Оспаривание законности отказа в оплате проезда и вопросы возмещения расходов на билеты

В Постановлении 455 определен порядок выплаты компенсации в случае бездокументарного оформления авиабилетов, о железнодорожных билетах, приобретенных онлайн, в документе не говорится.

Но, существуют отраслевые документы (см. Приказ ФСИН), которые регламентируют выплату компенсации при оплате ж/д билета онлайн.

Можно сделать вывод, что компенсацию можно оплатить при предъявлении сотрудником документов, подтверждающих расходы по оплате проезда:

чеки контрольно-кассовой техники, слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является сотрудник;

подтверждение кредитной организации, в которой сотруднику открыт банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, о проведенной операции по оплате билета, оформленного в бездокументарной форме;

документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, приравненном к кассовому чеку, и содержащий реквизиты.

1. Рекомендация: Как компенсировать сотруднику, работающему в районах Крайнего Севера, стоимость проезда к месту отдыха и обратно

Чтобы получить компенсацию, сотрудник не позднее чем за две недели до начала отпуска подает руководителю учреждения письменное заявление. В заявлении должно быть указано:*

фамилия, имя, отчество членов семьи сотрудника, имеющих право на компенсацию расходов;

даты рождения несовершеннолетних детей сотрудника;

место использования отпуска сотрудника и членов его семьи;

вид транспорта, которым предполагается воспользоваться;

маршрут следования;

примерная стоимость проезда.

К заявлению нужно приложить:

копии документов, подтверждающих степень родства (свидетельство о заключении брака, о рождении, об усыновлении и т. п.);

справку о совместном проживании;

копию трудовой книжки неработающего члена семьи.

Об этом сказано в пункте 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

Кроме того, поскольку право на компенсацию у работника возникает один раз в два года, то в ситуации, когда на компенсацию претендует новый работник, устроившийся в организацию в текущем году, дополнительно может понадобиться справка от предыдущего работодателя о том, что в прошлом году работник указанную компенсацию не получал.

Компенсацию сотруднику выплатите не позднее чем за три рабочих дня до его отъезда в отпуск исходя из примерной стоимости проезда.*

Для окончательного расчета сотрудник обязан в течение трех рабочих дней после выхода из отпуска представить отчет о произведенных расходах. К отчету прикладываются подлинники проездных и перевозочных документов, подтверждающих расходы сотрудника (членов семьи сотрудника). Например, билеты, багажные квитанции, справки о стоимости проезда, выданные транспортной организацией.*

При оформлении электронного авиабилета для подтверждения и возмещения расходов сотрудник должен представить:*

посадочный талон;

маршрут-квитанцию электронного билета (с одновременным представлением электронного документа (выписки из электронной системы платежа) – в случае оплаты билета с использованием банковской карты).

Кроме того, сотруднику целесообразно представить личное заявление (сделать заявительную надпись на документе). При этом заявление (заявительная надпись) должно содержать уведомление о приобретении маршрут/квитанции электронного билета непосредственно сотрудником, его личную подпись и дату. Например: «Прошу компенсировать расходы, произведенные мною в размере 45 000 руб. А.С. Кондратьев, 06.04.2012».

Если сотрудник не воспользовался выплаченной ему предварительной компенсацией для проезда к месту использования отпуска и обратно, то полученные деньги он должен вернуть.

Такой порядок установлен пунктом 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455, и письмом Минфина России от 14 декабря 2011 г. № 02-06-10/5584.

2. Рекомендация: Какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме

В бухучете понесенные расходы подтверждают первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд к месту командировки и обратно. Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, который:

оформлен в соответствии с требованиями законодательства России или обычаями делового оборота государства, где они были произведены;

косвенно подтверждает произведенные расходы.

Это следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

При приобретении электронного билета необходимо подтвердить:*

оплату билета;

факт поездки.

Оплату билета может подтвердить один из следующих документов:*

чек контрольно-кассовой техники;

слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;

подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;

другой документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

При этом к документам, оформленным на бланках строгой отчетности и подтверждающим покупку билета, относятся:

маршрут/квитанция, которая является бланком строгой отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд авиатранспортом (п. 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134);

контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), который является бланком строгой отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд железнодорожным транспортом (п. 2 приказа Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322, письмо Минфина России от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/719);

квитанция электронного многоцелевого документа, которая является бланком строгой отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд всеми видами пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса России от 18 мая 2010 г. № 116).

