Проблема с пролонгацией пользования земучастком

Два вопроса - 1.надо ли при оформлении пользования земельным участком на 5 лет (красная зона - собственник земли администрация города) примыкает участок к многоквартирному одноэтажному дому, конкретно к моей квартире, я продлеваю в очередной раз договор и теперь с меня бюро по благоустройству (якобы надо при оформлении пользования участком оформлять этот договор на благоустройство территории) требуют протокол собрания всех жильцов этого дома, что они не против этого благоустройства и не против чтоб я им пользовалась. Беру не в первый раз, раньше давали аренду на год и каждый год пролонгация, потом последние 5 лет дали в пользование и в прошлом году поменяли что-то в законодательстве и вот такая проблема - законно ли требуют собрания всех жильцов под протокол (чтоб был готов к этому четвергу) или просто вымогают деньги - мне ничего не сказали сразу, уже оплачен кадастр 2 т.р. и проект по благоустройству 4 т.руб И соответственно вопрос 2 - как вернуть деньги за эту несостоявшуюся пролонгацию, я бегала в земкомитет 4 раза начиная с декабря прошлого года и НИЧЕГО никто не говорил про это обязательное собрание. У нас натянутые отношения со всеми жильцами 7 квартир, поэтому и отгораживались. Ясно что никакой протокол никто подписывать не собирается в мою пользу. Третий вопрос - в какой срок я должна буду убрать железный забор, чтоб не нарваться на штраф?