Многие клиенты просят сотрудников организации выдать жалобную книгу, забывая, что современное название этого документа вовсе не книга жалоб, а книга отзывов и предложений.

Регистрируется в Управе района. Порядок ее ведения и регистрации указан в следующем документе:

Методические указания по организации и осуществлению розничной торговли в городе Москве (утв. Департаментом потребительского рынка и услуг города Москвы)

(Текст методических указаний опубликован в журнале "Московский рынок и услуги", 2003 г., N 6)

15. Порядок ведения Книги отзывов и предложений

15.1. Продавец обязан иметь Книгу отзывов и предложений, которая предоставляется покупателю по его требованию.

15.2. Книга отзывов и предложений является документом строгой отчетности и не может списываться до ее заполнения.

15.3. Книга отзывов и предложений регистрируется в управе района в специальном журнале по следующей форме:

N Наименование, Дата выдачи ФИО Подпись

п/п место нахождения получателя получателя

предприятия

(юридического

лица или

индивидуального

предпринимателя)

На начальных листах Книги отзывов и предложений должны быть предусмотрены: текст Инструкции по ведению книги отзывов и предложений, адреса и телефоны юридического лица или индивидуального предпринимателя, Госторгинспекции, Департамента потребительского рынка и услуг города Москвы, префектуры административного округа и управы района города Москвы.

15.4. Книга отзывов и предложений должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и печатью организации (индивидуального предпринимателя).

15.5. Покупателю, желающему внести запись в Книгу отзывов и предложений, должны быть созданы для этого необходимые условия (предоставлены ручка, стол, стул). Запрещается требовать от заявителей предъявления каких-либо личных документов или объяснения причин, вызвавших необходимость написания жалобы, предложения, замечания.

15.6. Работник предприятия торговли, действия которого вызвали жалобу, должен немедленно сообщить об этом администрации предприятия и представить письменное объяснение по содержанию жалобы.

15.7. Администрация предприятия торговли обязана в двухнедельный срок рассмотреть внесенную в Книгу отзывов и предложений запись, внимательно разобраться в существе вопроса и принять необходимые меры к устранению отмеченных недостатков и нарушений в работе предприятия или осуществлению приемлемых предложений.

15.8. Для сведения лица, написавшего жалобу, и контролирующих органов администрация делает в Книге отзывов и предложений на оборотной стороне заявления отметку о принятых мерах и в пятидневный срок в обязательном порядке направляет письменный ответ заявителю, указавшему свой адрес.

Копии ответов покупателям хранятся у администрации предприятия в специальном деле до конца текущего года.

Записи покупателей и других лиц в Книге отзывов и предложений с целью оправдания действий работника предприятия торговли, на которого поступила жалоба, подлежат проверке и принимаются во внимание только при подтверждении изложенных фактов.

15.9. В случае если для принятия мер по устранению отмеченных покупателем недостатков или осуществлению его предложений требуется более пяти дней, администрация предприятия устанавливает необходимый срок (но не более 15 дней), о чем делается в Книге отзывов и предложений соответствующая отметка.

15.10. Орган управления юридического лица или индивидуальный предприниматель обязаны не реже одного раза в квартал проверять правильность ведения Книг отзывов и предложений на всех торговых объектах.

О результатах проверки, предложениях по порядку ведения книги и устранению выявленных недостатков должны быть внесены соответствующие записи в журнале учета мероприятий по контролю.

15.11. Не полностью заполненная на предприятии в течение года Книга отзывов и предложений продлевается на следующий год, о чем делается соответствующая запись в Книге отзывов и предложений. По заполнении всей книги она передается в орган управления юридического лица или индивидуальному предпринимателю, где она хранится в течение одного года.

15.12. Орган управления юридического лица или индивидуальный предприниматель должны обеспечить все торговые объекты Книгами отзывов и предложений, пронумерованными, прошнурованными и заверенными в установленном порядке.