Какие документы нужны на командировку в Казахстан на служебном автомобиле ООО?

Сотрудник с разрешения работодателя вправе направится в командировку на автомобиле. Это не запрещено. В этом случае расходы на деловую поездку и бензин подтвердят путевые листы.

Документ подтвердит, что на машине сотрудник уехал по рабочим делам, а не по личным. Также путевой лист поможет списать в расходы суточные и бензин (письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

При управлении транспортным средством водитель не обязан иметь при себе доверенность на автомобиль. Ему достаточно иметь полис ОСАГО, допускающий его право на управление этим автомобилем (п. 2.1.1 ПДД РФ; п. 2 ст. 15 Закона от 25.04.2002 N 40-ФЗ). Приказ на коммандировку обязательно.

Если работник едет в командировку на служебном или личном транспорте, то ему необходимо оформить служебную записку, в которой указать фактический срок пребывания в командировке, и приложить к ней документы, подтверждающие использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно (это могут быть путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

Загранкомандировки (в отличие от командировок по территории РФ) имеют ряд особенностей. Во-первых, работникам, направленным в командировку за рубеж, помимо расходов на проезд, проживание и суточные, возмещаются дополнительные затраты, к которым относятся (п. 23 Положения): расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других документов; обязательные консульские и аэродромные сборы; сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; расходы на оформление обязательной медицинской страховки; иные обязательные платежи и сборы. Во-вторых, суточные выплачиваются не в рублях, а в валюте той страны, куда направляется сотрудник, и в размерах, предусмотренных коллективным договором. В-третьих, командировочное удостоверение при загранкомандировке не выписывается (за исключением случаев командирования в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Положения)). В-четвертых, за однодневные загранкомандировки (в отличие от командировок по России) выплачиваются суточные в размере 50% от нормы, установленной коллективным договором для выплаты суточных при командировке в соответствующую страну (п. 20 Положения).

Документальное оформление загранкомандировки Если руководитель компании принял решение направить сотрудника в командировку, работники кадровой службы должны оформить: служебное задание (форма № Т-Юа)1, в котором нужно указать цель, время и место командировки. Этот документ должен подписать руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник, а утвердить — руководитель организации; приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 или Т-9 а)1 Данные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.Его готовят сотрудники кадровой службы организации на основании служебного задания; командировочное удостоверение (форма № Т-10)1. Документ подтверждает срок пребывания работника в командировке.

Дата пересечения границы. При поездках по России и в безвизовые страны СНГ даты пересечения границы будут определяться по отметкам в командировочном удостоверении. Об этом говорится в пункте 19 Положения. При командировке в страны с визовым режимом для определения срока пребывания за рубежом используются отметки о пересечении границы в загранпаспорте командированного работника.

Рекомендуем ознакомиться с обзором про командировки на служебном автомобиле:

www.consultant.ru

Что нужно для пересечения Российско-Казахстанской границы на автомобиле?

Документы на машину – свидетельство о регистрации, права. Если машина управляется по доверенности, то сама доверенность с обязательным указанием «с правом выезда за границу РФ». Для водителя и пассажиров нужны российские паспорта или заграничные (не имеет значения). Мы въезжаем по российским, чтобы не тратить место в загранпаспорте на штампы.

Процедура прохождения таможни и паспортного контроля проста и мало отличается от прохождения границы в других странах.

Подъезжаем к приграничному КПП со стороны России. Внимательно следим за указателями и выполняем требования пограничников. Они укажут, куда подъехать и что делать. На въезде вам дадут талончик с указанием количества человек в машине и времени въезда на территорию погранпоста.

Сначала проходим паспортный контроль. Первым к окошку подходит водитель. Здесь нужно предъявить российский паспорт и документы на автомобиль — свидетельство о регистрации и доверенность, если машина принадлежит другому человеку. Будьте готовы ответить на вопросы о месте пребывания в Казахстане (можете назвать один из городов на маршруте), примерных сроках и цели поездки.

При паспортном контроле ставят штамп в талончик, полученный на въезде.

Далее следует досмотр автомобиля. Как правило, он бывает поверхностным – просят открыть двери, багажник, капот, бардачок и багажный бокс на крыше, если он есть. Могут спросить про запрещенные вещи. После осмотра ставят штампик в талончик, который надо сдать на выезде. Все, вы на нейтральной территории.

Теперь подъезжаем к казахстанскому пропускному пункту. Так же внимательно следим за указателями и выполняем требования пограничников. Они укажут, куда подъехать и что делать. На въезде вам дадут талончики с указанием номера автомобиля, количества человек в машине и времени въезда на территорию погранпоста. Так же нужно взять и заполнить миграционные карты. Как правило это делается прямо в машине, благо очередь идет не быстро.

В миграционной карте нужно указать серию и номер российского паспорта (в заголовке миграционной карты), фамилию, имя, дату рождения, гражданство (РФ) и цель прибытия в Казахстан.

Далее с паспортом, талончиком, миграционной картой и документами на автомобиль проходим к месту проведения паспортного контроля. Опять задают вопросы о цели, месте визита и времени пребывания в Казахстане. Делается фотография. Не забудьте проверить, что вам поставили штамп в миграционную карту и правильно указали дату въезда. Миграционная карта должна храниться до выезда из страны и является доказательством вашего легального пребывания в Казахстане. Дальше снова поверхностный досмотр автомобиля и вопросы про запрещенные предметы. После досмотра и отметки на талончике, едем к выезду с территории поста. Сразу за погранпереходом покупаем страховку на автомобиль. Здесь стоит несколько вагончиков, где можно не только купить страховку, но и казахстанскую SIM-карту для телефона. Страховка может быть выписана на разные сроки – две недели, месяц и т.д. Обязательно проверяем правильность всех данных в страховке и сроки ее действия. Никаких дополнительных документов, например, диагностическую карту, у нас никто и никогда не требовал ни на границе, ни при проверках дорожной полицией, однако ее лучше иметь с собой на всякий случай.

Что касается наклейки RUS, лучшее ее иметь. Несмотря на то, что по международному законодательству при наличии на номерных знаках буквенных кодов государства, такая дополнительная наклейка не является обязательной, все же она будет не лишней. Мне известны случаи, когда местные дорожные полицейские требовали такую наклейку. Выяснять на дороге кто прав, сложнее, чем купить стикер. Кстати, это касается и некоторых европейских стран. Не тратьте свои нервы!

Надеемся что наш ответ полезный))