Прописан ли такой регламент подписей заявлений в каком нибудь из законов или это собственная инициатива администрации?

Регламент подписей может быть прописан в локальных актах организации. Отпуск предоставляет работодатель, на основании ст. 173, а что касается заявления, то можете его отнести к референту, либо секретарю, чтобы она эта заявление приняла, поставила отметку на заявление как входящая корреспонденция.

В случа не предоставления отпуска смело можете обращатся в комитет по трудовым спорам.

На основании ст.173 Трудового кодекса РФ работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения высшего профессионального образования независимо от их организационно-правовых форм по заочной и очно-заочной (вечерней) формам обучения, успешно обучающимся в этих учреждениях, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для прохождения промежуточной аттестации, подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов.

Таким образом, работодатель должен предоставить своим работникам, обучающимся в вузах, которые имеют государственную аккредитацию, дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка, и при этом организационно-правовая форма учебного заведения не имеет значения.

В том же случае, если сотрудник совмещает работу и учебу в образовательном учреждении, которое не имеет государственной аккредитации, учебный отпуск ему не положен. В этом случае на основании последнего абзаца ст.173 ТК РФ гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях высшего профессионального образования, не имеющих государственной аккредитации, устанавливаются коллективным договором или трудовым договором.

При этом необходимо учитывать, что на основании ст.177 ТК РФ гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые.