Как защитить свои права и доказать виновность сотрудников общежития?

Здравствуйте! Я студент университета в Санкт-Петербурге непервокурсник уже, хотел получить регистрацию для этого написал заявление и сдал паспортистке общежития в сентебре. Мне сказали смотреть список студентов возле лифта он будет меняться, как найдешь свою фамилию принесешь паспорт. Мою фамилию и фамилию соседа мы так и не нашли. Но примерно через месяц к нам пришел другой студент и сказал чтоб все кто не сдавал паспорт сдали их заведующему общежитием, мы отнесли и без вопросов паспорта забрали. И вот сегодня я пошел забрать паспорт ведь времени прошло немало. Там мне ответили что регистрацию мою не сделали, т.к. нет никаких документов кроме заявления, а именно договора с общежитием в 3ех экземплярах. Этот договор я писал вместе с соседом за одним столом в кабинете у зав. общежитием, и сосед это может подтвердить. Я сказал это паспортистке на что мне ответили, что я должен был лучше следить за своими документами и постоянно ходить узнавать что с ними. Также было сказано что она может отправить документы в паспортный стол сейчас, но тогда мне прийдется платить штраф в размере 1500-2500 руб. за то что с опазданием подал документы. Но я не считаю себя виноватым в данной ситуации и платить штраф не собираюсь, с другой стороны я не могу находиться здесь без регистрации. Как защитить свои права и доказать виновность сотрудников общежития? Ведь я сдавал все документы и заполнял договор в присутствии моего соседа и зав. общежитием. Никто не попытался даже сообщить что моих документов нет и что я не состаю даже в картотеке, хотя живу и оплачиваю проживание. Отсюда второй вопрос: как быть с оплатой? Помогите пожалуйста не знаю что делать, буду очень благодарен.