Важность нотариальной доверенности для представителя в гражданском деле - нужна ли она и можно ли заполнить в произвольной форме?

Нужна нотариальная.

Адвокат может представлять и на основании ордера, если только Вы не планируете наделить его специальными полномочиями, как-то: подписание искового заявления, предъявление его в суд, передачу спора на рассмотрение третейского суда, предъявление встречного иска, полный или частичный отказ от исковых требований, уменьшение их размера, признание иска, изменение предмета или основания иска, заключение мирового соглашения, передачу полномочий другому лицу (передоверие), обжалование судебного постановления, предъявление исполнительного документа к взысканию, получение присужденного имущества или денег - тогда доверенность будет необходима. Равным образом она будет необходима во всех случаях, если Ваши интересы будет представлять не адвокат, а юрист, не имеющий статуса адвоката. Берете данные представителя (Ф.И.О., дата рождения, паспортные данные, адрес регистрации, у адвоката также - его реестровый номер, номер и дату удостоверения адвоката и наименование выдавшего органа) - идете с ними к любому нотариусу, говорите - мне необходима судебная доверенность на этого человека, с такими-то данными, нотариус все оформит в установленном порядке. После чего встретитесь с представителем и передадите ему доверенность. Довольно странно, что Ваш представитель (будь он адвокат или юрист) не разъяснил Вам эти элементарные положения. Это заставляет задуматься.