Факт поездки подтверждает распечатка электронного билета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 1 октября 2012 г. № 03-03-06/1/515, от 26 апреля 2012 г. № 03-03-04/1, от 23 сентября 2011 г. № 03-03-07/34, от 4 июля 2011 г. № 03-03-07/24, от 18 января 2010 г. № 03-03-07/2, от 16 августа 2010 г. № 03-03-07/27 и ФНС России от 12 октября 2012 г. № АС-4-2/17308.

Следует отметить, что при наличии документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку, достаточно иметь один из двух документов, подтверждающих поездку: только распечатку электронного билета или только посадочный талон. Такой вывод следует из писем Минфина России от 6 марта 2012 г. № 03-04-06/3-57, от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384, от 21 августа 2008 г. № 03-03-06/1/476 и от 7 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/649.

Косвенным подтверждением расходов, связанных с проездом в командировку, при налогообложении прибыли может служить одновременное наличие:

документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку (например, приказ руководителя);

документов, которые подтверждают пребывание сотрудника в командировке (например, счета гостиниц, счета-фактуры, квитанции к приходному кассовому ордеру, кассовые чеки, акты).

При этом в распечатке электронного билета (посадочном талоне) должны быть указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд сотрудника в командировку (в частности, инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, маршрут, стоимость билета, дата полета или проезда, номер посадочного места). При необходимости может быть указана и другая информация (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50).

Если распечатки электронного билета и (или) посадочного талона нет (например, были утеряны сотрудником), расходы по проезду можно подтвердить архивной справкой, выданной авиаперевозчиком (его представителем) и заверенной его печатью. В ней должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость (Ф.И.О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.). Такой порядок установлен в письмах Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61, от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50, от 21 сентября 2011 г. № 03-03-07/33, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168.

Если электронный билет (архивная справка) составлен на иностранном языке, для подтверждения расходов к нему должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык. При этом в отношении электронного авиабилета необходимо учитывать следующее. Основные реквизиты авиабилета (месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты) указаны кодом на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора. Перечень кодификаторов приведен на официальном сайте Минтранса России в рубрике «Авиация» (Документы/Минтранс/Авиация). Если в электронном авиабилете значения, обозначенные на иностранном языке, совпадают с наименованием реквизитов, приведенных в соответствующих кодификаторах, то в целях признания расходов дополнительного перевода на русский язык не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 7 июня 2011 г. № ЕД-4-3/8983, от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656. В противном случае (при несоответствии реквизитов электронного авиабилета кодификаторам) для подтверждения расходов должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык.

О порядке оформления перевода документов на русский язык см. Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки.

для целей вычета НДС по электронным билетам наличие маршрут/квитанции (контрольного купона электронного проездного документа, квитанции электронного многоцелевого документа), оформленной на утвержденном бланке строгой отчетности (с выделенной суммой налога), является обязательным (п. 1 и 7 ст. 172 НК РФ).

Из рекомендации «Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования»

3. Приказ ФСИН России от 24.04.2013 № 207 «Об утверждении Порядка оплаты проезда сотруднику уголовно-исполнительной системы, проходящему службу в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и других местностях с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями, в том числе отдаленных, или в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, дислоцированных в субъекте Российской Федерации, входящем в Уральский, Сибирский или Дальневосточный федеральный округ, либо за пределами территории Российской Федерации, а также одному из членов его семьи, к месту проведения основного (каникулярного) отпуска по территории (в пределах) Российской Федерации и обратно»

«8. При приобретении билетов, оформленных в бездокументарной форме, документами, подтверждающими расходы по оплате проезда, являются:*

чеки контрольно-кассовой техники, слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является сотрудник (член семьи сотрудника);*

подтверждение кредитной организации, в которой сотруднику (члену семьи сотрудника) открыт банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, о проведенной операции по оплате билета, оформленного в бездокументарной форме;*

документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, приравненном к кассовому чеку, и содержащий реквизиты,* установленные пунктом 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 года N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 19, ст.2191; 2009, N 9, ст.1102);

другие документы, установленные законодательством Российской Федерации».