Обязательно ли указывать должность в документах при электронном документообороте с контрагентом-государственной организацией?

995₽ VIP

Раз есть требование в п. 2 ст. 9 ФЗ-402, то надо их соблюдать!

Требуйте и не подписывайтесь без указания должности подписанта.

Наименование должностей лиц, которые отвечают за совершение хозяйственной операции и правильность ее документов, входит в число обязательных реквизитов первичного документа (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Исключений для электронных документов нет. Поэтому отсутствие должности лица, подписавшего первичный документ, может привести к спорам с налоговыми органами. Ведь формально требования к составлению первичного документа будут нарушены.

Суды относят ошибки (отсутствие) должности в первичных документах (накладных, актах и пр.) к незначительным и принимают документы. Если факты отгрузки и приемки товаров подтверждены, покупатель вправе учесть их стоимость в налоговом учете и принять «входной» НДС к вычету (постановления ФАС Поволжского от 22.05.12 № А55-5626/2010 и от 22.05.07 № А12-16921/06, Восточно-Сибирского от 22.09.11 № А58-6676/2010 и Московского от 14.09.11 № А40-123143/10-116-503 округов).

Вместе с этим само наличие судебной практики говорит о том, что принимать такие документы к учету рискованно. Первичный документ от имени компании вправе подписать внештатный специалист, например подрядчик, но рядом с его автографом все равно надо поставить название должности. Этот вывод следует из письма Минфина России от 10.09.13 № 07-01-06/37273 (ответ на частный запрос)

Согласно действующему законодательству, вопрос наличия должности в документах при электронном документообороте требует детального рассмотрения.

1. Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", должность является обязательным реквизитом первичного учетного документа.

2. Вместе с тем, в соответствии с п. 1 ст. 9 данного закона, обязательными реквизитами первичного документа являются те, что установлены в соответствии с законодательством РФ.

3. Правила организации электронного документооборота, установленные Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, также не содержат прямого требования об обязательном указании должности подписанта.

Таким образом, с формальной точки зрения, отсутствие должности в электронном документе, подписанном уполномоченным лицом контрагента-государственной организации, не является нарушением законодательства.

Однако, во избежание возможных претензий со стороны налоговых органов, рекомендуется:

1. Запросить у контрагента документы, подтверждающие полномочия лица, подписывающего документы (например, доверенность).

2. При возможности, получить от контрагента документы с указанием должности подписанта.

Здравствуйте Ирина

Ваши требования обоснованны, так как реквизиты сделки должны содержать наименование должности как это предусмотрено ч.2 п.6 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 12.12.2023) "О бухгалтерском учете"

___

В соответствии с п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) первичные учетные документы можно составлять на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Основные правила работы с электронными документами определены в Федеральном законе от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ). Виды электронных подписей установлены ст. 5 Закона N 63-ФЗ:

простая электронная подпись;

усиленная электронная подпись (которая подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную).

По общему правилу вид используемой электронной подписи определяется участниками электронного документооборота по собственному усмотрению (п. 1 ст. 4 Закона N 63-ФЗ).

При этом необходимо иметь в виду, что сфера применения простой и неквалифицированной электронной подписи ограничена п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ, в силу которого документ, подписанный одной из таких электронных подписей, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если это прямо предусмотрено:

законодательством или

соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Так, в силу положений НК РФ при оформлении электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе при сдаче налоговой отчетности) необходимо применять только квалифицированную электронную подпись.

В то же время при оформлении первичных учетных документов в электронном виде организации могут использовать любой вид электронной подписи. Объясняется это тем, что согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны устанавливаться федеральными стандартами бухгалтерского учета. Но до настоящего времени такой стандарт пока не принят. Поэтому при оформлении первичных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись, при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ

___

Согласно ч.2 п.6 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 12.12.2023) "О бухгалтерском учете" Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события

___

С уважением юрист Марьяна Николаевна

В ЭЦП должность и ФИО указаны

Уважаемая Ирина, добрый день!

Если по существу:

Ваши требования к контрагенту обоснованны.

В соответствии с ч. 2 п. 6 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 12.12.2023) "О бухгалтерском учете", обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование экономического субъекта, составившего документ;

содержание факта хозяйственной жизни;

величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

Таким образом, отсутствие наименования должности подписанта в первичном учетном документе является нарушением требований Закона N 402-ФЗ. Это может привести к признанию документа недействительным, что, в свою очередь, может повлечь за собой негативные налоговые последствия, такие как доначисление налога на прибыль, пени и штрафы.

С учетом вышеизложенного, Ваши требования к контрагенту о переделке документов и указании должности подписанта являются обоснованными и соответствуют законодательству РФ

_____

С уважением, Дарья Алексеевна

Согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", обязательным реквизитом первичного учетного документа является должность лица, составившего документ. Таким образом, отсутствие должности в документе является нарушением требований законодательства.

Налоговые органы могут оспорить правомерность принятия документов без обязательного реквизита "должность" и, соответственно, признать расходы необоснованными и доначислить налог на прибыль, а также применить штрафные санкции.

В данной ситуации вы обоснованно требуете от контрагента (государственной организации) переоформить документы с указанием должности лица, подписавшего акт. Отсутствие такого реквизита создает риски, связанные с возможными налоговыми доначислениями.

Здравствуйте Ирина!

В данном случае, с правовой точки зрения в целом реквизиты сделки должны содержать наименование должности в силу п.2 п.6 ст.9 ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Таким образом, с юридической точки зрения Вы законно требуете от контрагента переделать документы и поставить должность.

*При необходимости можете обратиться к любому из юристов портала для содействия, защиты и подготовке правовых документов (ст.779 ГК РФ "оказание юр.услуг").

Всего доброго Вам!

Рад был помочь!