ.

" Статья 248. Порядок взыскания ущерба

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке.

При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд.

Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке".

1. Если по распоряжению работодателя, которое может быть сделано не позднее месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба, то 20%.

2. Если сроки соблюдены, то можно по распоряжению. Если не соблюдены, то по соглашению сторон. Что не отрицает возможности делать все по соглашению сторон, даже при соблюдении сроков. И размер удержаний в этом случае тоже можно определять этим соглашением, т.е. он может быть и более 20%.