Так как моему представителю тоже нет возможности съездить в суд.И как лучше указать, заявление или ходатайство?

можете , писать нужно заявление ст. 35 ГПК РФ,

представитель должен быть уполномочен от вас по доверенности ст. 185 ГК РФ

Представитель Ваш юрист?

"...Могу ли я отправить заявление в суд (через интернет портал) на выдачу копии протокола заседания и аудиозаписи человеку, который находится в моём городе, указав в заявлении все его паспортные данные?..."

В соответствии со ст.53 ГПК РФ полномочия представителя на ведение дела должны быть выражены в доверенности, выданной и оформленной в соответствии с законом. Доверенности, выдаваемые гражданами, могут быть удостоверены в нотариальном порядке либо организацией, в которой работает или учится доверитель, товариществом собственников жилья, жилищным, жилищно-строительным или иным специализированным потребительским кооперативом, осуществляющим управление многоквартирным домом, управляющей организацией по месту жительства доверителя, администрацией организации социального обслуживания, в которой находится доверитель, а также стационарного лечебного учреждения, в котором доверитель находится на излечении, командиром (начальником) соответствующих воинских части, соединения, учреждения, военной профессиональной образовательной организации, военной образовательной организации высшего образования, если доверенности выдаются военнослужащими, работниками этих части, соединения, учреждения, военной профессиональной образовательной организации, военной образовательной организации высшего образования или членами их семей. Доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверяются начальником соответствующего места лишения свободы. Полномочия законных представителей подтверждаются представленными суду документами, удостоверяющими их статус и полномочия. Полномочия адвоката на ведение дела в суде удостоверяются ордером, выданным соответствующим адвокатским образованием. Иные оказывающие юридическую помощь лица представляют суду документы о высшем юридическом образовании или ученой степени по юридической специальности, а также документы, удостоверяющие их полномочия. Полномочия представителя могут быть определены также в устном заявлении, занесенном в протокол судебного заседания, или письменном заявлении доверителя в суде.

Резюме: наличие высшего юридического образования обязательно

Оформите доверенность на получение в суде копии протокола с аудио записью. Напишите заявление о выдаче этих документов, приложите чистый CD-диск для копирования аудио записи. Такие заявления не рассматриваются в судебном заседании, вопрос решается судьёй, рассматривающим дело. Как правило это занимает несколько дней. Протокол Вам могут выслать почтой, об этом нужно указать в заявлении. Тогда и доверенность оформлять не нужно. Кстати, участвовать в судебном заседании можно путем видеоконференцсвязи. Ходатайство об обеспечении Вашего участия таким способом нужно подать в суд, рассматривающий дело. Вы будете приходить в суд в своём городе и по видеосвязи участвовать в судебном заседании.

Нет, не можете. Суд не обязан делать копии протоколов, и высылать их. Суд обязан высылать участникам процесса только текст решения. Только наличие нотариальной доверенности даёт право на ознакомление с материалами дела, и снятие фотокопий. Поэтому только Ваш представитель с нотариальной доверенностью вправе совершать процессуальные действия вместо Вас, знакомиться с материалами дела, и фотографировать протокол. Более никто делать это не вправе.