Для начала нужно разобраться - сколько лет работодатель должен хранить те или иные документы. Например, в Приказе Росархива от 20.12.2019 N 236 указано, что Табели (графики), журналы учета рабочего времени хранятся 5 лет, а если работа связана с вредными и опасными условиями труда - 50/75 лет. Трудовые договоры, приказы по личному составу (о приеме на работу и т.д.) хранятся не менее 50/75 лет. И т.д.
При этом в том же приказе разъяснено, что срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; а законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
В Федеральном законе от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2022)"Об архивном деле в Российской Федерации" определено:
Статья 22.1. Сроки хранения документов по личному составу
1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.
2. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
Соответственно, Вам стоит попытаться восстановить как можно больше документов. И если они не сохранились в письменном виде, а времени прошло немного - можете изготовить повторные экземпляры приказов из электронной базы данных предприятия.
А если, например, табели учета рабочего времени для работы не на вредных условиях труда нужно хранить 5 лет, то можете сообщить об отсутствии данного документа и истечении срока хранения.
Кроме того, нужно разобраться с самими документами, т.к. если на предприятии имеется архив, то бардак в таком архиве - ситуация обыденная. Папка с личным делом может лежать банально не там, где должна, и в таком случае ее просто нужно найти.
Если архив документов предприятия был поврежден или уничтожен в результате стихийного бедствия (пожар, наводнение и т.д.), то нужно сообщить прокурору эту информацию и представить доказательства этого события.
Если документы были утрачены по вине должностных лиц - проводите проверку и устанавливайте виновных лиц. Документы проверки и материалы о привлечении виновного лица к дисциплинарной ответственности можете также направить прокурору со своей пояснительной запиской.
Что касается ответственности, то она будет зависеть от вида нарушения, выявленного проверяющими.
По ст. 22 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 (ред. от 24.07.2023)"О прокуратуре Российской Федерации"
Статья 22. Полномочия прокурора
1. Прокурор при осуществлении возложенных на него функций вправе:
...
требовать от руководителей и других должностных лиц указанных органов представления необходимых документов и материалов или их копий, статистических и иных сведений в сроки и порядке, которые установлены пунктами 2, 2.1, 2.3, 2.4, 2.5 статьи 6 настоящего Федерального закона; выделения специалистов для выяснения возникших вопросов; проведения проверок, контрольных (надзорных) мероприятий по поступившим в органы прокуратуры материалам и обращениям, ревизий деятельности подконтрольных или подведомственных им организаций;
...
Ответственность за воспрепятствование деятельности прокурора установлена в ст. 17.7 КоАП РФ (Невыполнение законных требований прокурора, следователя, дознавателя или должностного лица, осуществляющего производство по делу об административном правонарушении) и ч. 2 ст. 294 УК РФ (Воспрепятствование осуществлению правосудия и производству предварительного расследования).
Вместе с тем если документов нет и организация честно и в срок прямо заявила прокурору, что документы не сохранились, то вопрос привлечения к ответственности будет не так уж и однозначен. Привлекать к административной или уголовной ответственности можно при наличии вины нарушителя. При фактическом отсутствии документов вину в том, что документы не представлены, вряд ли установят. Но за нарушение порядка хранения документов привлечь могут. И тут уже можно обратить внимание на ст. 13.20 КоАП РФ, где установлено:
Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов
Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, -
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей; на должностных лиц - от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.
Спросить
