Правомерна ли факсимильная подпись и печати на товарных накладных, счетах-фактурах, счетах и договорах - различия для ИП и ООО.

Разницы между ИП и ООО в этом вопросе нет. на бухгалтерских документах использование факсимильной печати и подписи не допустимо. А целом есть вот такое подробное разъяснение: Пунктом 2 статьи 160 (Письменная форма сделки) Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) установлено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

В соответствии с пунктом 1 статьи 160 Кодекса установлено, что Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Если такие последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки. Иными словами оригинал печати на документе не является по закону обязательным атрибутом формы договора, так как указанной выше нормой скрепление печатью отнесено к числу дополнительных требований к форме договора, которые также могут быть предусмотрены соглашением сторон.

Необходимо отметить, что Кодекс использует отсылочную норму, указывая, что случаи и порядок использования факсимиле в других законах не установлены, заверять документы посредством факсимильного воспроизведения подписи можно в случаях, предусмотренных соглашением сторон и иными правовыми актами, к которым можно отнести локальные нормативные акты организации.

Однако, стоит учитывать, что налоговые органы в Письмо МНС РФ от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042 "Об использовании факсимиле подписи" считают не допустимым использовать факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Обобщая правоприменительную практику по использованию факсимиле можно придти к выводу, что использование факсимиле возможно закрепить в локальном нормативном акте. В таком документе, помимо включения в него контрольного образца оттиска факсимиле, необходимо отразить следующую информацию:

- условия, при которых факсимиле применяется;

- имена лиц, ответственных за хранение и использование факсимиле (с закреплением данной обязанности в их трудовых договорах или должностных инструкциях);

- исчерпывающий перечень документов, на которых подпись руководителя может быть воспроизведена с помощью факсимиле.

Таким образом, во избежание споров о правомерности заверения факсимиле различных документов используется данный аналог собственноручной подписи в строгом соответствии с положениями нормативно-правовых актов, не допуская их расширительного толкования, а также руководствоваться правилами, зафиксированными в локальных правовых актах организации, что соответствует требованиям пункта 2 статьи 160 Кодекса.

Кроме того, в связи с тем, что на законодательном уровне не урегулировано использование факсимиле, применение такового необходимо отражать в договоре. Например, в статье договора "Прочие условия" можно предусмотреть отдельный пункт, что факсимиле для целей данного договора является тождественным собственноручной (или собственноручным, если их применяют оба контрагента) подписи уполномоченного лица.

Однако стоит учесть, что во избежание возникновения спора о недействительности договора согласие сторон о использовании факсимиле должно прозвучать в документе, парафированном оригинальными подписями с обеих сторон.

На основании вышеизложенного, учитывая, что действующим законодательством Российской Федерации не предусмотрен порядок применения факсимиле можно сделать вывод, что применение факсимиле при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров возможно, но только при наличии между сторонами письменного соглашения и закрепления использования факсимиле во внутренних локальных актах организации.