Как доказать отсутствие судебного письма в деле, на которое было отправлено уведомление по треку?

Вы можете попробовать обратиться с запросом на Почту в письменном виде с предоставлением сведений о поступлении вам корреспонденции. Иногда выходит получить желаемые сведения.

Уважаемый Дмитрий!

Во-первых, если в адрес получателя корреспонденции приходит заказное письмо (а суды высылают в адрес истца и ответчика заказные письма), то почтовые работники обязаны своевременно доставить в п/я получателя корреспонденции Извещение (см. п.92 Почтовых Правил, принятые Советом Глав администрации связи Регионального содружества в области связи от 22.04.1992 г.) о получении на конкретном почтовом отделении АО "Почта России" заказного письма.

Во-вторых, срок хранения судебного письма (заказного естественно) на почтовом отделении указан в п.34 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденные Приказом Минсвязи № 234 от 31.07.2014

34. Письменная корреспонденция и почтовые переводы при невозможности их вручения (выплаты) адресатам (их уполномоченным представителям) хранятся в объектах почтовой связи места назначения в течение 30 дней, иные почтовые отправления - в течение 15 дней, если более длительный срок хранения не предусмотрен договором об оказании услуг почтовой связи. Почтовые отправления разряда "судебное" и разряда "административное" при невозможности их вручения адресатам (их уполномоченным представителям) хранятся в объектах почтовой связи места назначения в течение 7 дней. (в ред. Приказа Минкомсвязи России от 13.11.2018 N 619)

Исходя из положений вышеуказанных и других нормативных актов, которые регулируют все вопросы работы подразделений АО "Почта России", очень трудно, а тем более в суде, доказать, что почтовые работники не доставляли в п/я получателя судебного письма Квитанцию (а не уведомление).

В-третьих, при обжаловании решения суда ответчиком, если он не удовлетворен решением суда, особой роли тот факт, что он не получал с почтового уведомления Квитанцию, особой процессуальной роли не играет.

Не совсем понятно о ком Вы пишите "могут они вложить это письмо (если конечно нашли) и утверждать, что это именно то письмо и правомерно ли отказали, учитывая что изначально никакого письма в деле не было?"

В-четвертых, согласно статье 35 ГПК РФ стороны гражданского дела имеют право знакомиться с материалами дела и снимать с них копии.

Для снятия копии с материалов дела придется тащить с собой ксерокс, т.к. суд (судья, секретарь судьи) не обязаны это делать. Поэтому юристы и адвокаты при необходимости делают фотокопии материалов дела, что бы видны были на каждом листе из дела № листов.

По таким серьезным юридическим вопросам в первую очередь нужно обращать внимание в ответах юристов и адвокатов на их ссылки на нужные нормативные акты и на их положения (статьи, пункты и т.д.), с которыми Вы можно сами потом внимательно ознакомиться.

Работники почты на такой письменный запрос пришлют грамотный ответ, который еще и просмотрит юрист АО "Почта России".

Всего Вам доброго.